Öffentlicher Mittelstand

Wie die Verwaltung Digitale Transformation meistert

„Wir stecken mitten in einem Redesign der Welt und aller ihrer Systeme. Allerdings wurde unsere physische Welt für das Leben vor 50 Jahren oder noch länger zurück gebaut. Wir brauchen ein ‚reverse engineering‘ um uns an das digitale Zeitalter anzupassen und müssen Infrastruktur schaffen, die in dieser festgefügten Umgebung lebt.“ So spricht Charles Landry, Smart-City-Vordenker und Schirmherr des Creative Bureaucracy Festivals, das seit 2018 jährlich in Berlin stattfindet. Das Festival lockt Verwaltungsmodernisierer aus ländlichen Kommunen, Großstädten und internationalen Regierungsorganisationen an. Es zeigt, dass "Creative Bureaucracy" kein Widerspruch in sich, kein Witz und keine Einladung zum Regelverstoß ist, sondern ernsthafte Innovation und die Modernisierung der Verwaltung längst begonnen haben.

Wie die Verwaltung Digitale Transformation meistert

Eine weitere wichtige Voraussetzung für funktionierendes E-Government ist die Einführung der elektronischen Aktenführung

Wie radikal die Veränderungen sind, zeigt sich an der Öffnung der Verwaltung im Umgang mit Daten. Eine Änderung des E-Government-Gesetzes (§12a EGovG) verpflichtet die Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung seit Mitte 2018, Rohdaten, die sie zur Erfüllung ihrer öffentlich-rechtlichen Aufgaben erhoben haben, zu veröffentlichen. Der Gedanke dahinter: Die Daten gehören dem Steuerzahler, der ihre Erhebung schließlich finanziert hat. Wenn keine datenschutzrechtlichen Bedenken entgegenstehen, sollen sie zur Verwendung durch jedermann zur Verfügung stehen. Das soll Bürgern, Unternehmen und zivilgesellschaftlichen Akteuren ermöglichen, die Daten für neue Erkenntnisse, für Geschäftsmodelle, Produkte und Services einzusetzen. Die öffentliche Verwaltung selbst soll natürlich ebenso davon profitieren. Und tut das auch. Transparenz, Teilhabe und die Kooperation innerhalb der Verwaltung und mit externen Partnern wachsen. Ob die Vornamenstatistik für Krefeld, Wirtschaftsdaten für Alt Duvenstedt, NO2-Belastung in Hildesheim oder Starkregengefahren in Gelsenkirchen – zu fast jedem denkbaren Thema und Zusammenhang liegen öffentlich zugängliche Daten auf den Portalen. Auf GovData finden sich auch die Such-Favoriten der Anwender: „Jugendarbeit“ lag 2019 ganz vorn.

Der aktuelle Renner unter den Initiativen zur Verwaltungsmodernisierung ist jedoch eindeutig das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“, kurz Onlinezugangsgesetz oder OZG. Bis 2022 sollen Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen auch digital anbieten und ihre Portale zu einem Verbund verknüpfen. Treiber ist der IT-Planungsrat, der die IT-Initiativen der föderalen Ebenen koordiniert. Koordination ist ohnehin das Zauberwort der Verwaltungsmodernisierung und wie immer steckt der Teufel im Detail. Ein Verwaltungsportal, in dem alle Leistungen von Behörden nach Lebens- und Geschäftslagen für Bürger und Unternehmen online zugänglich sind und das en passant die dahinterstehenden Prozesse gleich mit optimiert, ist ein Ziel von schlichter Schönheit. Und zugleich enorm schwer zu erreichen. Schon die Orientierung an Lebenslagen löst die bisherige Strukturierung nach Ämtern und Zuständigkeiten auf und macht die Abstimmung der nötigen Informationen, Prozesse oder Formulare aufeinander zwingend notwendig.

Halbzeit beim OZG

Zeit für eine Halbzeitbilanz zum OZG. Der Databund als Bundesverband der mittelständischen IT-Dienstleister und Softwarehersteller mit Spezialisierung auf die Öffentliche Verwaltung nennt denn auch unter anderem die Interoperabilität des Portalverbundes, verstärkte Standardisierung und die durchgängige Digitalisierung der Prozesse als Erfolgsfaktoren. So sei der Wunsch, Datenfelder einheitlich zu gestalten so alt wie die Digitalisierung selbst. Zugleich sei klar, dass eine Vereinheitlichung nicht ohne vollständige Neuordnung des Rechtsrahmens möglich sei. Der Databund beklagt, dass die Fachverfahrenshersteller zwar über das nötige Know-how verfügten, bisher aber zu wenig in die OZG-Umsetzung einbezogen würden. Mit Blick auf den Portalverbund und seine Interoperabilität kritisiert der Databund die bisher gewählten völlig neuen technologischen Ansätze, die enorme Aufwände verursachten und zu bereits bestehenden Lösungen nicht kompatibel seien. Gemeinsam mit seinen Mitausstellern aus dem Kreis der Databund-Mitglieder wird der Verband auf der TWENTY2X gangbare Wege und konkrete Lösungen für die pünktliche OZG-Umsetzung bis 2022 präsentieren.

Eine weitere wichtige Voraussetzung für funktionierendes E-Government ist die Einführung der elektronischen Aktenführung, natürlich ordnungsgemäß,  rechts- und revisionssicher. Dabei müssen Medienbrüche eliminiert, ortsunabhängiger und kontinuierlicher Zugriff ermöglicht, Geschwindigkeit und Transparenz erhöht und vereinfachter Austausch von Dokumenten ermöglicht werden. Der ökologisch vorteilhafte Papierverzicht gehört ebenfalls zum Zielkorridor der E-Akte - und ebenso zu E-Beschaffung und E-Rechnung. Und bei all dem soll die Wirtschaftlichkeit natürlich nicht zu kurz kommen.

Es gibt also noch einiges zu tun und es fällt auf, dass die Ausgangsbasis, die Herausforderungen und die Lösungsoptionen in der Verwaltung sich gar nicht so sehr von jenen der Wirtschaft unterscheiden. Schaut man beispielsweise auf das Gefälle zwischen groß und klein, zwischen Stadt und Land, dann springen die Skaleneffekte der größeren Einheiten unmittelbar ins Auge. Großunternehmen sind auf dem Weg ihrer digitalen Transformation meist weiter vorangeschritten als Mittelständler und Familienunternehmen.

Kleinere Kommunen im Fokus

Ähnlich fällt der Vergleich zwischen Großstädten und ländlichen Kommunen aus. Zwar haben die kleineren Einheiten vermeintliche Vorteile geringerer Komplexität, aber dafür natürlich auch weniger Kümmerer. Nicht selten sind es einsame Akteure, die einen Transformationsprozess anschieben und umsetzen sollen, der den Laden kurzerhand und kräftig in die Zukunft schubst. Ob der „Laden“ ein KMU oder eine Gemeinde ist, ergibt strukturell keinen großen Unterschied. Schließlich müssen alle Kernfunktionen, Leistungen und Produkte angefasst und optimiert werden. Alle, wirklich alle denkbaren Verwaltungsleistungen sollen ja in Posemuckel genauso verfügbar sein wie in Berlin. Und dafür muss eben die Gemeindeverwaltung Posemuckel "an denselben Draht" wie die Hauptstadt. Wo fangen wir an? Was ist wirklich wichtig? Wer kann helfen? Und welche technologischen Lösungen halten uns nicht nur im Spiel - vulgo pünktlich OZG-fähig - sondern bringen uns auf die Gewinnerstraße, zum Beispiel als attraktive Wohn- und Ansiedlungsorte für Bürgerinnen und Bürger und für Unternehmen? Diese Fragen sind für jeden Modernisierer entscheidend.

Kleinere Kommunen und insbesondere der ländliche Raum stehen bei der politisch angestrebten Schaffung gleichwertiger Lebensverhältnisse in Deutschland im Fokus. Mittelständische und Familienunternehmen sind häufig hier angesiedelt. Die „Hidden Champions“ tragen Wachstum und Prosperität. Sie erwarten zu Recht eine Infrastruktur, die ihnen die nötige Beinfreiheit gibt - und das eben längst nicht mehr nur bei physischer Infrastruktur. Die Studie „Zukunft wird vor Ort gemacht“ der Initiative Stadt.Land.Digital im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie wies 2018 darauf hin, dass immerhin knapp zwei Drittel aller Städte und Gemeinden eine Digitalisierungsstrategie planten, entwickelten oder bereits hätten. Dabei sähen zwar fast alle den Schwerpunkt der Digitalisierung im „Kerngeschäft“ ihrer Verwaltungsprozesse. Doch immer mehr Städte und Gemeinden würden erkennen, dass auch Handlungsfelder wie Mobilität, Bildung, Energie und Gesundheit hier integriert werden sollten. Netzwerke wie kommune.digital - auch Aussteller auf der TWENTY2X - verknüpfen das Rathaus mit dem lokalen Handel und Gewerbe, mit Schulen und Gesundheitseinrichtungen, bieten all diesen Akteuren Beratung und Plattformen für den gemeinsamen Austausch an.

Kein Sektor ist größer, keiner bietet mehr Potenzial für Gestaltung als die öffentliche Verwaltung. Er braucht - und hat schon heute - ideenreiche und veränderungsfreudige Menschen, die das Gemeinwohl zu ihrem Beruf machen. Für alle digital-orientierten Akteure und solche, die es werden wollen, ist die TWENTY2X der Treffpunkt, an dem moderne, IT-gestützte Verwaltung ein Gesicht bekommt.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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