Urlaubsanträge und Spesenmanagement per Smartphone

Inwieweit besteht in den Anwenderunternehmen Bedarf an mobilen Personallösungen auf Smartphones und Tablets? Warum reichen bislang eingesetzte Notebook-Lösungen nicht mehr aus?
Philipp Emmenegger: Wir verzeichnen generell einen steigenden Bedarf an mobilen Lösungen auf Smartphones und Tablets. Dass sich diese Entwicklung auch auf mobile Personallösungen ausdehnt, liegt unserer Ansicht nach daran, dass sich die nachkommende Generation an jungen Mitarbeitern sehr mit dieser Thematik beschäftigt. Der allgemeine Trend „es muss alles schneller gehen“ weitet sich entsprechend auf andere Bereiche aus. Ein Notebook reicht deshalb nicht mehr aus, weil es zunächst gestartet werden muss, was ca. 1 bis 2 Minuten dauert, und das wird heute nicht mehr akzeptiert – zumal man mit einem Smartphone oder Tablet in der gleichen Zeit eventuell bereits alles erledigt hat.

Welche Funktionalitäten sollte eine mobile Personalsoftware auf jeden Fall aufweisen können?
Emmenegger: Am wichtigsten sind alle Belange rund um Urlaubsanträge und Spesenmanagement.

Inwieweit nutzen Anwender bereits umfangreiche mobile Personallösungen? Oder benötigen Sie allein eine „Stechuhr für unterwegs“?
Emmenegger: Nach unserer Erfahrung werden sehr selten umfangreiche Systeme angefragt, sondern eher separate Einzellösungen für jeden Bedarf. In der Praxis wird also eher mit vielen kleinen Apps, wie zum Beispiel einer Holiday-Request-App, einer anderen App für Spesen und einer weiteren App für die Einsatzplanung, etc., gearbeitet.

Inwieweit müssen der Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat bei der Einführung bzw. beim Betrieb einer mobilen Personallösung eingebunden werden?
Emmenegger: Hier gilt es, die allgemeinen Datenschutzrechte des jeweiligen Anwenderlandes zu berücksichtigen. Solange die intern geltenden Zugriffs- und Verschlüsselungsrichtlinien eingehalten werden, ist die Einbindung des Betriebsrats nicht notwendig – jedenfalls nicht in rechtlicher Hinsicht.

Welche Knack- bzw. Streitpunkte treten bei Diskussionen mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten am häufigsten auf?
Emmenegger: Es gibt natürlich Vorbehalte, dass der Arbeitgeber mit den Mobilfunktionen seine Mitarbeiter besser kontrollieren könnte. Diese sind aber völlig falsch, da eigentlich nicht die Arbeitgeber nach mehr Mobilität verlangen, sondern vielmehr die Mitarbeiter darauf drängen. Weiterhin besteht eine große Unsicherheit in Bezug auf die Geolokation. Heute können Mobilgeräte jeden beliebigen Standort übermitteln und dadurch ließe sich ein Mitarbeiter theoretisch auch orten, ohne dass er es bemerkt. Diese Bedenken lassen sich aber ganz einfach aus dem Weg räumen, indem vom Hersteller eine Garantie ausgestellt wird, dass die Ortungsfunktionen ausgeschaltet werden können.

Inwieweit dürfen Mitarbeiterdaten (z.B. Bewegungsdaten) per mobiler Software erfasst bzw. übermittelt werden?
Emmenegger: Damit Bewegungsdaten verwendet werden dürfen, müssen zwei wichtige Vorgaben erfüllt sein: Erstens muss der Mitarbeiter über die Aufzeichnung Bescheid wissen und zweitens muss diese Aufzeichnung für die Ausübung seiner beruflichen Funktion notwendig sein – dann steht dem nichts im Wege. Allerdings muss der Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit haben, diese Funktion auszuschalten.

Wie wird verhindert, dass Mitarbeiter bei einer mobilen Einsatzplanung die Daten bzw. das System manipulieren können – und beispielweise einige Plusstunden dazu schummeln?
Emmenegger: Rein technisch ist dies leider nicht zu verhindern – hier können nur stichprobenartige Kontrollen helfen.

Stichwort Sicherheit: Was gilt es hinsichtlich der Zugriffsrechte zu beachten? Welche Authentifizierungslösungen sollten berücksichtigt werden?
Emmenegger: Es muss sowohl die Speicherung auf den mobilen Endgeräten (z.B. iPhone) verschlüsselt werden, als auch die Datenübertragung selbst. Darüber hinaus unterscheiden sich die Richtlinien nicht von den üblichen PC-Zugriffsrechten.