07.04.2017 Verknüpfung von iZettle und Debitoor

Mobiles Bezahlsystem für digitale Kaffeerösterei

Von: Kathrin Zieblo

Hinter jedem (mobilen) Bezahlsystem steht ein Buchhaltungssystem. Wie eine solche Integration Kleinunternehmen gelingen kann, und welche Rolle dabei die Partnerschaft zwischen dem Zahlungsdienst und POS-Anbieter spielt, berichtet Falco Winschel, Inhaber der Kaffeerösterei roestfreun.de, im Interview.

Falco Winschel, Roestfreund.de

Falco Winschel, Inhaber der Kaffeerösterei roestfreun.de, berichtet von der Funktionsweise von iZettle und Debitoor.

Herr Winschel, welche Idee steckt hinter Roestfreun.de?
Falco Winschel:
Der Wunsch nach gutem Kaffee, dem Wissen um seine Herkunft und die Leidenschaft, guten Kaffee zu rösten. Nachdem ich lange Zeit Kaffee privat geröstet habe, musste irgendwann die Entscheidung getroffen werden: aufhören oder Weitermachen? Wir haben uns fürs weitermachen entschieden und so kam es dazu, dass wir jede Woche Freitags und Samstags direkt gehandelte Kaffees aus aller Welt rösten. 

Wie haben Sie das richtige Online-Shop-Tool gefunden? – Immerhin betreiben Sie diesen ja nur als Nebengeschäft.
Winschel:
Da unsere Webseite auf Wordpress basiert, lag die Nutzung eines mit Wordpress integrierten Shop-Systems nahe. Daher haben wir uns von Beginn an Woo Commerce angeschaut, aber auch andere Systeme wie Shopware oder Shopify. Letztlich war es unter anderem die einfache Integration in das Look & Feel der Webseite und die Erweiterungsmöglichkeiten, die zur Entscheidung für Woo Commerce geführt haben. Wichtig war aber auch eine regelmäßige Aktualisierung auf Sicherheitsproblematiken hin.

Vor welchen Herausforderungen standen Sie in Bezug auf Rechnungsstellung und Buchhaltung?
Winschel:
Es war von Anfang an ein Bestreben, Kosten niedrig zu halten, sowohl was die eingesetzten Software-Werkzeuge angeht, wie auch unsere eigenen Prozesse. Das geht aber letztlich nur, wenn die eingesetzten Werkzeuge miteinander integriert sind. Dadurch vermeiden wir Medienbrüche und stellen so vor allem sicher, dass wir eine lückenlose Buchhaltung haben. Zudem wollten wir das selbst machen und nicht an einen externen Buchhalter übergeben. Hier ist Debitoor eine für uns ideale Lösung, zumal damit auch Investitionsgüter verwaltet werden können.

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Und wie werden diese Bereiche nun gehandhabt?
Winschel:
Wir bilden das alles in Debitoor ab. Je nach Quelle (Direktbestellung, Online-Shop), erzeugt das aufrufende System dann den Buchhaltungsbeleg in Debitoor, unserem zentralen Hub.

Welche Rolle spielt dabei die Integration von Debitoor?
Winschel:
Ganz einfach: die Wesentlichste! Wir haben Debitoor bereits genutzt, als die Integration noch nicht durchgängig für unsere Prozessabläufe möglich war und wir so einzelne Fälle manuell abbilden mussten. Mit der zunehmenden Integration wurde das immer einfacher, sodass uns letztlich mehr Zeit dafür bleibt, uns auf unser Kerngeschäft zu fokussieren.

Sie bieten den Kaffee zusätzlich zum Online-Shop auch im stationären Ladengeschäft an, für welche Art von Kassensystem haben Sie sich entschieden? Und welche Anforderungen hatten Sie an die Lösung?
Winschel:
Wir wollten eine einfach zu bedienende Lösung, mit der wir sofort starten können und haben uns daher für iZettle entschieden. Zudem war es uns wichtig, dass wir auch Kartenzahlungen akzeptieren können, ohne eine monatliche Grundgebühr zahlen zu müssen. Entscheidend im Vergleich zu anderen Kassensystemen war auch, dass wir unsere vorhandene Hardware (iPad) nutzen konnten und diese nicht in einem Gesamtpaket erwerben mussten.

Planen Sie für die Zukunft Erweiterungen oder sind Sie mit dem Ist-Zustand zufrieden?
Winschel:
Aktuell sind wir nahezu glücklich, werden aber mit den geänderten Vorschriften zur Kassenführung – ab 2017 müssen elektronische Kassen den GoBDs entsprechen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) – zum Jahreswechsel noch einiges zu tun haben, um unsere Barausgaben auch dann weiterhin korrekt erfassen können. Aktuell ist die Funktionsweise der Integration von iZettle und Debitoor noch gesetzeskonform, wird aber mit der Umstellung so nicht mehr funktionieren. Wir haben aber auch dafür schon Ideen.

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