Abschied von IBM Notes ohne Hängen und Würgen?

Der Abschied von Notes fällt IT-Leitern alles andere als leicht, haben sie doch in der Vergangenheit oft sehr viel in Anwendungen und Prozesse investiert, die auf dieser Plattform aufbauen. Die Störung laufender Projekte oder des Tagesgeschäftes während des Migrationsprozesses werden ebenso als Vorbehalt angeführt wie die Befürchtung einer langwierigen, stressigen und vor allem komplexen Migrationsphase. Dazu kommt der Vorbehalt, dass der neue Eigentümer HCL offenbar bereit ist, kräftig in die Entwicklung und Vermarktung von Notes zu investieren; das könnte durchaus die klassischen „Fear, Uncertainty and Doubt“-Strategien des Wettbewerbs durchkreuzen. Die im Dezember angekündigte Übernahme wurde Ende Juni endlich auch formal abgeschlossen.

Viele der berechtigten Befürchtungen können aber durch den „Einsatz der richtigen Migrations-Tools und durch eine gute Planung“ ausgeräumt werden, verspricht Roman Jacobi. Ein Zusatznutzen sei die Möglichkeit, durch die Einführung eines gesetzeskonformen Archivs zugleich auch die Anforderungen der EU-DSGVO, der GoBD und die separate Archivierung privater E-Mails gemäß Telekommunikationsgesetz berücksichtigen zu können. Alles in einem Projekt!

Herausforderung Notes-Migration

Es gibt vielfältige Herausforderungen, die es bei einer Migration von IBM Notes zu beachten gilt, konzediert Roman Jacobi. Doch dank der Erfahrung in der Durchführung von E-Mail-Migrationen, insbesondere von Notes, könne Netmail einige grundsätzliche Aspekte definieren, die es bei einer Notes-Migration zu beachten gilt. Dazu zählt Jacobi unter anderem folgende Themen:

• Der allgemeine Zustand des Notes-Systems

• Der Umgang mit in Notes verankerten Prozessen (z.B. Ressourcen, Sammel-Accounts, Workflows)

• Die Handhabung von persönlichen Notes-Archiven

• Die Beachtung freigegebener Ordner und Adressbücher

• Der Blick auf konfigurierte Berechtigungen in Notes

• Eine Technik für den Umgang mit großen Datenmengen, insbesondere großer Mailboxen

• Eine Strategie für die Kommunikation mit den Anwendern

• Die Beachtung verfügbarer Bandbreiten zwischen Lokationen

• Einen Plan für von Notes verschlüsselte E-Mails

Netmail ist eine Tochter der kanadischen Netgovern Inc. mit Hauptsitz in Montreal und hat jahrzehntelange Erfahrung mit Migrationen von Groupwise, Notes, Zimbra und vielen weiteren Systemen. Hierbei wurden laut Roman Jacobi bei über 3.000 Kunden über drei Millionen Postfächer in neue Systeme überführt. Die Migrationsmethode von Netmail unterscheide sich von denen der Mittbewerber, da die Grunddaten bereits vor der eigentlichen Migration in das neue System überführt werden. Das heißt: Zum eigentlichen Migrationszeitpunkt wird nur noch ein Bruchteil der benötigten Daten in das neue E-Mail-System migriert. In der Zwischenzeit bleiben alle Informationen im plattformunabhängigen XML-Format weiterhin zugänglich. Dadurch reduziert sich der Zeitaufwand der Migration, die so laut Jacobi zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden kann. Dasrüber hinaus gebe es die Möglichkeit, Migrationen nicht per Stichtag, sondern phasenweise durchzuführen.

Die phasenweise Migration empfiehlt Jacobi insbesondere großen Unternehmen, aber auch Firmen mit mehreren Standorten; dabei stelle der „Koexistenzmanager“ durch ein Mapping der Postfächer die Zusammenarbeit zwischen altem und neuem E-Mail-System sicher. Anders als die meisten client-basierten Lösungen anderer Anbieter sei Netmails Migrator for Notes ein serverbasiertes Werkzeug; demzufolge entfalle die langsame und fehleranfällige MAPI-Übertragung.

Stichtags- oder phasenweise Migration

Laut Jacobi migriert der Migrator for Notes zudem alle geforderten Nachrichtentypen, Anhänge, nativen Archive, von Notes verschlüsselte Nachrichten, Adressbücher, Kalender, Aufgaben, Verteilerlisten, Vertretungsrechte „und vieles mehr“. Gerade bei einer geplanten Stichtagsmigration, zum Beispiel an einem Wochenende, seien ja schnelle Datenübertragungsraten sowie ein zentrales Reporting gefragt. Optional ist es anhand einer vorgelagerten Analyse des Notes-Systems auch möglich, die persönlichen Notes-Archive automatisiert einzusammeln und eine Auswertung der verschlüsselten Nachrichten zu erhalten.

Netmails umfassendes Lösungspaket ermöglicht die Migration und Verwaltung der Daten von Unternehmen, die von Notes auf eine Microsoft-Plattform wechseln wollen. Mögliche Zielsysteme sind Exchange 2010, 2013, 2016 und Office 365 – aber auch Hosted Exchange Systeme, Hybride Umgebungen oder Amazon Workmail. Einige Vorteile einer Migration von Notes-Quellsystemen (möglich ab Version 8.0 aufwärts) mit Netmail hat Marketing-Manager Roman Jacobi zusammengestellt:

• Vorgelagerte Analyse der Notes-Nutzung z.B. bezüglich Verschlüsselung, lokaler Archive, Adressbüchern und Vertretungsberechtigungen

• Migration von E-Mails, Terminen, Besprechungen, Aufgaben und Kontakten

• Dechiffrierung der durch Notes verschlüsselten Nachrichten

• Koexistenzmanager für die selektive Steuerung des Routings pro Anwender zwischen Notes und Microsoft Exchange bzw. Office365

• Serverbasierte Migration mit der Möglichkeit der Offline-Migration, z.B. von schlecht angebundenen Außenstellen

• Möglichkeit der Stichtags- und sanften Migration z.B. nach Abteilung über einen längeren Zeitraum

• Automatisches Einsammeln von lokalen Notes-Archiven und Adressbüchern

• Übertragung der Vertretungsberechtigungen

• Automatisches Benutzer-Mapping zwischen Notes und Active Directory

• Automatisierte Kommunikation mit den Anwendern durch E-Mail-Benachrichtigungen und Nutzer-Umfragen

• Möglichkeit der Einführung eines gesetzeskonformen Archivs mit Netgovern

Durch den optionalen Einsatz der modularen Software-Suite Netgovern Archive kann neben der Migration des E-Mail-Systems und der Daten auch eine gesetzeskonforme Archivierung eingeführt werden – für die Sicherstellung von Compliance und Datenschutz in Unternehmen. Netgovern sorgt für gesetzeskonforme Verwaltung unterschiedlicher Daten auf Basis intelligenter Information-Governance-Prinzipien.

Bildquelle: Netmail EMEA GmbH