Mobiles DMS – die Nachfrage nimmt zu

Herr Lörch, wie schätzen Sie derzeit die Nachfrage von Unternehmen nach Lösungen für das mobile Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets ein?
Herbert Lörch: Die Nachfrage bei unseren Kunden nimmt deutlich zu. Unserer Einschätzung nach setzt sich bei den Unternehmen immer mehr der Wunsch bzw. die Anforderung durch, unabhängig vom jeweiligen Standort auf geschäftsrelevante Dokumente zugreifen zu können. Unsere Kunden versprechen sich davon zwei Dinge: Einerseits eine deutliche Erhöhung der Flexibilität, andererseits Kostenersparnis, da zum Beispiel die Vorbereitungen bei einem Kundentermin deutlich reduziert werden können: Mitarbeiter müssen sich im Vorfeld keine Gedanken mehr machen, welche Dokumente sie zum jeweiligen Termin mitnehmen müssen, sondern können mobil darauf zugreifen.

Aus welchen Branchen kommen die meisten Anfragen?
Lörch: Die Anfragen sind branchenübergreifend, denn die Einsatzfelder für mobiles Dokumentenmanagement sind vielfältig: Von der kurzfristigen Recherche von Unternehmensdaten über das Controlling bis hin zur produktiven Unterstützung im Außendienst ist alles möglich. Im Fuhrparkmanagement oder bei einer Versicherung werden Schadensfälle gleich vor Ort mit einem Tablet dokumentiert und an die Unternehmenszentrale weitergeleitet. Ähnliche Anwendungsszenarien sind auch in der Baustellen- und Lagerverwaltung oder in der Logistik denkbar.

Welche Personen im Unternehmen starten ein mobiles DMS-Projekt?
Lörch: Wir müssen hier unterscheiden, wer ein mobiles DMS Projekt „formal“ startet und wer den Impuls gibt, darüber nachzudenken. Die formale Seite liegt typischerweise in der IT. Das ist verständlich, da der mobile Zugriff auf die Informationen „nur“ einen weiteren Zugang darstellt, wie Mitarbeiter mit Dokumenten arbeiten können. Die „Ideenseite“ ist allerdings deutlich vielschichtiger: Der Impuls kommt aus den verschiedensten Ebenen eines Unternehmens. Insbesondere jüngere Mitarbeiter stellen den Anspruch, IT-Werkzeuge ähnlich flexibel wie im privaten Bereich nutzen zu können – Stichwort: Consumerization of IT. Aber auch technikaffine Wissensträger erkennen, dass sich durch die Einführung neuer Technologien Verbesserungen in den Unternehmensprozessen erzielen lassen. Ganz unabhängig davon, ob es nun chic ist, ein iPad zu bedienen oder nicht, der geschäftsrelevante Nutzen lässt sich nicht abstreiten.

Für welche Anwendungsfelder – über reine Freigabeprozesse hinaus – lohnt sich der Einsatz einer Dokumentenmanagement-App?
Lörch: Reine Freigabeprozesse wie die Rechnungsfreigabe zählen in den meisten Fällen nicht zu den Kernprozessen eines Unternehmens. Unkomplizierte Mobilität, wie sie das iPhone oder iPad bieten, kommt vor allem in den Bereichen zur Geltung, wo Mitarbeiter selbst aktiv sind: mobiler Zugriff auf die Kundenakte zum Beispiel beim Vorort-Besuch, der Zugriff auf den aktuellen Stand einer Schadensakte oder deren Bearbeitungsstatus im Rahmen einer Versicherung oder Zugriffe auf Krankenakten. Überall dort, wo nicht zwingend am Schreibtisch gearbeitet werden muss, der persönliche Kontakt mit einem Dritten im Vordergrund steht und darüber hinaus viele Informationen papiergebunden sind, ist ein mobiler Zugriff auf Dokumente z.B. in Form eines Aktenzugriffs sehr sinnvoll.
 
Was macht eine gute Smartphone- und Tablet-App für mobiles DMS aus? Welche Features sollte sie auf jeden Fall besitzen?
Lörch: Apps, egal, ob auf einem mobilen Device oder konventionell auf dem PC oder Webclient, müssen den Anwender dabei unterstützen, seine Aufgaben so einfach, effizient und so zeitnah wie möglich zu erledigen. Einzelne Features sind in diesem Zusammenhang nur zweitrangig. Insbesondere bei mobilen Apps sind Eigenschaften wie eine extrem einfache Bedienung von Vorteil. Benutzer sitzen eben nicht am Schreibtisch, haben keine komfortablen Hilfsmittel wie Tastatur und Maus oder einen großen Bildschirm zur Verfügung, sondern arbeiten von unterwegs sogar gegebenenfalls einhändig.

Wie sicher ist das Arbeiten mit einer App für mobiles Dokumentenmanagement? Wo lauern mögliche Gefahren?
Lörch: Datensicherheit ist ein wichtiger Punkt, der beachtet werden muss. Mobile Geräte sind per Definition „leichte Beute“. Hier gilt der Grundsatz: So wenig Daten wie möglich, so viele Daten wie nötig auf dem mobilen Device zu speichern. Sichere Kommunikation, Stichwort „Abhörsicherheit“,  spielt ebenfalls, je nach Anwendung, eine große Rolle. Auch sind hohe Sicherheitsstandards bei der Verwendung der Apps über passwortgeschützte Logins etc. unerlässlich.

Worauf sollte man bei der Einbindung der mobilen DMS-Lösung in die vorhandene IT-Landschaft besonders achten?
Lörch: Insbesondere gilt es, die Einhaltung der im Unternehmen definierten Sicherheitsstandards zu beachten. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Einführung mobiler Lösungen und die damit verbundene Integration der Endgeräte in das Firmennetzwerk die Sicherheitsstandards nicht untergräbt.

Welche Lösungen bieten Sie speziell für mobiles Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets an?
Lörch: iSaperion ermöglicht Anwendern den mobilen Zugriff auf alle Arten von Dokumenten. Selbstverständlich gibt es verschiedenste Möglichkeiten, mit diesen zu arbeiten. Der Nutzer kann über die App an Prozessen, z.B. einem Freigabeprozess, teilnehmen. Über die mobile Lösung können unsere Kunden frei entscheiden, wie sie ihre Arbeitsabläufe gestalten und wann und wo sie arbeiten möchten. Die App beruht auf einem entsprechenden Framework und kann damit einfach und schnell an konkrete Kundenwünsche angepasst werden. Unternehmen können beispielsweise auch den Zugriff auf Kunden- oder Lieferantenakten über mobile Endgeräte realisieren.

Können Sie uns bitte ein aktuelles Praxisbeispiel nennen?
Lörch: Aktuell erhalten wir Anfragen aus der Industrie (Automotive und Fahrzeugbau, Energiewirtschaft, Maschinenbau und Fertigung), dem öffentlicher Sektor (öffentliche Verwaltung, Gesundheitswesen) und dem Dienstleistungssektor (Banken und Finanzdienstleister, Versicherung, Logistik und Verkehr).