21.02.2013 Docuware 6 jetzt vollständig webbasierte Archivsoftware

Abschied von der Papierablage

Von: Birgit Schuckmann

Die Docuware GmbH, Germering, bietet mit der neuen Version 6 ihres Dokumentenmanagement-Systems erstmals den kompletten Funktionsumfang im Browser an. Ebenfalls neu sind Zusatzmodule, die tägliche Arbeitsabläufe einfacher gestalten, wie Docuware Import, Connect to Mail, Barcode & Forms, Docuware Request und nicht zuletzt der Workflow Manager einschließlich grafischem Workflow Designer.

Schon 2006 startete der DMS-Spezialist Docuware mit dem Web-Client in die Internet-Ära. Die aktuelle Version 6 stellt jetzt als Weiterentwicklung den kompletten Funktionsumfang der Software als webbasierte Lösung bereit, die mit rund 10.000 Installationen und über 100.000 Anwendern zu den weltweit populärsten DMS-Lösungen zählt.

Docuware 6 erfüllt – ob als On-Premise- oder Cloud-Lösung – bereits heute alle Anforderungen der SAP-Schnittstelle Archive Link. Das hat die SAP AG durch Zertifizierung des aktuellen Interfaces bestätigt. Via Docuware Connect 6 erfolgt die Verbindung von DMS- und ERP-Lösung. Beispielsweise lassen sich ein- und ausgehende Dokumente, Drucklisten, SAP-Archivdateien, aber auch PC-Dateien, zum Beispiel Microsoft Word- oder Excel-Files, direkt aus SAP-Systemen heraus im zentralen Dokumenten-Pool von Docuware ablegen.

Als weiteres Highlight der neuen Version gilt der „Intelligent Indexing Service“ als Revolution der Papierablage: Ohne lästige Konfiguration lernt der Internet-Dienst selbständig während der Ablage von Dokumenten und nutzt sein Wissen für die Automatisierung der nächsten Ablagevorgänge. Gerade Unternehmen, die eher kleinere Mengen an Dokumenten verschiedener Art verarbeiten, profitieren von dieser Neuerung.

Und so funktioniert der Intelligent Indexing Service: Beim erstmaligen Erfassen eines Dokuments klickt der Anwender mit der ebenfalls neuen One-Click-Indexing-Funktion auf den Firmennamen, das Datum und bei Bedarf auf weitere Indexbegriffe im Dokument. Den Dokumenttyp wählt er aus einer angebotenen Liste aus. Intelligent Indexing lernt dann vom Anwender: Werden danach ähnliche Dokumente dieses Unternehmens eingescannt, werden die Indexierungskriterien automatisch angewendet. Die Ablage der Dokumente erfolgt innerhalb von Sekunden unter dem richtigen Firmennamen – nach Dokumenttyp gruppiert und richtigem Datum sortiert. Felder müssen nicht mehr manuell ausgefüllt, Einträge nur noch per Klick bestätigt werden.

Erweitert wird dieses Konzept durch den webbasierten Service „Crowd Learning“, der das von einem Anwender Gelernte auch allen anderen Nutzern des Service zur Verfügung stellt. Dadurch kategorisiert Intelligent Indexing nach und nach immer mehr Dokumente gleich beim ersten Erfassen automatisch korrekt.

www.docuware.com