Scannen von unterwegs

Herr Schulz, wie schätzen Sie derzeit die Nachfrage von Unternehmen nach Lösungen für das mobile Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets ein?
Klaus Schulz: Mit der Akzeptanz von Smart Devices im Unternehmensumfeld – insbesondere der Slate-Kategorie – geht ein stark wachsendes Interesse an mobilen DMS-Lösungen einher. Dieses ist zunächst durch den Wunsch begründet, auch im mobilen Einsatz verzögerungsfrei auf Firmeninformationen zuzugreifen. Als Hersteller der Fujitsu-Dokumentenscanner sind wir gefordert, Wege aufzuzeigen, wie Papierdokumente auch im mobilen Einsatz erfasst und in ECM-Systeme eingespeist werden können.

Aus welchen Branchen kommen die meisten Anfragen?
Schulz: Aus der Versicherungswirtschaft, von Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatern und  Wirtschaftsprüfer – um nur einige typische Branchen zu nennen, in denen Bedarf bekundet und auch bereits durch konkrete Lösungen gedeckt wird. Daneben gilt aber auch, dass es unabhängig von Branchen z.B. für Mitarbeiter in Vertriebs- und Marketingfunktionen selbstverständlich wird, vorwiegend im mobilen Einsatz zu arbeiten. Damit steigt die Notwendigkeit, DMS mit Mobilgeräten nutzen zu können.

Welche Personen im Unternehmen starten ein mobiles DMS-Projekt?
Schulz: Sicherlich sind die CIOs eine der treibenden Kräfte, die Rahmenbedingungen mobiler DMS-Projekte definieren. Allerdings wird der Initialfunke verstärkt von Anwenderseite kommen. Die aktuell entstehende Diskussion um Konzepte wie „Bring your own device (BYOD)“ fußt auf der Tatsache, dass Mitarbeiter zunehmend eigene, auch privat genutzte Notebooks, Smartphones und Pads im Unternehmenseinsatz verwenden wollen. Überlegungen, dies zu ermöglichen, führen insbesondere mit der Verknüpfung von Cloud-basierten Lösungen dazu, dass CIOs und Geschäftsführer Grundsatzentscheidungen zur Modernisierung ihrer Infrastrukturkonzepte, Netzwerkstrukturen und Unternehmensprozesse treffen müssen, die dann fast zwangsläufig die Mobilisierung des DMS bedingen.

Für welche Anwendungsfelder – über reine Freigabeprozesse hinaus – lohnt sich der Einsatz einer mobilen DMS-Lösung?
Schulz: Der Einsatz mobiler DMS-Lösungen lohnt sich immer dann, wenn Prozessabläufe beschleunigt, vereinfacht und bequemer gestaltet werden können. Das gilt für den mobilen Zugriff auf Unternehmenswissen ebenso wie für die Einspeisung von Dokumenten und Information aus einer mobilen Umgebung heraus. So können Versicherungsvertreter Schadensmeldungen, Vertragsdokumente und Anträge direkt beim Kunden erfassen und an die Zentrale zur Eingangs- und Validitätsbestätigung senden. Makler und Gutachter können bei Ortsterminen auf zentral bereitgestellte Information zugreifen. Vertriebsmitarbeiter nutzen mobil wie im Büro den Zugriff auf CRM- und DMS-Systeme zur Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen.

Was macht eine gute App für mobiles DMS aus? Welche Features sollte sie auf jeden Fall besitzen?
Schulz: Aus unserer Sicht muss sie vor allem einfach sein – einfach in der Handhabung und einfach im Funktionsumfang. Mobil geht es vorrangig darum, den Zugriff auf Informationen schnell und bequem zu ermöglichen. Ebenso muss die Dokumentübergabe schnell, einfach und zuverlässig erfolgen können, ohne dass der Nutzer durch diese Tätigkeit belastet wird. Gegenüber den klassischen Fat-Client-Lösungen zeichnen sich solche Apps dadurch aus, dass sie eine bewusste Verschlankung des vordergründig sichtbaren Funktionsumfangs verwirklichen.

Welche Lösungen bieten Sie speziell für mobiles Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets an?
Schulz: Mit unseren Scannern ist es bereits möglich, Dokumente nahtlos an Cloud-basierte Dienste wie Microsoft Sharepoint, Google Docs und Evernote zu übergeben. Zusätzlich adressieren wir Synchronisierungsdienste wie MobileMe bzw. iCloud, SugarSync und ähnliche. Interesse weckt ebenfalls die Möglichkeit, mit unseren Scansnap-Lösungen Kontaktdaten von gescannten Visitenkarten u.a. in Salesforce CRM zu übergeben. In Kürze werden wir mit unseren Partnern sogar Papierdokumente in Cloud-basierte revisionssichere Archive einspeisen. Die Apps für den Zugriff auf diese Lösungen sind seitens der Partner vielfach bereits entwickelt und öffentlich nutzbar.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Nutzung der mobilen DMS-Lösung gegeben sein?
Schulz: Mobile Lösungen setzen die Verfügbarkeit des Internetzugriffs voraus, damit die Verbindung entweder zur Unternehmenszentrale oder zu Cloud-Diensten aufgebaut werden kann. Als Hersteller von Dokumentenscannern legen wir großes Augenmerk darauf, dass gescannte Dokumente möglichst eine geringe Dateigrößen erzeugen, denn wir gehen davon aus, dass der mobile Zugriff auf Dokumente in Umgebungen erfolgen wird, in denen die Bandbreite der Internetverbindung limitiert sein wird. Hier zeigt sich ein erheblicher Geschwindigkeitsvorteil beim Laden „leichter“ Dateien.