Mit Vertriebsdaten und -prognosen die Firma steuern

Seit Mitte der 70er-Jahre entwickelt und produziert iDM innovative Heizungssysteme – seit 1997 auch Wärmepumpensysteme. 2025 will das Unternehmen 40.000 Wärmepumpen auf den Markt bringen, etwa 10 Prozent davon sollen Großwärmepumpen sein. Um das Wachstum und die Marktschwankungen in Einklang zu bringen, führte man eine Projekt-Management-Software ein, die ein termin-, qualitäts- und kostentreues Arbeiten ermöglichen soll.

Visualität in der Projektarbeit

Die bis dahin eingesetzte Lösung bot keinen validen Statusüberblick, sie war unflexibel und hatte eine zu magere Datenbasis, sodass sich keine realistischen Vorhersagen treffen ließen. „Bei 2.000 parallel laufenden Projekten im Jahr war das langfristig keine Option für uns“, sagt Hannes Laister, Leiter Projektvertrieb bei iDM Energiesysteme. Zusammen mit seinem Projektvertriebsteam setzte er einen Anforderungskatalog für das gewünschte Projekt-Management-Tool auf, führte eine Marktanalyse durch und lernte Inloox kennen. Man testete die Plattform und entschied sich nach erfolgreichem Testlauf für die Einführung der Lösung. Parallel entwickelte der Anwender ein strategisches Konzept, welche Daten erfasst werden müssen, damit detaillierte Sales-Prognosen möglich sind. Es stellte sich heraus, dass es dieser vier Datensäulen bedarf: Datenablage, Datenpflege, Zeitverbuchungen und Effizienzmessungen.

Man kann nur auswerten, was man erfasst

In der Projekt-Management-Lösung wurde deshalb eine übersichtliche Struktur für die Dokumentenablage erstellt – inklusive Filter- und Suchfunktion. „Vom Angebot über technische Schemata der Wärmepumpensysteme bis hin zu Fotodokumentationen wird jetzt alles zentral auf unserem Sharepoint-Server abgelegt“, erklärt Laister. In der Projekt-Management-Lösung wird zudem vorgegeben, welche Felder auszufüllen sind und wie der Projektfortschritt in der Notizfunktion zu dokumentieren ist. Auch die vielfältigen Dashboard-Ansichten sind hilfreich, etwa indem sie den Forecast für die verschiedenen Anlagengrößen darstellen. Außerdem sind Auswertungen nach Regionen möglich. „Mit diesen Heatmaps sind wir sehr gut in der Lage, Vorhersagen zu treffen, etwa in welchen Regionen konkrete Wärmepumpeninstallationen anstehen oder welche Mitarbeiter – Vertrieb, Support, Produktion etc. – demnächst überproportional gefragt sein werden. Dank solcher Heatmaps lassen sich potenzielle Engpässe frühzeitig identifizieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen wie etwa Urlaubssperren oder ein Hochfahren der Produktion“, verrät Laister.

Zeiterfassung und Ressourcenplanung

Besonders hilfreich sind für derartige Vorhersagen die Zeiteinträge in den Projekten, weil sich daraus ableiten lässt, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben kalkuliert werden muss. iDM ist es gelungen, innerhalb kurzer Zeit sämtliche Vertriebsprojekte neu zu strukturieren und digital zu steuern. So reduziert sich der manuelle Aufwand aufseiten der Sales-Spezialisten, beispielsweise durch den Einsatz von Angebotsvorlagen, technische Schemata etc. Zudem profitiert das Unternehmen von den erfassten Informationen, die unkompliziert visualisiert werden können. Obwohl schon diese Zahlen eine große Aussagekraft haben, ist man bei iDM noch einen Schritt weitergegangen und hat das Projekt-Management an Power BI angebunden. Die inzwischen über 280.000 Einträge ermöglichen dem Wärmepumpenhersteller Auswertungen, die bis dato nicht möglich waren: topaktuelle Statusübersichten sowie die Analyse von Abhängigkeiten, etwa zwischen Angebot, Verkaufswahrscheinlichkeit, Produktion und dem Implementierungsteam. Hannes Laister: „Die so generierten Auswertungen geben uns die nötige Agilität, um auf die sich ständig ändernden Marktbedingungen zu reagieren. Zugleich sorgen sie für die erforderliche Stabilität, weil wir zuverlässig planen und effizient wirtschaften können.“ 

Bildquelle: iDM Energiesyteme