19.07.2016 Digitaler Arbeitsplatz

Steile Hierarchien und Präsentismus sind weit verbreitet

Von: Ingo Steinhaus

Flexible und mobile digitale Arbeitsplätze sind in Unternehmen wenig beliebt, Homeoffice-Regelungen selten.

Sie arbeiten in einem Büro, haben einen Tower-PC unter dem Schreibtisch stehen und eines dieser klobigen Telefone mit vielen Tasten neben dem Monitor? Dann sollten Sie jetzt ganz schnell ein Foto von Ihrem Arbeitsplatz machen. Sonst verstehen zukünftige Generationen vielleicht nicht, wie man in den ersten Jahren des 21. Jahrhunderts arbeiten musste. Motto: „Wir hatten ja nix.“

Seit ein paar Jahren verbreitet sich (in Deutschland eher schleichend) eine neue Form von Arbeitsplatz: Der ortlose, bewegliche Digitalarbeitsplatz, der bei zahlreichen Experten als Zukunftsmodell gilt. Im Kern besteht er aus einem virtuellen Desktop in der Cloud, der sämtliche Daten und Anwendungen im Rechenzentrum bereithält. Der große Vorteil eines solchen Arbeitsplatzes ist seine Flexibilität. Er kann ohne größere Umstände vom Büro im Unternehmen, vom Homeoffice oder von einem beliebigen Mobilgerät aus eingesetzt werden.

Dabei werden herkömmliche Anwendungen, etwa Office 365 oder SAP-Anwendungen und mobile Apps gleichberechtigt genutzt. Ein einfaches Beispiel: Die für die Arbeit notwendigen Excel-Tabellen können auch auf dem Smartphone geöffnet werden. Dazu dient ein Excel-Viewer, um schnell etwas nachzusehen oder sogar mit Excel Mobile, um ein paar Zahlen zu verändern.

Jeder zweite Arbeitsplatz kann virtuell und mobil werden

Die technischen Möglichkeiten sind nicht neu, bereits seit etlichen Jahren propagieren Virtualisierungsanbieter wie Vmware oder Citrix virtuelle Desktops, die unter anderem den IT-Organisationen eine deutliche Vereinfachung ihrer Arbeit bringen sollen. Doch sie haben sich nur relativ langsam durchgesetzt, in vielen Unternehmen wurde der Bedarf nicht gesehen.

Doch seit einigen Jahren verändert sich der Blick der Unternehmen auf virtuelle Desktopinfrastrukturen, eine weitere Folge der mobilen Revolution durch Smartphones. Denn ein flexibler Arbeitsplatz wird in den Unternehmen immer beliebter. Immer mehr Mitarbeiter wollen und müssen mobile Apps für ihre Arbeit benutzen - sei es nun, weil sie häufiger im Homeoffice arbeiten möchten, sei es, weil sie ein Großteil ihrer Arbeitszeit nicht im Büro verbringen.

In einer aktuellen Studie über den ökonomischen Beitrag digitaler und mobiler Arbeitsplatzkonzepte für Unternehmen hat Crisp Research die Mitarbeiter von Unternehmen befragt, die vorwiegend Büro- oder Wissensarbeit leisten. Ein knappes Drittel dieser Jobs können nach Ansicht der Mitarbeiter vollständig mit einem digitalen und mobilen Arbeitsplatzkonzept erledigt werden, ein weiteres Drittel zumindest teilweise.

Das lässt zumindest die Schätzung zu, dass sich gut jeder zweite Arbeitsplatz für mobiles und flexibles Arbeiten eignet. In den Unternehmen wird dies nicht grundsätzlich so gesehen, mobiles Arbeiten wird häufig nur denjenigen erlaubt, bei denen es nicht zu vermeiden ist - etwa Wartungstechnikern oder dem Vertrieb. Die Arbeit im Homeoffice dagegen zeichnet sich durch einen Negativtrend aus: Nach Angaben des statistischen Bundesamtes sinkt die Anzahl von „Telearbeitern“ seit Jahren ständig.

Nur einige wenige Vorreiter vergrößern die Flexibilität der Arbeitszeitregelungen und setzen auf das mobile Arbeiten. Einzelne Unternehmen beginnen sogar, auf feste Büroplätze zu verzichten und ermuntern die Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit dazu, die neue Flexibilität auch tatsächlich zu nutzen.

In der Masse der Unternehmen ist dieser Trend allerdings noch nicht angekommen, hier wird auch weiterhin auf Präsentismus gesetzt: Wer zuerst Feierabend macht, hat verloren. Ergänzt wird das dann durch die üblichen steilen Hierarchien und eine eher konservative Unternehmenskultur, in der ein vielfarbiger Schlips noch für Aufsehen sorgen kann.

Jüngere Mitarbeiter sind mit den Desktops unzufrieden

Die wahren Verlierer könnten jedoch recht bald Unternehmen sein, die bei der zunehmend altertümlich wirkenden Sachbearbeiter-Kultur bleiben. Denn der Trend geht in Richtung Vertrauensarbeitszeit, flache Hierarchien und offene Unternehmenskultur. Hier hat übrigens der Mittelstand die Nase vorn. Nach einer aktuellen IDC-Studie behaupten etwa zwei Drittel der Befragten Mittelständler, genau diese drei Merkmale für wirklich flexible Arbeitsplatzkonzepte seien bei ihnen bereits verwirklicht.

In Großunternehmen ist lediglich die Vertrauensarbeitszeit auf dem Vormarsch, schließlich handelt es sich hier um eine leicht umsetzbare Maßnahme. In den anderen Punkten herrscht noch das traditionelle Denken. Doch selbst dort, wo die organisatorischen Weichen schon gestellt sind, hapert es noch an der eingesetzten Technik. Das fällt vor allem jüngeren Leuten auf, die mit einer Smartphone-affinen Always-On-Mentalität in die Unternehmen kommen.

Sie sind mit der Technologie an ihrem Arbeitsplatz sehr unzufrieden und vor allem stört sie das Fehlen von mobilen Geräten und Apps stört sie: Etwa 46 % der jüngeren Mitarbeiter halten eine umfassende Arbeitsplatzmodernisierung zu den drei wichtigsten Aufgaben der Unternehmens-IT in den kommenden zwei Jahren, ergab eine Studie von IDC. Großer Störfaktor: Ungefähr die Hälfte aller Anwendungen sind nicht mobilisiert und können nur mit dem herkömmlichen Desktop-PC genutzt werden.

Immerhin: Virtuelle Arbeitsplätze sind bereits bei etwa 18 % der mittelständischen und 27 % der Großunternehmen verbreitet. Interessanterweise ist der Mittelstand stärker auf das Thema angesprungen: Etwa ein Drittel der Mittelständler planen einen Einsatz innerhalb der nächsten zwölf Monate.

Aus Sicht des Unternehmens und der IT-Organisation sind die Vorteile durch ein einheitliches Management mobiler und stationärer Clients nicht von der Hand zu weisen. Die Unternehmen erhoffen sich eine Vereinfachung des Supports, die Senkung der Komplexität ihrer IT-Infrastruktur und natürlich eine Kostensenkung.

Wird der digitale Arbeitsplatz nur eine Effizienzmaschine?

Die Erwartungen sind groß, konstatiert die IDC-Studie. Über die vergangenen Jahre hat sich vielfach eine fragmentierte Managementstruktur für Geräte entwickelt. Die Unternehmen wünschen hier eine Vereinfachung durch ein ganzheitliches IT-Arbeitsplatzmanagement, das sich über mobile und stationäre Geräte erstreckt.

Die Anbieter werden genau belegen müssen, ob ihre Lösungen tatsächlich die erhofften Kosteneinsparungen und Vereinfachungen mit sich bringen. Möglicherweise sind virtuelle und mobile Arbeitsplätze die nächste große Veränderung seit der Einführung von Desktop-PC und Arbeitsplatzdrucker. Doch auch die beste Technologie wird nicht viel bringen, wenn die Unternehmen nicht mit dem kulturellen Wandel beginnen.

Hierbei muss das Management diesen Wandel vorleben. Denn die Verbindung von flachen Hierarchien mit digitalen Arbeitsplätzen ist nicht zwingend. Es ist leicht möglich, den modernisierten Desktop als reine Effizienzmaschine zu begreifen und auf die mitarbeiterzentrierte Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort zu verzichten.

Flache Hierarchien und ein eher informeller Umgang miteinander dürfen nicht nur im Unternehmensleitbild stehen, sondern müssen zur Alltagserfahrung aller Mitarbeiter gehören. Was nützt ein mobiler Desktop, wenn er nur von ein paar privilegierten Mitarbeitern auf Dienstreise genutzt werden darf? Solche Einschränkungen und PR-lastige Pseudo-Maßnahmen wie ein von oben verordnetes „freiwilliges“ Duzen sind dabei lediglich alter Wein in neuen Schläuchen.

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