Abschied vom Fax

Der zentrale strategische Einkauf bei der Bielefelder Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG hatte zuvor die weltweiten Anforderungen in Erfahrung gebracht und definiert, wie Einkaufsvorgänge per E-Mail aus SAP heraus verbessert werden könnten. Ziel war es, auch in diesem Bereich die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Es galt, ein funktionierendes System der Kontrakt- und Bestellausgabe zu installieren, das Telefax als Technologie ablöst.

„Zwar kann man auch aus dem SAP-Standard heraus E-Mails versenden“, erklärt Janine Dallüge, IT-Beraterin für SAP-MM bei der Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG. „Diese Methode erfüllt allerdings nicht die innerbetrieblichen Anforderungen.“ Der in den SAP-Standard integrierte Mailversand bietet nach ihrer Einschätzung zu wenig Stärken im Handling und erlaube nicht den Grad an Professionalität in der Kommunikation, dem man sich seinen Geschäftspartnern gegenüber verpflichtet fühle. Zum Beispiel konnten seinerzeit weder Anhänge mitgeschickt werden noch ließen sich individuelle Begleittexte formulieren oder dedizierte – nicht änderbare - Absenderadressen angeben. Eine solche Absenderadresse gehört aber zu den ermittelten Anforderungen.

Die neue Kommunikationsplattform auf Basis des Mailcenters von Munich Enterprise Software, verbessert den SAP-Standard dahingehend, dass sich Absenderadressen und E-Mail-Textkorpus individualisieren und auch Anhänge beifügen lassen. „Oft möchte unser Einkauf zum Beispiel mit der Bestellung auf Angebote oder Verhandlungsprotokolle verweisen“, verweist Dallüge auf Vorteile im Arbeitsalltag. „Auch müssen jedem Beleg Einkaufsbedingungen und in manchen Fällen Lieferanweisungen als PDF-Standardanhang beigefügt werden. Diese Formulare mussten wir in der IT damals innerhalb von SAP aufwändig programmieren, um sie automatisch per Fax mitschicken zu können.“

Dank der neuen Software gibt es jetzt eine zentrale Stelle, an der die Einkäuferinnen und Einkäufer die aktuellste Version des benötigten PDF-Dokumentes ablegen kann. In einem Arbeitsschritt werden PDFs sofort mitversendet. In einem Cockpit können noch nicht versendete, fehlerhafte oder bereits versendete E-Mails überwacht und verwaltet werden.

Transparente Kommunikation mit Lieferanten

Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt in einer europäischen Landesgesellschaft rollte das IT-Team von Dr. Oetker diese Plattform nach und nach in weiteren Landesgesellschaften aus. Größte technische Herausforderung des Projekts war es, dass man zeitgleich auch die durchgängig elektronische Belegfreigabe einführte, um das Ausdrucken von Belegen zu beenden. „Wir wollten Bestellungen und Kontrakte nicht erst ausdrucken, um dafür Unterschriften basierend auf unserem Vollmachtenkatalog hinzuzufügen, und sie anschließend wieder einscannen, um sie dann per E-Mail verschicken zu können“, sagt Janine Dallüge. Die elektronische Freigabe war quasi die Voraussetzung, um zu einer vollständigen Digitalisierung mit dem Mailcenter zu kommen.

Heute ist die Kommunikationsplattform in 35 Landesgesellschaften in Europa sowie Nord- und Südamerika im Einsatz; im weltweiten Einkauf versenden alle Beschäftigten über das Mailcenter Einkaufsbelege an die Lieferanten. Auch der Vertrieb hat bereits damit begonnen, die Plattform für den Dokumentenversand zu nutzen.

„Mit der neuen Plattform gestalten wir den Bestellversand im Einkauf international einheitlich und effizient“, erklärt Andreas Hübner vom zentralen Einkauf in Bielefeld. „Eine Statusübersicht aller Kontrakte und erstellten Bestellungen garantiert, dass diese bearbeitet und rechtzeitig an den Lieferanten versendet werden. Außerdem haben wir durch die Integration in unser bestehendes SAP keinen Systembruch und sparen viel Zeit: keine Ausdrucke, kein Einscannen, kein Faxversand, keine Briefe mehr kuvertieren – und der Lieferant hat alles in Sekundenschnelle in seinem Mail-Postfach.“ Außerdem sorgt das Einsparen von Ausdrucken und Kopien zugleich klar für mehr Nachhaltigkeit.

Auch wenn weitere Abteilungen wie Vertrieb und Buchhaltung inzwischen in Teilen den E-Mail-Versand aus SAP heraus nutzen, bleibt der Einkauf das Hauptanwendungsfeld des Mailcenters, denn im Vertrieb läuft ein Großteil der Kundenkommunikation über EDI. Dagegen spielt im Einkauf dagegen eine Anbindung der Lieferanten über EDI aktuell eher eine untergeordnete Rolle.

Über Dr. Oetker

Ob Backzutaten, Desserts, Snacks oder Pizza: Um die unterschiedlichen Verbraucherwünsche weltweit zu erfüllen, führen die mehr als 40 Landesgesellschaften von Dr. Oetker sowohl mehr als 4.000 nationale und auch internationale Produkte in ihren Sortimenten. Vor 130 Jahren in Bielefeld gegründet, zählt das Familienunternehmen mit über 17.000 Mitarbeitern weltweit heute zu den führenden Nahrungsmittelproduzenten in Europa – und war bereits in den 1970er-Jahren einer der allerersten Kunden der 1972 gestarteten SAP. Im Geschäftsjahr 2020 erzielten die Bielefelder gemeinsam mit der Conditorei Coppenrath & Wiese einen Umsatz von gut 3,7 Mrd. Euro.

Bildquelle: Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG