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Weltweiter Roll-out

Cloud-ERP-System für die Tochtergesellschaften

Seit 1946 produziert die Bauer Unternehmensgruppe Kompressoren. In Sachen ERP entschieden sich die Verantwortlichen zur Anbindung der weltweiten Tochtergesellschaften für SAP Business ByDesign. Die Gründe erläutern IT-Leiter Ronald Michl und Projektleiter Sebastian Kircher.

  • „Wichtig ist vor allem, dass die Daten nicht ‚irgendwo in der Cloud‘ abgelegt sind, sondern an klar vereinbarten Orten.“ Ronald Michl

  • Sebastian Kircher: „Einer der wichtigsten Aspekte bei einer Cloud-Software ist es, dass man trotz der Allokation immer eine gewisse Nähe zum lokalen Projektteam aufbaut.“

ITM: Herr Kircher, wie ist die ERP-Landschaft bei Bauer Kompressoren grundsätzlich aufgebaut?
Sebastian Kircher:
Die Gruppe besteht aus einer Holding und 22 weltweit verteilten Tochtergesellschaften. Die deutschen Gesellschaften, Bauer Kompressoren GmbH, Bauer Comp Holding GmbH in München, Rotorcomp aus Germering und Uniccomp aus Geretsried arbeiten in jeweils eigenen Mandanten auf Microsoft Dynamics AX 4.0, dem ERP-System der deutschen Gesellschaften. Dieses System werden wir in Kürze durch die aktuellste Microsoft ERP-Software Dynamics 365 updaten. Dynamics 365 werden wir zukünftig nicht mehr selbst betreiben, sondern wir beziehen die Services aus der Microsoft-Cloud. Auch zukünftig spielt das System der deutschen Stammhäuser eine zentrale Rolle in der Bauer Group, da ein großer Teil der Stammdaten (z.B. Artikel, Stücklisten und Konfigurator) von dort an die Landesgesellschaften der Bauer Gruppe verteilt/repliziert wird.

Der Rollout der SAP-ByD-Software für unsere kleineren ausländischen Gesellschaften ist zwischenzeitlich weiter fortgeschritten. Wir haben in den Landesgesellschaften Indien, Australien, UK, Dubai, Singapur, Österreich und China SAP Business ByDesign ausgerollt. Alle Landesgesellschaften sind rechtlich eigenständige Firmen. Zwischen allen Gesellschaften wurden Intercompany-Prozesse implementiert, um eine hohen Automatisierungsgrad zu erzielen. SAP Business ByDesign und AX kommunizieren bidirektional in den wichtigsten Geschäftsprozessen miteinander. Die restlichen Gesellschaften haben entweder keine ERP-Lösung oder lokale, kleinere Lösungen im Einsatz, welche jedoch nicht mit AX kommunizieren. Im Rahmen eines größeren Programms wird SAP Business ByDesign in allen Gesellschaften ausgerollt.

ITM: Herr Michl, warum binden Sie die Standorte mit Business ByDesign an?
Ronald Michl:
ByDesign ist eine umfangreiche Cloud-ERP-Suite, welche nahezu alle notwendigen Funktionen für die Anforderungen der Tochtergesellschaften, überwiegend Unternehmen mit 20 bis 50 Mitarbeitern, bietet. Zudem erfordert ByDesign als Cloud-Lösung nur minimale Anforderungen an Hard- und Software in den lokalen Gesellschaften und nicht zuletzt ermöglicht die Software die Kommunikation mit AX über Schnittstellen.

ITM: Was gab den Ausschlag für die flächendeckende Einführung einer Cloud-Software?
Michl:
Zwischen den deutschen und ausländischen Tochtergesellschaften gab es wie gesagt keine Anbindung. Die Unterstützung von Inter-Company-Prozessen über Schnittstellen existierte bis dato nicht. Die Kommunikation erfolgte stattdessen via Mail, Fax und Telefon, was entsprechend hohe Prozesskosten verursachte.

Die Entscheidung, alle Gesellschaften anzubinden, wurde daher vor allem aus dem Top-Management heraus getrieben, da der Nutzen auf der Hand lag: Die Reduzierung der Prozesskosten und Durchlaufzeiten, schnelles globales Reporting, Cross-Inter-Company-Prozesse und Global Sourcing sind nur einige der Verbesserungen, die wir erreicht haben.

ITM: Wurden die bestehenden ERP-Installationen an den Standorten allesamt komplett und gleichzeitig abgelöst?
Kircher:
Nein, die ersten drei Gesellschaften wurden sequenziell ausgerollt. Ab Ende 2015 werden jedoch schon zwei Gesellschaften parallel ausgerollt, sodass bis 2017 dann alle Gesellschaften angebunden sind. Der Grund hierfür ist, dass wir das komplette Programm vom Rollout bis zum After-Go-Live-Support mit eigenen Ressourcen stemmen. Die Expertise hierfür musste natürlich erst aufgebaut werden, sodass zunächst ein sequenzieller Rollout-Turnus gewählt wurde.

ITM: ByDesign ist ein Cloudprodukt. Inwieweit konnten Sie dennoch individuelle Anpassungen vornehmen?
Michl:
Die Software ist stark prozessorientiert und erfüllt im Standard 90 Prozent unserer Anforderungen. Kleineres bis mittleres Customizing ist durchaus sehr gut möglich und war auch notwendig, um den jeweiligen lokalen Anforderungen gerecht zu werden.

Grundsätzlich ist es jedoch Teil der Programmstrategie, am Software-Standard zu bleiben. Größeres Customizing war strategisch bedingt nur im Einzelfall erlaubt, da es sich natürlich negativ auf den Rolloutplan auswirkt. Eine Anpassung, die wir aufgrund des großen Nutzens dennoch umgesetzt haben, war die Einbindung des Produktkonfigurators des Axapta-Systems aus den deutschen Gesellschaften in ByDesign. Bei Bauer werden nahezu alle Endprodukte konfiguriert.

ITM: Wie erfolgt der Datenaustausch mit lokal installierten Software-Systemen oder anderen Cloud-Produkten?
Kircher:
Zunächst wurden alle Stammdaten aus den lokalen Systemen gesammelt, bevor im Anschluss daran eine intensive Datenbereinigung erfolgte. Die überarbeiteten Stammdaten wurden dann in vordefinierte Migration Templates gespielt, welche in ByDesign hochgeladen werden konnten. Bei den Bewegungsdaten, wie beispielsweise den Lagerbeständen, verhielt es sich ähnlich.

Die Besonderheit liegt jedoch darin, dass zwischen dem Migrationstermin der Bewegungsdaten und dem eigentlichen Go-Live ein bis zwei Wochen verstreichen können. In dieser Zeit fallen natürlich auch geschäftsbedingt Buchungen wie Lieferungen und Bestellungen an, die dann, um beim Beispiel Lager zu bleiben, den Bestand im Nachhinein verändern. Diese Backup-Dateien muss man durch Einführung klarer Prozesse jederzeit im Griff haben, sodass Änderungen der Bewegungsarten im Nachhinein berücksichtigt werden können.

ITM: Worauf sollte man bei der Implementierung besonders achten?
Kircher:
Einer der wichtigsten Aspekte bei solch einer Software ist es, dass man trotz der Allokation immer eine gewisse Nähe zum lokalen Projektteam aufbaut – nicht zuletzt, um das Change Management so effektiv und so frühzeitig wie möglich gestalten zu können. Auch wenn die Arbeit mit Webkonferenzen äußerst praktikabel ist, hat es sich bewährt, neben dem Kick-Off immer wieder Workshops vor Ort durchzuführen und Präsenz der Projektleitung zu zeigen.

Als sehr praktikabel hat sich der Blueprint-Ansatz bewährt. Hierbei schufen wir ein ByDesign-Template, welches 90 Prozent aller Anforderungen der Töchter erfüllt. Zum einen deckt dieses Template nahezu alle Geschäftsprozesse der Gesellschaften ab, sodass nur noch geringes Customizing notwendig war und zum anderen ermöglichte es dieser Ansatz, den sportlichen Programmplan einhalten zu können.

Auch wenn sich die Prozesse der Töchter stark ähneln, ist es sehr wichtig, die lokalen Anforderungen so früh wie möglich mit den Templates abzugleichen, um Probleme schnell angehen zu können.

ITM: Wie steht es um die Sicherheit geschäftskritischer Daten?
Michl:
Wir haben Vertrauen in die SAP-Cloud und haben bereits sehr gute Erfahrungen mit der Cloud-CRM-Lösung eines anderen Anbieters gemacht. Natürlich sind wir vertraglich abgesichert und haben uns die Sicherheitsrichtlinien von Anbieterseite belegen lassen.

Wichtig ist vor allem, dass die Daten nicht „irgendwo in der Cloud“ abgelegt sind, sondern an klar vereinbarten Orten. Generell kann niemand die Daten einsehen. Zudem stellen umfangreiche Audits sicher, dass alle technischen und organisatorischen Maßnahmen umgesetzt sind und eingehalten werden.

ITM: Worauf kommt es bei der Vertragsgestaltung für die Cloud an?
Michl:
Wichtig ist ein skalierbares Preismodell, Flexibilität in Bezug auf Lizenzen, Customizing und Support sowie Investitionssicherheit. 

ITM: Welche Vorteile haben sich jetzt über die Jahre durch die Nutzung des Cloud ERPs bei Bauer ergeben?
Michl: Die Konsolidierung der Landesgesellschaften der Bauer Gruppe wurde nahezu automatisiert. Zu jeder Tochtergesellschaft können die Financial Reports zu jeder Zeit in SAP-ByD aufgerufen werden.

Da bei Bauer alle Anlagen konfiguriert werden (analog Autokauf) haben wir einen extrem hohen Nutzen davon, dass wir den Konfigurator aus dem Stammhaus in alle ByD-Installationen eingebunden haben. Mit dem Resultat, dass nahezu alle Anlagen fertig konfiguriert über Schnittstellen in den Order-Bereich des Werkes übergeben werden – Reduzierung der Durchlaufzeiten und sehr geringer Aufwand für die Auftragsklärung.

ITM: Was für Komponenten sind noch hinzugekommen über die Jahre?
Michl: Innerhalb der ByD-Suite nutzen wir verstärkt die Projektfunktionalität. Es gab kleinere Anpassungen, die aufgrund spezieller landesspezifischer Anforderungen umgesetzt wurden. Das dem Rollout zugrunde liegende Template besteht weiter und ist ein Garant für den zügigen Rollout.

ITM: Wie wurde das System von den Mitarbeitern angenommen?
Michl: Das System selbst wurde sehr gut angenommen. Es gab jedoch vereinzelt Themen, die mit dem Wegfall der Altsysteme und den damit verbundenen neuen Prozessen, Umstrukturierungen und Arbeitsweisen zu tun hatten.

Die Bauer Group
Standort: München
Gründung: 1888, seit 1946 spezialisiert auf Kompressoren
Besonderheiten: 22 Tochtergesellschaften, über 360 Vertriebspartner und 280 Servicestellen

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