02.08.2017 Rechtliche Aspekte und Nutzen in Einklang bringen

Tipps, um das Risiko von BYOD zu minimieren

Bring Your Own Device (BYOD) ist bei Unternehmen wie Mitarbeitern beliebt. Doch die rechtlichen Anforderungen beim betrieblichen Einsatz privater Endgeräte werden oft als Hinderungsgrund für den Einsatz gesehen. Auf welche Aspekte müssen Unternehmen bei BOYD achten?

BYOD: Rechtliche Aspekte und Nutzen im Gleichgewicht

BYOD: Rechtliche Aspekte und Nutzen im Gleichgewicht

BYOD wird mittlerweile von vielen Unternehmen als flexible Art und Weise geschätzt, Mobilität der Mitarbeiter zu ermöglichen. Dabei werden private Endgeräte für berufliche Aufgaben eingesetzt, was sowohl für Arbeitnehmer wie auch für Arbeitgeber einige Vorteile hat. Aber gerade weil sich alle Beteiligten über den Nutzen des Konzepts meist weitgehend einig sind, werden rechtliche Fragen, die BYOD auch aufwirft, gerne übersehen.

In der Praxis kann die Missachtung der juristischen Aspekte zu unangenehmen Folgen führen. Virtual Solution hat die wichtigsten Punkte, auf die Unternehmen und Mitarbeiter achten müssen, zusammengestellt.

Grundlegende rechtliche Anforderungen

1. Datenschutz

Das Unternehmen ist die für die Einhaltung des Datenschutzes der Unternehmensdaten verantwortliche Stelle, auch wenn die Daten auf privaten Geräten gespeichert oder verarbeitet werden. Das Unternehmen muss in jedem Fall dafür sorgen, dass vor allem die personenbezogenen Daten auf dem Gerät des Beschäftigten so sicher sind, wie sie es auch auf der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur wären. Die Sicherheit der Daten wird in einem BYOD-Modell durch konsequente Verschlüsselung hergestellt und durch eine strikte Trennung beruflicher und privater Daten. Dies kann durch einen so genannten Container erreicht werden, der einen abgesicherten Bereich für berufliche Daten bereitstellt. Hier besteht die Möglichkeit, Unternehmensdaten – auch aus der Ferne – zu löschen.

2. Geheimnisschutz

Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse im Sinne des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb dürfen nicht in die Hände von Unbefugten gelangen. Da mobile Endgeräte in nicht geschützten Umgebungen betrieben werden, sind sie diesbezüglich besonders gefährdet. Verschlüsselung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails oder die Möglichkeit der Fernlöschung schaffen auch hier Sicherheit, die Unternehmen auch für BYOD-Geräte durchsetzen müssen.

3. Urheberrechtsschutz

Gemäß Urheberrechtsgesetz sind Unternehmen auch für die Verletzung des Urheberrechts durch Mitarbeiter verantwortlich. Das gilt natürlich auch für BYOD, wenn z.B. ein Arbeitnehmer eine Software beruflich einsetzt, die er privat erworben hat und die nur für eine private Nutzung lizenziert ist. Unternehmer sind hier sogar persönlich haftbar.

4. Aufbewahrungspflichten

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen auch bei BYOD eingehalten werden. Die gesamte berufliche Kommunikation muss daher über den beruflichen E-Mail-Account geführt werden. Unternehmen müssen verhindern, dass geschäftsrelevante Kommunikation an ihnen „vorbeiläuft“.

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Vereinbarungen

Unternehmen müssen darüber hinaus weitere Punkte regeln, die nur durch zusätzliche Vereinbarungen mit dem Beschäftigten bzw. dem Betriebsrat abgedeckt werden können. Dies ist umso wichtiger, da es zum Thema „BYOD“ weder spezifische gesetzliche Regelungen noch eine gesicherte Rechtsprechung gibt.

1. Datensicherheit

Zur Einhaltung der Anforderungen an die Datensicherheit müssen sich Mitarbeiter verpflichten, immer ein aktuelles Betriebssystem und aktuellen Virenschutz einzusetzen; sie dürfen Geräte auch nicht „jailbreaken“, „rooten“ oder an Dritte weitergeben. Außerdem müssen Regelungen für eine Beendigung der Teilnahme am entsprechenden Modell und auch für eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses getroffen werden.

2. Mitteilungspflicht

Mitarbeiter müssen ihre Unternehmen zeitnah informieren, wenn beispielsweise ein Gerät verloren oder gestohlen wurde, damit eine Fernlöschung vorgenommen werden kann. Außerdem muss sichergestellt sein, dass etwaige Informationspflichten des Unternehmens nach dem BDSG erfüllt werden können, wenn Daten unrechtmäßig übermittelt worden sein sollten oder einem Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sein könnten.

3. Haftung

Unternehmen und Mitarbeiter müssen die Haftung bei Verlust oder Beschädigung des Gerätes während der beruflichen Tätigkeit regeln.

4. Steuerrechtliche Fragen

BYOD-Geräte unterliegen natürlich auch dem Steuerrecht; hier ist vor allem die Abgrenzung betrieblicher und privater Kosten zu beachten. Übernimmt das Unternehmen Kosten, so muss hier ein geldwerter Vorteil versteuert werden.

5. Arbeitsrechtliche Fragen

Wie bei mobilen Geräten, die Arbeitnehmer vom Unternehmen zur Verfügung gestellt bekommen würden, stellen sich auch bei BYOD arbeitsrechtliche Fragen, die teilweise gerichtlich noch nicht abschließend geklärt sind – beispielsweise hinsichtlich Arbeitszeiten oder ständiger Erreichbarkeit.

6. Betriebsrat

Wenn im Unternehmen ein Betriebs- oder Personalrat besteht, so muss dieser schon in der BYOD-Planungsphase einbezogen und informiert werden.

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen ein fachlich und juristisch „sauberes“ BYOD-Modell implementieren, das auch die entsprechenden Vereinbarungen mit den Mitarbeitern umfasst, und eine technische Lösung implementieren, die es einfach macht, die rechtlichen Aspekte zu beachten. Herkömmliche Enterprise-Mobility-Lösungen wie Mobile Device Management (MDM) reichen dafür nicht aus. Mit einer sicherheitsorientierten Anwendungssoftware wie SecurePIM lassen sich die rechtlichen Anforderungen abdecken. Private von den beruflichen Daten werden dabei durch verschlüsselte Container strikt getrennt.


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