Nutzen und Spaßfaktor

Das Ziel einer solchen Web-basierten Software war es schon immer, den Anwendern einen geräteunabhängigen Zugriff auf ihre Arbeitsumgebung zu liefern. Was läge folglich näher, als diese Unabhängigkeit mit Hilfe mobiler Endgeräte noch auszubauen? Wir fragten nach bei Firmengründer und Geschäftsführer Axel Wessendorf.

Herr Wessendorf, wo sehen Sie die Unternehmen heute auf dem Weg zu mobilen Arbeitsstrukturen?
Axel Wessendorf: Immer mehr Firmen schaffen die nötigen Voraussetzungen dafür, dass ihre Mitarbeiter auch außerhalb des Büros effizient arbeiten können. So haben über 80 Prozent der deutschen Unternehmen ihre Mitarbeiter bereits mit Smartphones oder Tablet- PCs ausgestattet. Das ist auch nicht wirklich verwunderlich, schließlich können die Unternehmen enorm davon profitieren, wenn ihre Mitarbeiter nicht mehr ausschließlich an den Arbeitsplatz im Büro gebunden sind. Gerade in den letzten Monaten ist die Zahl der Unternehmen, die die Business-Apps ihres Intranets (neudeutsch: Enterprise Portal) auch mobil nutzen wollen, sprunghaft angestiegen. Der Spaßfaktor des iPhone spielt hierbei sicherlich auch eine kleine Rolle …

Welche Branchen, Fachbereiche und Mitarbeiter sind außer Außendienst, Service und Vertrieb prädestiniert für das mobile Arbeiten?
Wessendorf: Enterprise Mobility eröffnet allen Mitarbeitern im Unternehmen neue Möglichkeiten. Das fängt beim Hausmeister an, der eventuelle Störungen oder Schäden vor Ort erfassen und direkt an das System senden kann. Der IT-Service kann auf ähnliche Weise beim Check der Hardware den Gerätezustand und Reparaturbedarf ohne Zeitverzögerung und medienbruchfrei an das System weitergeben. Oder nehmen wir die Marketingabteilung: Hier kann der Manager jederzeit die aktuellen Projektstände einsehen oder auf die Response-Zahlen der aktuellen Werbeaktion zugreifen.

Auch die Geschäftsleitung profitiert enorm: Sie hat jetzt die aktuellsten Firmendaten – wie z.B. Auftragszahlen oder den aktuellen Finanz- bzw. Liquiditätsstatus – jederzeit griffbereit. Bei Verhandlungen kann der Geschäftsführer per Handy oder iPad die entsprechenden Dokumente aufrufen und so z.B. die Modalitäten vorangegangener Verträge einsehen. Die Möglichkeiten des Mobile Business sind dabei nicht auf bestimmte Branchen beschränkt. Neben den Unternehmen können auch z.B. Kliniken oder Behörden vom Einsatz einer mobilen Lösung profitieren. Hier lässt sich u.a. der Arzt anführen, der sein iPad zur Visite mitnimmt und damit Zugriff auf die elektronische Krankenakte des Patienten hat. Oder der Mitarbeiter eines kommunalen Bauhofs, der einen Straßenschaden mit seinem Smartphone aufnimmt.

Was nutzt das „Büro in der Hosentasche“ wirklich? Welche Prozesse lassen sich auch auf Smartphone-Displays sinnvollerweise abbilden (und dadurch beschleunigen)?
Wessendorf: Das Intranet- bzw. Enterprise-Portal wird in den meisten Unternehmen inzwischen als zentrale Drehscheibe für die Bereitstellung von Daten und die automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen eingesetzt. Haben die Mitarbeiter mobil Zugriff auf das Portal ihrer Firma, haben sie ihr Unternehmen quasi immer „in der Hosentasche“ dabei.
Außendienstmitarbeiter können noch auf dem Weg zum Kundengespräch die aktuellsten Kunden- und Artikeldaten abrufen, Vorgesetzte von jedem Ort aus auf die neuesten Umsatzzahlen, Service- und Produktdaten zugreifen.

Mit Hilfe seines Handys hat der Vorgesetzte nun sogar die Möglichkeit, auch von unterwegs aktiv in die betrieblichen Prozessabläufe einzugreifen. Beispielsweise kann er per Knopfdruck einen Investitionsantrag genehmigen, einen Konferenzraum reservieren oder über die Anfrage zur Gewährung eines Sonderrabatts entscheiden. Damit wird ein reibungsloser Ablauf der betrieblichen Prozesse sichergestellt – unabhängig davon, ob die Entscheidungsträger persönlich im Unternehmen anwesend sind. Bei Bedarf können die Mitarbeiter auch außerhalb der regulären Bürozeiten in dringende Vorgänge eingreifen und diese dadurch beschleunigen.

Für die Erstellung mobiler Applikationen ist mit Ihrer Software kein Programmieraufwand notwendig. Wer sind denn die berechtigten Mitarbeiter, die diese Applikationen in der Regel anstoßen und umsetzen?
Wessendorf: Mit unserer Portalsoftware Intrexx werden Webapplikationen aus vorgefertigten Bausteinen per Drag&Drop erstellt. Ein spezieller Seitenassistent sorgt automatisch dafür, dass die Applikation für das jeweilige mobile Endgerät optimiert und an dessen spezielle Anforderungen (wie Bandbreite oder Sliding-Effekte) angepasst ist. Der große Vorteil hierbei ist, dass Intrexx alle mobilen Gerätetypen mit einer einzigen Technologie unterstützt.

Meistens läuft es in den Firmen so ab, dass die Fachabteilung – z.B. die Vertriebsabteilung – ihre Anforderungen formuliert und diese dann zusammen mit der IT-Abteilung umsetzt. Dies hat den Vorteil, dass die Applikation die Bedürfnisse der Abteilung passgenau abbildet. Schließlich wissen die Betroffenen selbst am besten, welche Felder und Funktionen sie für ihre Arbeit brauchen. In der IT-Abteilung gibt es zumeist einen Mitarbeiter, der in der Intrexx Academy ausgebildet wurde, und der für die Pflege des Portals und die Erstellung neuer Applikationen zuständig ist. Sollte die Fachabteilung beim Einsatz der App in der Praxis merken, dass ihr noch bestimmte Funktionen fehlen, lassen sich diese ebenfalls schnell umsetzen.

Programmierkenntnisse sind das eine, Prozesswissen das andere – inwieweit leisten Sie Hilfestellung bei der Prozessdefinition?
Wessendorf: Wir wollen mit unserer Software nicht nur erreichen, dass sich die Kunden ihre Apps selbst erstellen und vorhandene Datenbestände z.B. aus dem ERP-System eigenständig einbinden können. Auch die Definition und Erstellung automatisierter Prozesse soll für sie so einfach wie möglich sein. Vor kurzem haben wir deshalb ein grafisches Prozessmodellierungs-Tool veröffentlicht, das die Kunden bei der Prozessdefinition unterstützt. Damit können die Kunden ihre betrieblichen Abläufe ganz einfach selbst in elektronische bzw. mobile Workflows überführen.

Ein Hemmschuh für unternehmensweite mobile Prozesse liegt in der Heterogenität der Betriebssysteme und Endgeräte, die zum Teil von den Mitarbeitern selbst mit in die Unternehmen gebracht werden. Wie hat United Planet dieses Problem gelöst?
Wessendorf: Will ein Unternehmen seine Business-Daten und -Apps den Mitarbeitern auf verschiedenen Plattformen (z.B. BlackBerry, iPhone, iPad, Android etc.) zur Verfügung stellen, muss es normalerweise auf verschiedene Technologien unterschiedlicher Anbieter zurückgreifen. Das kann schnell ziemlich teuer werden. Hier wollten wir Abhilfe schaffen. Mit Intrexx ist es deshalb möglich, mobile Business-Apps für alle Endgeräte zu erstellen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein BlackBerry, ein iPhone, einen Tablet-PC oder auch ein älteres internetfähiges Handy handelt.

Per Mausklick wählt man in einem speziellen Seitenassistenten einfach das gewünschte Endgerät, die anzuzeigenden Daten sowie die gewünschten Navigationselemente aus. Anschließend wird die Seite automatisch generiert. So entstehen innerhalb weniger Minuten optisch ansprechende Webapplikationen – optimiert für das jeweilige Gerät und mit den typischen Schaltflächen und Logiken.

Können Sie Kundenbeispiele und konkrete Umsetzungsszenarien nennen?
Wessendorf: Unsere Kunden haben bereits viele interessante mobile Business-Lösungen mit Intrexx umgesetzt. Die Ansmann AG – einer der bedeutendsten Hersteller mobiler Energie –  stellt beispielsweise ihren Mitarbeitern nun SAP-Daten mobil zur Verfügung. Per BlackBerry können die Außendienst- und Vertriebsmitarbeiter jetzt direkt beim Kunden auf die aktuellen Lagerbestände zugreifen. Sie sehen, welche Menge eines Artikels auf Lager ist, und können abfragen, welcher Artikel wie schnell geliefert werden kann. So können sie dem Kunden sofort Auskunft darüber geben, wann seine Bestellung eintrifft. Berechnet wird alles im SAP-System und anschließend an das Portal übertragen. Das vereinfacht und beschleunigt den gesamten Vorgang jetzt deutlich.

Ein weiterer Kunde aus der Produktionsbranche stattet gerade all seine Außendienstmitarbeiter mit iPads aus. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter dem Kunden vor Ort auf dem iPad das B2B-Portal zeigen und dem Kunden direkt einen Einblick in seinen Auftragsstatus geben. Auch diese Lösung ist mit dem SAP-System des Unternehmens verknüpft.

Sind auch kleinere Unternehmen darunter?
Wessendorf: Auch kleinere Kunden setzen mobile Portalprozesse mit unserer Software um. Eine Fahrschule ermöglicht es z.B. ihren Fahrlehrern jetzt, dass sie ihre Stunden sofort nach der Fahrstunde per Smartphone erfassen und an das System übermitteln. Dabei kann jede Fahrstunde gleich auch dem entsprechenden Fahrschüler zugeordnet werden. Der Fahrlehrer muss hierzu nicht mehr extra die Filiale anfahren. Die Rechnungen können dadurch jetzt zeitnah geschrieben werden, was im Endeffekt zu schnelleren Einnahmen führt.

Welche Trends sehen Sie generell im Markt der mobilen Geschäftsapplikationen? Wo geht die Reise hin?
Wessendorf: Ein Trend wird sicherlich der sein, dass die Funktionalitäten von Social-Media-Diensten wie Facebook, Google+ und Twitter verstärkt aufgegriffen und für den Geschäftseinsatz genutzt werden. Der Grund hierfür ist ziemlich einfach: Immerhin haben diese Plattformen schon bewiesen, dass  sich mit ihrer Hilfe Informationen sehr schnell und unkompliziert teilen lassen. Genau diese schnelle und zielgerichtete Informationsverteilung ist auch im Business-Bereich die Basis für den Erfolg eines Unternehmens.

Je schneller Wissen im Unternehmen verteilt wird, desto schneller kann es auch gewinnbringend genutzt werden. Fast jeder nutzt einen solchen Social-Media-Dienst bereits im privaten Bereich; deshalb erwarten die Mitarbeiter zunehmend diese Möglichkeiten zur Kommunikation mit den Kollegen auch im geschäftlichen Umfeld. Da ist es nur logisch, den Mitarbeitern diese Funktionalitäten auch zu geben.

Aus diesem Grund sind wir aktuell dabei, eine Facebookähnliche App als umfassende Kommunikationsplattform für das Unternehmen zu entwickeln. Innerhalb dieser App können Gruppen und Events gegründet werden; die Mitglieder können untereinander dann Dokumente, Informationen und Termine austauschen. All dies wird von einer starken mobilen Lösung begleitet, deren Ziel es ist, die Außendienstmitarbeiter noch enger an das Unternehmen anzubinden.

Wo sehen Sie die Grenzen der ständigen Erreichbarkeit?
Wie beraten Sie Unternehmen und Mitarbeiter in dieser Hinsicht?
Wessendorf: Oft verschwimmen hier die Grenzen zwischen privatem und geschäftlichem Bereich und die Mitarbeiter arbeiten auch noch nach Feierabend weiter. Von dieser ständigen Erreichbarkeit der Mitarbeiter profitieren die Unternehmen natürlich. Trotzdem sollte jede Firma darauf achten, dass es nicht zur Gewohnheit wird, dass die Mitarbeiter auch außerhalb der regulären Bürozeiten erreichbar sind. Schließlich muss jeder auch mal abschalten und sich von der Arbeit er-holen können. Nur so können die Mitarbeiter auch auf Dauer ihre volle Leistung in das Unternehmen einbringen.

Axel Wessendorf ...

...ist Gründer und Geschäftsführer von United Planet. Er ist verantwortlich für das Marketing sowie die strategische Produktentwicklung der Portal-Software Intrexx. Unter seiner Leitung entwickelte sich United Planet zu einem der führenden Anbieter von Portal-Software, der sich heute mit Global Playern wie IBM, Microsoft und SAP um die Gunst der Kunden bemüht. Als Unternehmensgründer ist Axel Wessendorf übrigens ein Wiederholungstäter: So hatte er 1989 bereits den Software-Hersteller Lexware aus der Taufe gehoben, der heute zu den erfolgreichsten Software-Unternehmen Europas gehört.