12.09.2017 Zwischen Druck und Flexibilität

„Mobiles Arbeiten – Die Dosis macht das Gift“

Von: Lea Sommerhäuser

Damit der mobile Arbeitsplatz sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter langfristig zum Erfolgskonzept wird, ist laut C4B-Produktmanager Thomas Dirnberger entscheidend, dass ein Kollege auch dann erreichbar und greifbar – sprich gefühlt „präsent“ ist –, wenn er zu Hause arbeitet.

Thomas Dirnberger, C4B

„Unser Konzept von Arbeit wird sich in den nächsten Jahren deutlich wandeln“, ist sich C4B-Produktmanager Thomas Dirnberger sicher.

Herr Dirnberger, warum rückt der Mobile Workspace in vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus? Warum wird die Idee immer populärer?
Thomas Dirnberger:
Weil sich gute Ideen durchsetzen. Die starre Definition des Arbeitsplatzes als ein tatsächlicher Tisch in einem Büro kommt ja nur dadurch zustande, dass es früher keine Alternative zu diesem Konzept gab. Dank Laptop, Smartphone und moderner Kommunikationslösungen ist der „Arbeitsplatz“ heute ein flexibles Konstrukt, das Unternehmen und Mitarbeiter frei definieren können. Und weil der Nutzen auf beiden Seiten groß ist – von der Work-Life-Balance über Mitarbeiterbindung bis hin zu neuen, mietsparenden Flexible-Seating-Konzepten – wird auch die Idee immer populärer.

In welchen Branchen bzw. Bereichen kann der Wandel vom „normalen Arbeitsplatz“ zum virtuellen bzw. mobilen Workspace überhaupt vollzogen werden?
Dirnberger:
Im Prinzip kann nahezu jede Branche von mobilen Arbeitsplatzkonzepten profitieren. Schließlich handelt es sich hierbei nicht um ein binäres System: Je nach Branche kann es sinnvoll sein, dass die halbe Firma, bestimmte Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter einen Mobile Workspace nutzen. Für jedes Konzept gibt es die passende Lösung: So haben moderne Unified-Communications-Lösungen direkt diverse Features wie Mobile Apps, Anydevice-Steuerung und Collaboration-Tools an Bord, mit denen man in kurzer Zeit einen Home-Office-Arbeitsplatz einrichten kann. So haben Unternehmen die Chance, ihren Mitarbeitern ganz nach Bedarf und ohne weitergehende Investitionen in die Infrastruktur einen Home-Office-Arbeitsplatz bieten zu können.

Wie sieht ein moderner Mobile Workspace heutzutage konkret aus? Aus welchen Komponenten setzt er sich zusammen?
Dirnberger:
Je nach ITK-Infrastruktur kann ein Laptop mit einem VPN-Zugang schon alles sein, was ein Mitarbeiter für seine Arbeit braucht. Entscheidend ist dabei nicht nur ein stabiler, sicherer und schneller Zugang zum Unternehmensnetzwerk, sondern auch eine nahtlose Integration in die Kommunikation. Wenn die größte Wertschöpfung im Team entsteht, dann muss der mobile Arbeitsplatz mit einer Kommunikationslösung ausgestattet sein, über die sich Kollegen nicht nur von jedem Ort, sondern vor allem auch über jeden Kanal austauschen können. Es reicht nicht, Projekte am Telefon zu besprechen: Für eine echte Zusammenarbeit braucht es umfassende Collaboration-Tools wie Screen-Sharing, Conferencing, Chat und Präsenzmanagement.

Sollten Unternehmen auf Bring Your Own Device (BYOD) setzen oder ihren Mitarbeitern Firmengeräte zur Verfügung stellen?
Dirnberger:
Es gibt nicht das eine, alle Unternehmen glückselig-machende Konzept. Nicht jeder Mitarbeiter braucht oder will ein Firmentelefon. Gerade für den „sanften“ Einstieg ist BYOD deswegen hochinteressant. Im besten Fall beinhaltet die Kommunikationslösung, die im Unternehmen eingesetzt wird, eine App, die frei über den App Store installiert werden kann und die mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel ist. Über die App können die Mitarbeiter dann auch von ihrem persönlichen Smartphone aus über die Firma telefonieren, Rufumleitungen setzen und auf Kontaktdaten und Präsenzinformationen zugreifen.

Welche generellen Herausforderungen und Stolpersteine bringen Mobile-Workspace-Konzepte mit sich?
Dirnberger:
Zum einen sind natürlich zahlreiche technische Herausforderungen wie VPN-Anbindung, Security-Konzept und Sicherstellung der Bandbreite zu meistern. Auch arbeitsrechtliche Vorgaben zur Arbeitsplatzausstattung können eine Hürde sein. Was man aber niemals vergessen darf, ist der Faktor Mensch. Auch Mitarbeiter, die einen relevanten Teil ihrer Arbeitszeit im Home Office verbringen, brauchen ihr Team – und umgekehrt. Damit der mobile Arbeitsplatz sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter langfristig zum Erfolgskonzept wird, ist entscheidend, dass ein Kollege auch dann erreichbar und greifbar – sprich gefühlt „präsent“ ist – wenn er zu Hause arbeitet.

Was ist hinsichtlich Mobile Security und Access Management zu beachten?
Dirnberger:
Mobiles Arbeiten setzt natürlich ein umfassendes Sicherheitskonzept voraus. Allerdings gibt es diverse versteckte Fallstricke. Zum Beispiel Whatsapp: Jeder Mitarbeiter, der Firmenkontakte auf einem Smartphone speichert, auf dem gleichzeitig ein Messenger oder eine App installiert ist, die auf die Kontakte zugreift, begeht einen massiven Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz. Die Lösung bietet ein Datenzugriff auf einen zentralen Verzeichnisdienst via App: So hat der Mitarbeiter auch mobil alle Kontakte zur Hand, obwohl diese zu jeder Zeit firewall-geschützt auf dem Unternehmensserver liegen.

Inwieweit wirken sich das „mobile Arbeiten“ und die damit oftmals einhergehende „ständige Erreichbarkeit“ auf die Psyche der Mitarbeiter aus (Stichwort: Work-Life-Balance)?
Dirnberger:
Mobiles Arbeiten bedeutet vor allem eines: Flexibilität. Richtig genutzt und vor allem wohldosiert kann diese Flexibilität ein enormes Plus für die vielbeschworene Work-Life-Balance bedeuten. Besteht allerdings tatsächlich der Druck, permanent erreichbar sein zu müssen, kehrt sich das Konzept ins Negative. Auch hier macht die sprichwörtliche Dosis das Gift. Wenn die unzähligen Optionen, auch außerhalb des Büros uneingeschränkt arbeiten zu können, intelligent genutzt werden, dann ist mobiles Arbeiten sowohl für Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber ein großer Gewinn.

Welche Faktoren können dem Mobile Workspace einen „Strich durch die Rechnung“ machen?
Dirnberger:
Schlechte Technik. Ein umfassendes Konzept für mobiles Arbeiten sollte in dem Augenblick greifen, in dem ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlässt. Und ihn begleiten, egal ob er auf dem Weg ins Home Office oder auf Geschäftsreise ist. Hierzu bieten wir unseren Kunden eine Kombination aus Mobile App und Anydevice-Steuerung an. Über die App kann überall auf Telefonie, Chat, Präsenzinformationen und sämtliche Kontakte zugegriffen werden. Dank Anydevice lässt sich jedes Festnetz- oder Mobiltelefon mit dem Kommunikations-Client steuern: So stehen dem Mitarbeiter nicht nur im Home Office oder im Hotel die gleichen Funktionen wie im Büro zur Verfügung. Dem Gesprächspartner wird auch immer die Bürorufnummer signalisiert.

Zahlt sich ein Umdenken Ihrer Ansicht nach wirklich aus?
Dirnberger:
Ganz klar: ja. Und wir stehen erst am Anfang. Unser Konzept von Arbeit wird sich in den nächsten Jahren deutlich wandeln. Flexibilität wird in jeder Hinsicht – ob in Bezug auf Ort, Zeit oder Skills – nicht nur an Bedeutung gewinnen, sondern im Kampf um Kunden, Mitarbeiter und Marktanteile einer der entscheidenden Wettbewerbsfaktoren sein.

Bildquelle: C4B

©2017 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH