Papier ist die bequemste Lösung

Knapp 250 Kilogramm Papier verbraucht ein Deutscher im Jahr. Dazu gehören Küchenrollen, Pappbecher, Werbeprospekte, Druckerpapier, Taschentücher und vieles mehr. Allein die Werbung im Briefkasten macht in dieser Rechnung ungefähr 30 Kilo aus, hat der World Wildlife Found vor ein paar Jahren mal ausgerechnet.

Könnte man nicht zum Beispiel auf den größten Teil der Ausdrucke verzichten? Moderne Flachbildschirme sind lesefreundlich, Tablets helfen beim Herumtragen von elektronischen Unterlagen, Smartphones werden immer größer und damit lesefreundlicher. Das papierlose Büro könnte längst Realität sein.

Ausdruck von Papierdokumenten ist verbreitet

Das scheint schwierig, die Freude an knisternden und raschelnden Blättern ist offensichtlich groß. Als Microsoft sein iPad-Office vorstellte, begann sofort die Lästerei: Das hat ja gar keine Druckfunktion. Stimmt, an sich ist die ja auf einem Tablet auch widersinnig. Kein anderer Computer eignet sich besser zum Lesen. Doch Microsoft beeilte sich zu versichern: Die Druckfunktion wird nachgeliefert.

Denn die meisten Leute drucken Dokumente, weil sie Korrekturen und Kommentare am liebsten auf Papier vornehmen. Häufig geschieht das mehrfach, so das selbst bei kleineren Dokumenten und Doppelseitendruck eine beeindruckende Papiermenge erzeugt wird.

Was beim Ausdrucken von Texten nicht funktioniert, klappt auch bei rechtsförmigen Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen nicht - die Enthaltsamkeit bei Papier. Solche Dinge sind nicht mehr grundsätzlich an die Schriftform gebunden und können auch per E-Mail verschickt werden.

Immer mehr Unternehmen nutzen diese Möglichkeit, wirken dabei aber am Wunsch der Verbraucher vorbei: Die übergroße Mehrheit (81%) der Bürger aller Altersgruppen bevorzugt den klassischen Papierbrief.

Eine Studie des IT-Verbands Bitkom ergab, dass lediglich 24 Prozent der 18- bis 29-Jährigen bekommen ihre Post lieber in digitaler Form bekommen. Die älteren sind deutlich zurückhaltender. Bei den 50- bis 64-Jährigen bevorzugt nur jeder Zehnte digitale Dokumente.

Sicherheitsbedenken und Faulheit

Die Studie ermittelte auch die Gründe für die Skepsis: 72 Prozent der Papier-Fans sehen keine Vorteile in digitalen Rechnungen oder Verträgen. Nicht zuletzt spielen Sicherheitsbedenken eine wichtige Rolle. Jeder Dritte befürchtet, dass bei der Übertragung digitaler Dokumente Unbefugte auf seine Rechnungen und Verträge zugreifen können.

Die Konsequenz: Die einfach durchsuchbaren elektronischen Ablagen werden nicht genutzt. Nur etwa sechs Prozent der Bundesbürger scannen Dokumente und nutzen den Computer für die Organisation ihrer Unterlagen, ergab eine Umfrage des Branchenverbands Bitkom.

Ein wichtiger Grund dafür: Geeignete Ablagesysteme für digitale Dokumente sind vielen Leuten unbekannt. Das ist erstaunlich und kann nur durch Desinteresse erklärt werden, denn inzwischen tummeln sich in diesem Marktsegment diverse Startups wie Organize.me, Doctape oder Dropscan sowie die E-Post der Deutschen Post.

Doch die ersten Unternehmen habe ihre Pforten schon wieder geschlossen, zum Beispiel Doo aus Bonn oder Zumbox aus den USA. Sie konnten nicht ausreichend viele Kunden von ihren Diensten überzeugen. Laut der Bitkom-Umfrage finden die meisten Leute Scannen und Archivieren lästig.

Als Selbstzweck funktioniert das Einscannen sicher nicht. Zunächst einmal ist ein Scanner nötig und mehrseitige Dokumente sind lästig, weil das Austauschen und Wenden der Blätter langwierig ist. Ein Nutzer muss schon sehr enthusiastisch (und eine Buchhalternatur) sein, um brav jede eingehende Seite zu scannen. Vom Papierarchiv mit dutzenden Versicherungspolicen und -nachträgen ganz zu schweigen.

Großer Aufwand, geringer Nutzen

Noch zeitaufwendiger und damit lästiger ist das Verschlagworten der eingescannten Dokumente. Zwar nutzen viele Dienste dafür eine automatische Texterkennung, doch manuelle Korrekturen und Ergänzungen sind nicht zu vermeiden. Dies macht das Nutzen der digitalen Dokumente für die meisten Leute unattraktiv: Der konkrete Nutzen eines Digitalarchivs ist gering, aber der Aufwand riesig.

Die papierlose Zukunft wird deshalb noch auf sich warten lassen. Einen winzigen Schritt in diese Richtung hat Doo-Nachfolger Scanbot unternommen. Die App vereinfacht das Scannen von Dokumenten, indem sie dafür die Smartphone-Kamera nutzt und dadurch mehr Bedienungskomfort als bei einem Desktop-Scanner bietet.

Bildquelle: Lindas Fotowelt / pixelio.de

Links:

• Bitkom-Studie zu digitalen Dokumenten
• Bitkom-Umfrage zum Scannen von Papierdokumenten
• Scanbot für Android und iOS