30.08.2017 Das neue Arbeiten im Fokus

Modern Workspace: Konzepte für den flexiblen Arbeitsplatz

Von: Lea Sommerhäuser

Dank mobiler Endgeräte und moderner Kommunikationslösungen ist der Arbeitsplatz heutzutage ein flexibles Konstrukt, das Unternehmen und Mit-arbeiter frei definieren können. Und weil beide Seiten davon profitieren, wird die Idee in zahlreichen Branchen immer populärer. Doch welche Stolpersteine bringt ein moderner „Mobile Workspace“ zugleich mit sich?

Die Modernisierung des Arbeitsplatzes rückt in den Fokus.

Für viele Unternehmen steht die Modernisierung des Arbeitsplatzes neben der IT-Sicherheit ganz oben auf der Agenda.

Mobile Workspace – was verbirgt sich überhaupt dahinter? Im Grunde bezeichnet der Begriff eine Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter entweder firmeneigene oder private mobile Endgeräte verwenden, um damit zu kommunizieren, zu interagieren und zusammenzuarbeiten. Ganz gleich, ob vom Büro, von unterwegs oder von zuhause aus. Vor allem die digitale Transformation der Wirtschaft, der globale Wettbewerb und das Bemühen um die besten Mitarbeiter erfordern eine grundlegende Anpassung der IT-Infrastruktur und der Arbeitsplatzkonzepte in Unternehmen. Laut Marcus Reuber, Field Product Manager Client Solutions bei Dell Deutschland, legen insbesondere junge, gut ausgebildete Mitarbeiter Wert auf einen modernen Arbeitsplatz, der sich ihren individuellen Bedürfnissen anpasst. Flexibilität und Mobilität seien gefragt. Ein fester Schreibtisch passe da häufig nicht ins Konzept.

Dank eines mobilen Workspaces können Mitarbeiter ihr Berufs- und Privatleben besser vereinen. Sie ersparen sich das Pendeln und können zugleich mehr Zeit mit der Familie verbringen. Außerdem seien zufriedene Mitarbeiter produktiver, meint Ulrike Grewe, Product Marketing Manager Office 365 & Office Mobile bei Microsoft Deutschland. „Und es gibt schlicht keine Notwendigkeit mehr für das, salopp ausgedrückt, Absitzen von Präsenzzeit im Büro.“ Zugleich sparen die Unternehmen Kosten, wenn sie etwa in teuren Innenstädten weniger Büroräume anmieten müssen.

Ein Blick in die gelebte Praxis

Grundsätzlich sind alle Branchen vom Wandel der Arbeitswelt betroffen – wenn auch mal mehr, mal weniger stark –, denn viele Aufgaben lassen sich tendenziell standortunabhängig von überall ausführen. „Im Einzelhandel oder im Bankwesen bleiben feste Standorte wie etwa Filialen zwar weiterhin wichtig“, bemerkt Markus Seifart, Head of Technical Presales Consulting – Client Computing bei Fujitsu, „dennoch entwickelt sich auch hier der Trend zur Mobilität.“ Als Beispiel nennt er mobile Bank- oder Finanzberater, die ihre Kunden zuhause besuchen oder sie online betreuen. Neben Finanzdienstleistern könne aber auch in Behörden, Agenturen, IT-Unternehmen sowie generell bei Mittelständlern der Wandel vom „normalen“ Desktop-Arbeitsplatz zum virtuellen bzw. mobilen Workspace vollzogen werden, fügt Dirk Pfefferle hinzu. „Gerade in unserer Dienstleistungsgesellschaft schwindet die Notwendigkeit, fest an einem bestimmten Büroplatz zu arbeiten“, so der Citrix-Europachef.

Wirft man einen Blick in die Praxis, wurden hierzulande wohl schon zahlreiche Mobile-Workspace-Projekte konkret umgesetzt. Laut Thomas Muhr, Country Manager DACH bei Shoretel, ist Deutschland neben Großbritannien und Frankreich sogar Vorreiter in Sachen Mobile Workspace in Europa. Ein Beispiel sei die deutsche Hotelkette Worldhotels, die im Rahmen seiner Unified-Communications-Lösung (UC) explizit auf Mobilität setze. Die Verwendung eines UC-Mobility-Clients stelle hier sicher, dass Mitarbeiter unter derselben Telefonnummer immer erreichbar sind, egal ob sie sich gerade zuhause, auf einer Dienstreise oder im Büro befinden. Auch die Stadtverwaltung Frankfurt am Main soll hier ein gutes Beispiel darstellen: Sie wollte die Vereinbarkeit von Beruf und Familie voranbringen und setzt deshalb auf Desktop- und Anwendungsvirtualisierung für mehr als 2.000 Nutzer.

Synchronisierter Zugriff

Vorgelebt werden die Modern-Workspace-Konzepte von den IT-Dienstleistern selbst: Bei SAP befinden sich z.B. derzeit über 83.000 mobile Endgeräte im Einsatz und bieten über 300 Anwendungen an, um die eigenen Geschäftsprozesse zu mobilisieren. „Ich persönlich habe das vor kurzem ausprobiert“, gewährt Thomas Saueressig, Chief Information Officer bei jenem Unternehmen, einen Einblick in seinen Berufsalltag. „Eine ganze Woche lang, während einer Konferenz, habe ich alle Aufgaben und Arbeiten nur mit Tablet oder Handy ausgeführt.“ Das habe super funktioniert, meint er.

Auch Ulrike Grewe von Microsoft kann hier direkt aus der Unternehmenspraxis berichten: „Wir haben schon 1998 eine Betriebsvereinbarung zur Vertrauensarbeitszeit abgeschlossen, 2014 folgte eine zum Vertrauensarbeitsort. Damit bieten wir unseren Mitarbeitern nicht nur Freiraum, selbstbestimmt zu entscheiden, wie, wann und wo sie arbeiten möchten, sondern liefern auch den rechtlichen Rahmen dafür.“ Praktisch umgesetzt wurde die Vision einer neuen Arbeitswelt in der neuen Firmenzentrale in München-Schwabing. Dort verzichtet das Unternehmen auf feste Arbeitsplätze und setzt stattdessen auf den „Smart Workplace“, vollvernetzte Organisationen, agile Prozesse und Social-Enterprise-Lösungen.

Wie Unternehmen den mobilen Arbeitsplatz der Zukunft gestalten, kann letztlich recht vielschichtig ausfallen. Zu allererst gehören natürlich mobile Endgeräte zur Ausstattung: Notebooks, Tablets oder Smartphones. Aber man benötigt auch eine Infrastruktur, die jene Geräte mit der Firmen-IT sowie den entsprechenden Daten und Anwendungen verbindet. Der Zugriff sollte dabei von sämtlichen Endgeräten synchronisiert möglich sein, egal welche Betriebssysteme im Einsatz sind. Wichtig ist, dass mit jenen Geräten sowohl im Büro als auch im Home Office effizient und ergonomisch gearbeitet werden kann. An dieser Stelle soll sich das Konzept der Docking-Stationen etabliert haben. Diese lassen sich via USB-Typ-C-Kabel oder auch drahtlos mit dem entsprechenden Endgerät und z.B. einem größeren Bildschirm und weiteren Eingabegeräten verbinden. Ebenso wichtig seien Lösungen zur Kollaboration, betont Dirk Pfefferle, damit z.B. Teamkollegen gemeinsam an Dokumenten arbeiten können.

Die Rolle von Cloud und BYOD

Bei der Implementierung mobiler Arbeitsplätze spielt die Cloud eine wichtige Rolle. Über sie können Unternehmen die Arbeitsinfrastruktur, Software sowie alle notwendigen Daten bereitstellen. Damit haben Mitarbeiter immer Zugriff auf alle relevanten Informationen, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten. „Viele Unternehmen nutzen bereits cloud-basierte Plattformen, um jederzeit und überall mit den unterschiedlichsten Geräten Zugriff auf Daten und Dienste zu haben“, weiß Markus Seifart zu berichten. Gleichzeitig könnten sie kostengünstiger agieren.

Die Entscheidung darüber, welches mobile Endgerät verwendet wird, hängt dabei von der Arbeitsweise, den individuellen Rollen und natürlich häufig dem persönlichen Geschmack ab. Einige Mitarbeiter bevorzugen einen großen Bildschirm mit hoher Auflösung, um viele Informationen gleichzeitig darzustellen, andere benötigen ein Mindestmaß an Prozessor- und Grafikleistung. Und wieder andere wünschen sich ein flexibles 2-in-1-Gerät, wie Marcus Reuber weiß: „Das sind meist dünne Laptops entweder mit komplett umklappbarem Display oder mit abnehmbarer Tastatur“, erklärt er, „so dass sie auch als Tablet verwendet werden können.“ Diese Gerätekategorie sei geeignet, um damit kleinerer Präsentationen zu zeigen oder Medieninhalte zu konsumieren.

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Für einen Heizungsmonteur, der für eine Reparatur vor Ort die Bedienungsanleitung eines Gerätes sucht, mag das Tablet die richtige Wahl sein. Für viele Wissensarbeiter reicht unterwegs das Smartphone, um schnell E-Mails zu checken oder Word-Dokumente zu sichten. Für den Wechsel des Arbeitsplatzes innerhalb des Büros oder im Home Office empfiehlt Ulrike Grewe eine moderne Kombination aus Laptop, stationärem Bildschirm und passendem Zubehör.

Welche Rolle spielt an dieser Stelle Bring Your Own Device (BYOD)? Laut Marcus Reuber kommt BYOD häufig im Kontext der Verwendung privater Smartphones oder Tablets zum Tragen. Bei Notebooks und Convertibles sehe es etwas anders aus: Diese würden meist von der Firma zur Verfügung gestellt werden. „Es gibt nicht das eine, alle Unternehmen glückselig-machende Konzept“, wirft C4B-Produktmanager Thomas Dirnberger ein. „Nicht jeder Mitarbeiter braucht oder will ein Firmentelefon.“ Für den „sanften“ Einstieg sei BYOD deshalb hochinteressant.

Herausforderungen mobiler Arbeitsplätze

BYOD-Geräte bringen jedoch eine gewisse Herausforderung mit: die Garantie der Privatsphäre von Mitarbeitern sowie die Möglichkeit der Kostenerstattung. „Obwohl Mitarbeiter es vorziehen, ihre eigenen Geräte zu benutzen, wollen sie in der Regel nicht, dass ihre persönliche Telefonnummer angezeigt wird, wenn sie dienstlich telefonieren“, erläutert Thomas Muhr. „Und Unternehmen wollen nicht für die Rechnung persönlicher Anrufe und Nachrichten aufkommen.“ Hier sollte eine Trennung zwischen Beruflichem und Privatem stattfinden.

In vielen Fällen sind Anpassungen der bestehenden IT-Infrastruktur und etablierter Prozesse erforderlich, um die mobilen Endgeräte optimal zu verwalten und in das Unternehmen einzubinden. Da die IT jedoch einem ständigen Wandel und fortlaufender Weiterentwicklung unterliegt, sind Firmen mit diesem Thema häufig überfordert, vor allem dann, wenn sie keine eigene IT-Abteilung haben. „IT-Verantwortliche sind daher gut beraten, sich für die Einführung neuer Workspace-Konzepte die Unterstützung eines Partners zu sichern, der dabei hilft, die Herausforderungen einer mobilen Infrastruktur zu bewältigen“, empfiehlt Marcus Reuber. Denn nicht alle Anwendungen und Szenarien sind immer problemlos oder überhaupt mobil abzubilden.

Das Wichtigste hierbei sei die „Balance zwischen User Experience und Sicherheit“, so Thomas Saueressig. Ziel der IT sollte es sein, die Geräte so sicher wie möglich zu machen, ohne Einschränkungen für den Benutzer zu erzeugen. „Muss sich der Benutzer zehnmal am Tag neu anmelden oder ständig neue Berechtigungen beantragen, wird er die Anwendung nicht mehr nutzen“, warnt Saueressig. „Es gibt viele technische Lösungen wie Zertifikate, Single Sign-On und einfache Zwei-Faktor-Authentifikation, die es ermöglichen, eine ebenso einfache User Experience zu bieten wie Apps aus den App Stores.“

Eine weitere Herausforderung: mobiles Arbeiten und die damit oftmals verbundene „ständige Erreichbarkeit“. Denn je nach Unternehmenskultur wird die Verantwortung hier komplett an die Mitarbeiter abgegeben. Ein Großteil kann mit dieser Verantwortung gut umgehen, andere sind jedoch überfordert. Thomas Dirnberger ist sich allerdings sicher: „Richtig genutzt und vor allem wohldosiert kann diese Flexibilität ein Plus für die vielbeschworene Work Life Balance bedeuten. Besteht allerdings tatsächlich der Druck, permanent erreichbar sein zu müssen, kehrt sich das Konzept ins Negative.“

Umdenken lohnt sich

Damit Modern-Workspace-Konzepte nicht zum Scheitern verurteilt sind, sollten Unternehmen nicht an den Geräten und entsprechender Software sparen. Denn sonst endet das bei unzufriedenen Mitarbeitern, deren langsame Verbindungen sie schlechtere Arbeit machen lassen. Außerdem ist es wichtig, „dass Manager ihren Mitarbeitern vertrauen, auch ohne sie jeden Tag zu sehen“, betont Dirk Pfefferle. Andersherum müssten sich Mitarbeiter aber auch regelmäßig melden und z.B. an Video-Calls teilnehmen, sonst gehe das Konzept nicht auf.

Dass sich ein Umdenken hinsichtlich der Arbeitsprozesse auszahlt, da sind sich alle befragten Unternehmen einig. Die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes sei einer der Schlüsselfaktoren für Unternehmen, „um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und das kreative Potential der Mitarbeiter freizusetzen“, so Marcus Reuber. Mobiles Arbeiten mache Mitarbeiter zufriedener und produktiver und damit Unternehmen besser und wettbewerbsfähiger, betont auch Ulrike Grewe. „Es ist eine der wichtigsten Antworten auf die Herausforderungen des digitalen und demografischen Wandels und aus meiner Sicht alternativlos.“


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