24.10.2019 Erste Schritte für Mittelständler und Start-ups

Wie die Cloud den Büroalltag vereinfachen kann

Kleinere und mittlere Unternehmen hegen nach wie vor eine spürbare Skepsis gegen Anwendungen aus der Cloud. Dabei können schon im Kleinen alltägliche Prozesse deutlich verschlankt und irgendwann als Blaupause für größere Ambitionen herangezogen werden.

Die ersten Schritte in der Cloud sind oft einfacher als viele erwarten.

Wenn von der Cloud die Rede ist, denken viele an komplizierte Migrationsvorgänge, Infrastructure as a Service (IaaS) oder unübersichtliche Lizenzmodelle. Dabei lassen sich gewisse Prozesse bereits durch verhältnismäßig einfache Cloud-Dienste deutlich vereinfachen. Das kann ganz triviale Dinge wie etwa Filehosting oder Datentransfer, aber auch weniger naheliegende Aspekte betreffen. Ein klassischer und weit verbreiteter Vorgang ist zum Beispiel der Freigabeprozess von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Hier erfolgen Arbeitsschritte wie Korrekturschleifen oft per E-Mail bzw. über die Kommentarfunktion einer Textverarbeitungssoftware. Das erfordert von den involvierten Mitarbeitern ein hohes Maß an Aufmerksamkeit, da nicht nur verschiedene Versionen eines Dokumentes kursieren, sondern auch der korrespondierende Mailverkehr mit der Zeit immer unübersichtlicher wird. Eine Kollaborationslösung aus der Cloud kann diesen Prozess deutlich verschlanken, indem verschiedene Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können und Korrekturen per User-Protokoll nachgehalten werden.

Initialzündung durch Pilotprojekte

Das Beispiel zeigt, dass die Cloud nicht immer zwingend in den ganz großen Maßstäben gedacht werden muss, sondern oft sogar besser über kleine Pilotprojekte in den Büroalltag integriert und dann zunehmend skaliert werden kann. So kann aus einer kleinen Kollaborationslösung bei Bedarf auch ein abteilungsübergreifendes System für Dokumenten-Management werden. Diese Flexibilität ist eine der großen Stärken der Cloud. Erfordert die Ausweitung von On-Premise-Software eine Betreuung durch die IT-Abteilung, kann der Serviceplan für Cloud-Lösungen im Zweifel sogar eigenständig von den Fachbereichen an den Bedarf angepasst werden. Im Ausstellungsbereich „Business Management” der TWENTY2X können sich Besucher der Messe über solche und andere Cloud-Szenarien austauschen. Dort spielt neben Aspekten wie KI oder Big Data auch Cloud Computing eine zentrale Rolle.

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