12.09.2017 Ausgewogenheit zwischen Beruflichem und Privatem

Mobiles Arbeiten – Keine Verpflichtung!

Von: Lea Sommerhäuser

Grundsätzlich gilt, dass mobiles Arbeiten eine Option und keine Verpflichtung ist. Wer also weiterhin gerne jeden Morgen ins Büro kommt, kann das laut Ulrike Grewe, Product Marketing Manager Office 365 & Office Mobile bei Microsoft Deutschland, tun und auf diese Weise stärker auf die Ausgewogenheit zwischen Privatem und Beruflichem achten.

Ulrike Grewe, Microsoft

Ulrike Grewe von Microsoft ist überzeugt: „Mobiles Arbeiten macht Mitarbeiter zufriedener und produktiver und damit Unternehmen besser und wettbewerbsfähiger.”

Frau Grewe, warum rückt der Mobile Workspace in vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus? Warum wird die Idee immer populärer?
Ulrike Grewe:
Für mich gibt es hier zwei Perspektiven: die der Mitarbeiter und die des Unternehmens. Der Mobile Workspace gibt modernen Wissensarbeitern die Möglichkeit, selbstbestimmt zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten möchten. Auf diese Weise können Mitarbeiter Berufs- und Privatleben besser vereinen. Zufriedene Mitarbeiter sind produktiver und es gibt schlicht keine Notwendigkeit mehr für das, salopp ausgedrückt, Absitzen von Präsenzzeit im Büro. Erstmals in der Technologiegeschichte können wir eine Infrastruktur anbieten, die sicher verfügbar und leistungsfähig ist sowie mobiles Arbeiten mit allen wichtigen Produktivitätslösungen über alle Plattformen und Devices unterstützt. Informationen und Dokumente liegen jederzeit synchronisiert vor, sodass die Mitarbeiter von jedem Ort und jedem Device darauf zugreifen können – ganz einfach über die Cloud.

In welchen Branchen bzw. Bereichen kann der Wandel vom „normalen Arbeitsplatz“ zum virtuellen bzw. mobilen Workspace überhaupt vollzogen werden?
Grewe:
Grundsätzlich sind alle Branchen gleichermaßen vom Wandel der Arbeitswelt betroffen. Besonders stark spürbar und fortgeschritten ist dieser bereits jetzt in allen Bereichen der Wissensarbeit. Diese Form der früher als „Büroarbeit“ bezeichneten Jobs ist damit in allen Branchen für mobiles, vernetztes Arbeiten prädestiniert. Aber auch andere Beschäftigungen profitieren massiv von der Vernetzung: Außendienstmitarbeiter in Vertrieb und Service z.B., die unterwegs auf alle relevanten Daten zurückgreifen können, die sie etwa für Wartungsarbeiten oder für individuell auf die Kunden zugeschnittene Angebote benötigen.

Inwieweit sind mobile Arbeitsplatzprojekte in Deutschland schon konkret umgesetzt?
Grewe:
Es gibt zahlreiche Unternehmen, die auf mobiles Arbeiten setzen. Konkret kann ich hier unsere eigene Geschichte erzählen: Wir haben schon 1998 eine Betriebsvereinbarung zur Vertrauensarbeitszeit abgeschlossen, 2014 folgte eine zum Vertrauensarbeitsort. Damit bieten wir unseren Mitarbeitern nicht nur den größtmöglichen Freiraum, selbstbestimmt zu entscheiden, wie, wann und wo sie arbeiten möchten, sondern liefern auch den rechtlichen Rahmen dafür. Und in unserer neuen Firmenzentrale in München-Schwabing haben wir unsere Vision einer neuen Arbeitswelt auch praktisch umgesetzt. Wir verzichten dort auf feste Arbeitsplätze und setzen stattdessen auf den „Smart Workspace“, vollvernetzte Organisationen, agile Prozesse und Social-Enterprise-Lösungen wie Office 365 mit Skype for Business und Microsoft-Teams.

Wie sieht ein moderner Mobile Workspace heutzutage konkret aus? Aus welchen Komponenten setzt er sich zusammen?
Grewe:
Zu allererst gehören natürlich mobile Geräte dazu: Laptops, Tablets oder Smartphones. Aber ich brauche auch eine Infrastruktur dafür, die diese Geräte mit meiner Firmen-IT sowie den Daten und Anwendungen verbindet. Permanenter Zugriff bedeutet auch betriebssystem- und device-übergreifend synchronisiert Zugang zu Informationen, E-Mails und Dokumente gleichermaßen zu haben – was gerade für mobiles Arbeiten und in Zeiten, in denen Mitarbeiter häufig verschiedene mobile Endgeräte nutzen, sehr wichtig ist. Die Office-365-Anwendungen sind z.B. sowohl für iOS, Android als auch Windows 10 Mobile verfügbar. Damit ist mobiles Arbeiten unkompliziert möglich – z.B. das Beantworten von E-Mails aus der Bahn, das Anpassen einer PPT auf dem Weg zum Kunden oder das Kommentieren eines gemeinsamen Word-Dokuments in der Cloud, um den Kollegen möglichst schnell Feedback zu geben. Doch die beste technologische Lösung kann nicht ihr volles Potential entfalten, wenn die Mitarbeiter und Führungskräfte nicht bereit oder fähig sind, die neuen Möglichkeiten auch für sich zu nutzen und sich darauf einzulassen.

Welche Rolle spielt hierbei die Cloud?
Grewe:
Die Cloud ist der Schlüssel für persönliche Produktivität und somit das zentrale Element für den mobilen Arbeitsplatz. Unsere Produktivitätslösungen sind allesamt cloud-basiert. Ohne die Cloud ist mobiles Arbeiten ebenso wenig möglich wie die digitale Transformation insgesamt.

Welche mobilen Endgeräte eignen sich für einen Mobile Workspace – welche sind weniger sinnvoll?
Grewe:
Wir bieten unsere mobilen Produktivitätswerkzeuge geräte- und plattformübergreifend an: für Windows 10 und Mac OS ebenso wie für iOS, Windows 10 Mobile und Android. Fast jede moderne mobile Hardware eignet sich für mobiles Arbeiten. Für welche sich ein Unternehmen oder ein Mitarbeiter letztlich entscheidet, hängt von der Branche, den Anwendungsfällen und dem persönlichen Arbeitsstil ab. Für einen Heizungsmonteur, der für eine Reparatur vor Ort die Bedienungsanleitung eines Gerätes sucht, mag das Tablet die richtige Wahl sein. Für viele Wissensarbeiter reicht unterwegs das Smartphone, um schnell die E-Mails zu checken oder ein Word-Dokument zu sichten. Für den Wechsel des Arbeitsplatzes innerhalb des Büros oder im Home Office empfehle ich eine moderne Kombination aus Laptop, einem stationären Bildschirm und passendem Zubehör wie einer Docking-Station – hierfür eignet sich beispielsweise das Surface Book, das ich auch persönlich im Alltag nutze.

Sollten Unternehmen auf Bring Your Own Device (BYOD) setzen oder ihren Mitarbeitern Firmengeräte zur Verfügung stellen?
Grewe:
Dank moderner Verwaltungslösungen für mobile Geräte stellt sich die Frage so nicht mehr. Heute ist es egal, mit welchen Geräten die Mitarbeiter mobil produktiv sein möchten. Entscheidend ist, dass die Unternehmens-IT auf einen einheitlichen Sicherheitsansatz setzt, der Geräte sowie Daten im mobilen Einsatz schützt und die eigenen Mitarbeiter so befähigt, von überall sicher produktiv zu arbeiten.

Was ist hinsichtlich Mobile Security und Access Management zu beachten?
Grewe:
Im Vordergrund steht dabei aus unserer Sicht immer, den Mitarbeitern die Freiräume und die Flexiblität für selbstbestimmtes Arbeiten, unabhängig von Ort, Zeit und Device, zu geben – und gleichzeitig sicherzustellen, dass die sensiblen Daten des Unternehmens jederzeit geschützt sind. Unternehmen sind ein knappes Jahr vor der Wirksamkeit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mehr denn je gefordert, den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Ab dem 25. Mai 2018 regelt die DSGVO EU-weit einheitlich die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen. Bei Verstößen drohen empfindliche Strafen bis zu 20 Mio. Euro oder vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr – je nachdem, welcher Wert der höhere ist. Wer noch nicht über eine DSGVO-konforme Sicherheitsarchitektur verfügt, ist dringend gefordert, das bis zum endgültigen Inkrafttreten der Verordnung sicherzustellen.

Inwieweit wirken sich das „mobile Arbeiten“ und die damit oftmals einhergehende „ständige Erreichbarkeit“ auf die Psyche der Mitarbeiter aus (Stichwort: Work-Life-Balance)?
Grewe:
Zeitlich und räumlich flexibles Arbeiten ist aus meiner Sicht zunächst vor allem eine Errungenschaft, denn sie gibt Mitarbeitern die Option, Berufs- und Privatleben besser zu vereinbaren. Das wirkt sich unserer Erfahrung nach positiv auf die Arbeitszufriedenheit aus und damit auch auf die Loyalität der Mitarbeiter dem eigenen Unternehmen gegenüber. Dennoch gibt es Regelungsbedarf, um den Erfolg eines ausgewogenen #worklifeflows nicht durch eine ständige Erreichbarkeit der Mitarbeiter zu konterkarieren. Und es braucht Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung ebenso wie ein Management, das die kulturellen Besonderheiten des flexiblen Arbeitens berücksichtigt und fördert, aber auch einschreitet, wenn das System einzelne Mitarbeiter überfordert. Grundsätzlich gilt, dass mobiles Arbeiten eine Option und keine Verpflichtung ist. Wer also weiterhin gerne jeden Morgen ins Büro kommt, kann das tun und auf diese Weise stärker auf die Ausgewogenheit zwischen Privatem und Beruflichem achten. Der Wandel der Arbeitswelt bietet Beschäftigten die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, welches Arbeitsmodell für sie am besten geeignet ist – und das auch immer wieder an die persönlichen Lebensumstände anzupassen.

Welche generellen Herausforderungen und Stolpersteine bringen Mobile-Workspace-Konzepte mit sich?
Grewe:
Das mobile Arbeiten ist Teil einer umfassenden Veränderung der Wissensarbeit. Dazu gehören auch eine stärkere Projektorientierung, mehr Teamarbeit und deutlich weniger traditionelle Hierarchien, in denen jemand nur über seinen Titel führt und nicht aufgrund einer bestimmten Funktion im Team. Diese Veränderungen müssen Unternehmen aktiv gestalten – über ein Change Management für Vorgesetzte und Mitarbeiter sowie über gezielte Weiterbildungsmaßnahmen, auch und besonders für Mitarbeiter mit Personalverantwortung. Mit der Veränderung der Arbeitswelt gehen zudem neue Erwartungen, Anforderungen und Wünsche an Führungskräfte einher. Zum anderen müssen Unternehmen die skizzierten technischen Voraussetzungen für mobiles, sicheres Arbeiten schaffen, damit sie Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben schützen und es ihren Mitarbeitern gleichzeitig ermöglichen, von überall auf relevante Informationen zuzugreifen und in gutem Austausch mit den Kollegen zu stehen.

Welche Faktoren können dem Mobile Workspace einen „Strich durch die Rechnung“ machen?
Grewe:
Eine unzureichende mobile Infrastruktur und die mangelnde Verfügbarkeit schneller Internetverbindungen sind absolut kontraproduktiv. Fehlende Sicherheit von Mitarbeitern, Daten und Geräten ein anderer. Schließlich braucht es ein Management, das den Wert mobilen Arbeitens kennt und seine Kultur fördert. Fehlt die Wertschätzung, kann es das gut gemeinte Konzepte für mobiles Arbeiten zu Fall bringen.

Zahlt sich ein Umdenken Ihrer Ansicht nach wirklich aus?
Grewe:
Absolut. Mobiles Arbeiten macht Mitarbeiter zufriedener und produktiver und damit Unternehmen besser und wettbewerbsfähiger. Es ist eine der wichtigsten Antworten auf die Herausforderungen des digitalen und demografischen Wandels und aus meiner Sicht alternativlos.

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