Abschied von SAP

Als expansives und international ausgerichtetes Unternehmen der Do-it-yourself-Branche setzt DIY sein Know-how in über 40 Ländern ein und vertreibt die Produkte über Baumärkte, Fachhändler sowie diverse Online-Shops. Ende 2020 trat Geschäftsführer Karl Koob an die Freiburger Softwareschmiede heran, weil das ERP-System SAP R/3 abgelöst werden sollte. Koob kannte Trend-ERP und das Team dahinter bereits aus einem früheren Projekt, bei dem er als Geschäftsführer eines anderen Unternehmens den Systemwechsel zu Trend-ERP begleitet hatte. 

„Es war bereits vor Projektstart klar, dass die Ablösung kompliziert wird – und das geht nur in einem firmenübergreifenden Team“, begründet Koob die Software-Entscheidung. Sie sei „für Trend gefallen, weil ich die Projektleiterin Ines Klein gut kenne und dem Geschäftsführer Guido Schür vertraue“. Hauptgründe für den Systemwechsel seien die komplexe Struktur des bisherigen ERP-Systems gewesen, bei dem R/3 mit verschiedenen Insellösungen zum Einsatz kam. Das bedingte eine intensive externe Betreuung, die wiederum mit hohen Wartungs- und Beratungskosten verbunden war.

Große Herausforderungen

Vorab analysierte das Projektteam, bestehend aus der Projektleiterin Klein und dem technischen Geschäftsführer Schür, bei einem dreitägigen Prototyping in Rottenacker in enger Zusammenarbeit mit Koob die kompletten Abläufe des Unternehmens. Auf Basis der Ist-Analyse und der darin enthaltenen Prozessabläufe in Verbindung mit den Funktionen von Trend-ERP machte das Softwarehaus dann ein verbindliches Projekt-Angebot. Anfang März 2021 wurden schließlich die Verträge in Rottenacker unterzeichnet und somit der Startschuss für das Projekt gegeben.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9-10/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Ablösung der Prozesse eines integrierten R/3-Systems inklusive der EDI-Anbindung vieler Baumarkt-Kunden einerseits, einigen gewachsenen Insellösungen in den Bereichen Kommissionierung und Versand mit mobiler Datenerfassung andererseits, stellten wegen der zeitlichen Vorgabe von nur sechs Monaten Projektdauer eine echte Herausforderung dar. Tagtäglich 8.000 MDE-gestützte Kommissionierpositionen und 900 EDI-Bewegungen – von Orders über Desadv bis Invoice – ließen weder Unklarheiten noch lückenhafte Lösungen zu.

„Die Prozesse in SAP waren über Jahre gewachsen und schlecht bis gar nicht dokumentiert“, blickt DIY-Geschäftsführer Karl Koob auf die Ausgangslage zurück. „Es wurde sehr viel ‚angepasst‘ und versucht, mangelnde Prozesse im ERP-System abzubilden.“ Man habe deshalb einen Partner gesucht, „bei dem wir nicht abhängig von einer einzelnen Person sind. Des Weiteren war unsere Abhängigkeit von EDI-gestützter Auftragsannahme derart hoch, dass nur ein Partner in Frage kam, der diese Schnittstelle versteht und zusammen mit dem Dienstleister Lösungen findet.“

Die Projektarbeit begann unmittelbar nach Vertragsabschluss im April 2021 mit dem Ziel, bereits im Oktober 2021 „live“ zu gehen und das System produktiv zu nutzen. Dieser straffe Zeitplan machte vorab eine intensive Projektplanung unabdingbar. Dem Projektteam standen hierfür erstmalig auch Rebecca Guth und Nico Wickersheim aus dem jungen Entwicklerteam der Freiburger Software-Schmiede zur Seite, die von Projektbeginn an mit technischen Aufgaben betraut waren.

EDI ist keine Unbekannte

Die Automatisierung per EDI mit den resultierenden Vorteilen, wie kürzere Verarbeitungs- und Antwortzeiten sowie weniger Fehler, ist bei DIY schon lange Praxis; sie wurde im Altsystem entsprechend komplex genutzt. 

Nunmehr werden alle benötigten Daten von Trend-ERP bereitgestellt. Für den Datenaustausch zu den Kunden oder Lieferanten kommt die von der Firma Intellinice GmbH aus Schwentinental installierte Software Lobster_data zum Einsatz, mit der alle Kunden-Mappings in kürzester Zeit aus den gewachsenen SAP-Strukturen herausgelöst wurden. Auch bei der integrierten Rechnungswesen-Software EVM des langjährigen Partners Portolan aus Heilbronn gelang die Umstellung innerhalb des zeitlichen Rahmens.

Vor allem in der Kommissionierung und im Versand war das Projektteam gefordert, denn diese Bereiche waren zuvor über Insellösungen integriert. Weil deshalb nicht auf Echtzeitdaten zugegriffen werden konnte, musste DIY früher zeitlichen Verzug bei den Buchungen in Kauf nehmen.

Nun aber ist dank des neuen ERP-Systems eine stetige Verfügbarkeit der Daten gegeben. DIY kann direkt auf die aktiven Datenbestände aus dem ERP-System zugreifen und diese ad-hoc genau dort verarbeiten, wo sie „prozessmäßig“ gebraucht werden. Der gesamte Lagerbereich, die Kommissionierung, der Versand sowie die Produktion wurden deshalb mit modernsten mobilen Geräten ausgestattet. Per Web-Client erfolgen auch die Rückmeldungen „online“. Die Installation und Konfiguration der einzelnen Geräte erfolgten hier vollautomatisiert.

Enge Zusammenarbeit 

Die enge Zusammenarbeit, die intensive Planung und kurze Kommunikationswege zu den einzelnen Fachbereichen waren Erfolgsgaranten des Projektes. „Jeder hat sich auf den anderen verlassen können“, sagt Projektleiterin Klein. „Alle neu umzusetzenden Projekte wurden an unserem Firmensitz technisch realisiert und ausgiebig getestet, sodass wir mit den fertigen Lösungen und den anberaumten Schulungen im definierten Zeitrahmen lagen.“ 

Über die DIY Element System GmbH

Das Unternehmen und die Marke Element System stehen seit 1954 für flexibel einsetzbare Regalsysteme in privaten Lebensräumen – vom Keller bis zum Dachboden, von der Garage bis ins Wohnzimmer. Alle Produkte werden in Deutschland entwickelt, größtenteils im Werk Rottenacker hergestellt und in über 40 Ländern weltweit verkauft.

Bildquelle: DIY Element System GmbH