28.07.2014 Der Konferenz-Knigge

Verhaltensregeln für eine reibungslose Telefon- und Webkonferenz

Telefonkonferenzen per mobilem Gerät werden immer beliebter. Auf diese Weise können Kosten für Präsenzmeetings gesenkt werden und in über verschiedene Standorte verteilten Unternehmen in Echtzeit auszutauschen und gleichzeitig Reisezeit sparen. Damit eine Telefonkonferenz zum Erfolg wird, sollten die nachfolgenden Tipps beherzigt werden.

Als Organisator ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Hierzu gehören:

 eine vollständige Teilnehmerliste
 eine klare Formulierung der Besprechungspunkte
 die richtige Zeitwahl (Zeitzonen beachten!)
 die Planung des Ablaufs
 die Regelung der Moderation
 die Versendung der Einladung (mit dem Konferenzlink, der Einwahlnummer sowie allen zur Vorbereitung der Teilnehmer nötigen Informationen)
 die rechtzeitige Eröffnung der Konferenz, bevor erste Teilnehmer in einer Warteschleife hängen

Während der Konferenz:

 Empfangen der Teilnehmer mit einer Vorstellungsrunde
 Der Moderator stellt das Thema vor und erklärt kurz das Organisatorische.
 Alle Teilnehmer sollten darauf hingewiesen werden, dass im Chat verfasste Nachrichten direkt an alle Teilnehmer gesendet werden, wenn diese Einstellung nicht vorher geändert wird.
 Für alle Teilnehmer gilt: Erst kurz vorstellen, dann reden.
 Man sollte darauf achten, dass beim Teilen des gesamten Desktops keine vertraulichen und privaten Inhalte sichtbar werden.
 Wenn die Teilnahme von einem mobilen Gerät aus erfolgt: Der Teilnehmer sollte sich ein ruhiges Plätzchen mit gutem und stabilem Empfang suchen – bei Video am besten in einem WLAN.

Nach der Konferenz: