Reduzierte Papierberge

Herr Fritsche, was ist GovPad?
Jürgen Fritsche: GovPad ist eine Tablet-Applikation für iPads, die es Entscheidern ermöglicht, jederzeit auch von unterwegs auf Informationen und Dokumente sicher zuzugreifen und sie zu bearbeiten, bis hin zu elektronischer Signatur und revisionssicherer Archivierung.

Was gab den Ausschlag für die Entwicklung von GovPad?
Fritsche: Den Ausschlag gaben Gespräche mit Entscheidungsträgern aus der öffentlichen Verwaltung sowie mit Abgeordneten, bei denen vor allem eines sehr deutlich wurde: Die Kombination aus vielen Reisen und vielen zu unterzeichnenden Dokumenten ist schwierig. Im Extremfall werden Fahrer mit Unterlagen von einem Ort zum anderen geschickt, da nur so die pünktliche, gültige Unterschrift möglich ist. So etwas verursacht hohe Kosten und ist sehr mühsam. Daher haben wir uns entschieden, dazu eine Lösung zu entwickeln. Und nachdem wir noch einige weitere Gespräche geführt hatten, haben sich die verschiedenen notwendigen Funktionen auch sehr schnell herauskristallisiert.

Was leistet die Lösung?
Fritsche: Im Einzelnen kann man über diese App Dokumente anzeigen, lesen, kommentieren und elektronisch und rechtsverbindlich abzeichnen. Außerdem kann man Dokumente im Rahmen eines definierten Workflows weiterleiten und sogar revisionssicher langzeitspeichern. Auch die Anbindung der App an E-Mail oder bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ist möglich.
GovPad basiert auf einer sogenannten Private Cloud, in der die Dokumente sicher abgelegt sind, so dass sie weder als Mail-Anhang verschickt noch lokal auf dem iPad gespeichert werden müssen – damit ist auch sichergestellt, dass nur die berechtigten User darauf zugreifen.

Wo liegt der größte Nutzen der App?
Fritsche: GovPad bietet drei große Vorteile: Zum einen spart die Anwendung viel Zeit; heutzutage finden Entscheider, die viel unterwegs sind, einen großen Stapel Papiere zum Abzeichnen vor, sobald sie ihr Büro betreten. Alternativ werden ihnen die Unterlagen hinterhergeschickt, was ebenfalls nicht wenig Aufwand bedeutet. Das lässt sich mit GovPad vermeiden, denn darüber erfolgt das rechtsverbindliche Abzeichnen problemlos von unterwegs und digital. Das bedeutet, auch die Papierberge werden reduziert.
Der dritte und wichtigste Vorteil ist die leichte Integrierbarkeit in die tägliche Arbeit. Das Produkt kommt ohne aufwendige Installation aus, es müssen keine neuen Prozesse definiert oder existente Prozesse geändert werden, jedes bereits vorhandene System kann angebunden werden.

Wie gewährleisten Sie die Sicherheit der Dokumente in der Cloud, gerade in einem solch sensiblen Bereich wie Behörden und Verwaltung oder gar Parlamenten?
Fritsche: Die Dokumente liegen in einer Private Cloud in einem Dokumentenarchiv, das gemeinsam mit Sicherheitsexperten entwickelt wurde und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist. Auf dem Übertragungsweg zum GovPad und vom GovPad auf die Server werden die Dokumente nach dem höchstmöglichen Sicherheitsstandard verschlüsselt. Es ist dadurch sichergestellt, dass nur Berechtigte Zugriff auf die Dokumente haben. Und selbst, wenn ein Gerät verloren gehen sollte, ist darüber kein Zugriff auf die Dokumente möglich.

Wo liegen die Dokumente physisch, in Deutschland oder der EU?
Fritsche: Da die Dokumente nach dem höchstmöglichen Sicherheitsstandard verschlüsselt übertragen werden, ist die Datenablage natürlich wichtig. Daher achten wir auf Serverstandorte, die innerhalb Deutschlands liegen: Physisch liegen die Dokumente in einem eigens betriebenen Rechenzentrum in Deutschland, und dieses entspricht vollkommen den Anforderungen der hierzulande geltenden Regularien.

Worauf legten Sie hinsichtlich der Bedienbarkeit den größten Wert?
Fritsche: Bei der Bedienbarkeit haben wir auf größtmögliche Einfachheit gesetzt. Unterwegs und in Meetings hat man keine Zeit, kleine Menüs zu bedienen. Außerdem haben wir uns an der Apple-Bedienphilosophie orientiert: Der Anwender soll keinen großen Unterschied zwischen den Apps auf seinem iPad merken. Unsere oberste Prämisse bei der Entwicklung war: Die Bedienung muss so einfach wie möglich sein, die Form folgt der Funktion.

Welche konkreten Einsatzfelder sehen Sie außerhalb der öffentlichen Verwaltung?
Fritsche: Prinzipiell ist GovPad für alle Entscheidungsträger geeignet, die einen großen Teil ihrer Zeit außerhalb des Büros verbringen, deren Unterschrift aber häufig und kurzfristig im Büro benötigt wird. Gerade bei dieser Zielgruppe würde das die Arbeit erleichtern und die Papierstapel auf dem Schreibtisch deutlich reduzieren. Insofern ist die Anwendung nicht auf die öffentliche Verwaltung beschränkt, sondern auch für den Einsatz in der Privatwirtschaft bestens geeignet.

Warum haben Sie sich auf das iPad beschränkt? MdB haben vielleicht Apple-Geräte, aber kommunale Verwaltungen und Behörden müssen auch auf die Kosten schauen und setzen auf Android oder Windows ...
Fritsche: Beschränkung ist der falsche Ausdruck, das iPad ist einfach sehr verbreitet. Nach aktuellen Schätzungen werden rund 60 Prozent aller verkauften Tablets in 2012 iPads sein, in früheren Jahren wurde teilweise sogar von über 80 Prozent gesprochen. Zudem sind sie gerade bei den Abgeordneten, aber auch bei Entscheidungsträgern in der Verwaltung sehr beliebt. Wir haben uns also zunächst auf die am meisten verbreitete Plattform konzentriert; wann Versionen für andere Plattformen folgen, können wir noch nicht sagen.

Wie sehen Sie die Entwicklung von HTML5?
Fritsche: Für plattformübergreifende, mobile Anwendungen ist HTML5 bereits heute das Mittel der Wahl. Aktuelle HTML5-Apps erreichen aber noch nicht den Nutzungskomfort nativer Apps, was uns gerade bei GovPad besonders wichtig war. Zudem ist die Entwicklung von HTML5-Anwendungen derzeit noch recht aufwendig. Das liegt zum einen an der Fragmentierung des mobilen Browsermarktes, zum anderen ist der Reifegrad der Frameworks und Entwicklungsumgebungen noch nicht auf dem Niveau der nativen Entwicklungsplattformen angekommen. Mit der zunehmenden Verbreitung und Standardisierung von HTML5 ist hier allerdings mit einer Konsolidierung zu rechnen. Für die Zukunft sehen wir daher sehr viel Potential in dieser Technologie, übrigens nicht nur für mobile Anwendungen.

Ist GovPad bereits erhältlich?
Fritsche: Wir haben die App mehreren Entscheidern, darunter auch Abgeordneten, sowie Institutionen in der Verwaltung vorgestellt und haben darauf bisher positive Rückmeldungen erhalten. Wir gehen davon aus, dass wir mit dieser Lösung genau den Anforderungen unserer Zielgruppe entsprechen. Denn ist GovPad ist kein Massenprodukt, wir achten sehr darauf, den Bedarf unserer Zielgruppe in diesem sensiblen Bereich möglichst genau zu adressieren und bei Bedarf zu individualisieren. GovPad befindet sich aktuell in der Pilotphase und ist für Geschäftskunden auf Anfrage kurzfristig verfügbar.