Wie digital sind unsere Geschäftsprozesse wirklich?
Während viele Unternehmen ihre Produktionsprozesse schon weitgehend digitalisiert haben, gibt es bei Verwaltungs- und Büroprozessen noch immer viel ungenutztes Potenzial. Das zeigt die Studie von DocuSign zur Digitalisierung im Mittelstand 2022.
„Nur wer digitalisiert, kann vernetzen und in der Folge automatisieren. Unternehmen, die automatisieren, haben gegenüber ihren Mitbewerbern im Markt einen klaren Wettbewerbsvorteil. Dies zeigt sich ganz besonders in Zeiten des wirtschaftlichen Drucks auf ganze Industrien“, sagt Karl-Heinz Land, Digital Evangelist und CEO Neuland GmbH & Co. KG.
Den meisten Unternehmen ist auch bewusst, dass Digitalisierung ausschlaggebend ist, um langfristig konkurrenzfähig zu werden. Dennoch sind die Digitalstrukturen in deutschen Organisationen noch immer stark ausbaufähig. Das zeigen die Ergebnisse einer Befragung, die DocuSign gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Statista durchgeführt hat: Von durchgängigen digitalen Prozessen ohne Medienbrüche sind die Hälfte der mittelständischen Unternehmen in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen in Deutschland noch immer weit entfernt.
Wie weit die Digitalisierung im deutschen Mittelstand vorangeschritten ist, lässt sich besonders gut anhand des Einsatzes von digitalem Vertragsmanagement sehen. Denn Verträge finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Die Befragung zeigt, dass es vor allem bei Mitarbeiterverträgen (69 Prozent) und Kundenverträgen (60 Prozent), zu einem Medienbruch kommt. Bei einem Medienbruch wird ein digitaler Prozess unterbrochen, Daten werden ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst. In der Fertigungsbranche werden sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt, händisch unterschrieben und eingescannt.
Noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement
Aktuell gehört digitales Vertragsmanagement mit 43 Prozent bei weniger als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen schon zur Arbeitsrealität. Die Ergebnisse der Studie bestätigen, dass es in Deutschland noch viel Potenzial auf dem Weg zu voll digitalen Vertragsprozessen gibt. Bestehende papierbasierte Prozesse behindern übergreifende Geschäftsprozesse und digitale Workflows. Sie führen zu Informationssilos und werden so zum Sicherheitsrisiko.
Grund dafür sind vor allem Bedenken hinsichtlich Rechtssicherheit, Datensicherheit und Veränderung der Arbeitsprozesse. Dabei sind digitale Unterschriften in Form von einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur längst gängige Verfahren, die an vielen Stellen eingesetzt werden und Verträge sicher machen. Damit verbundene Mehrwerte liegen neben der Schnelligkeit, der einfachen Auffindbarkeit von digitalen Verträgen, der Dokumentation der Versionen, der Vollständigkeit eines Vertrages und der Fälschungssicherheit. Alles Argumente, die neben einfacher Handhabung und höherer Nachhaltigkeit für ein digitales Vertragsmanagement sprechen.
Im eBook von DocuSign über die Studie zur Digitalisierung im Mittelstand 2022 finden Sie alle Ergebnisse zum ungenutzten Potenzial bei der Prozessdigitalisierung.
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