An E-Invoicing führt kein Weg mehr vorbei

Viele Studien belegen: E-Invoicing, also digitalisierte Rechnungsprozesse und elektronischer Rechnungsversand bzw. -empfang, kann im Vergleich zum papierbasierten Rechnungsprozess zwischen 60 und 80 Prozent der Kosten einsparen. Als positive Nebeneffekte werden Erfassungsfehler reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und Skontoerträge gesteigert. Außerdem wird E-Invoicing in vielen Ländern vermehrt gesetzlich verpflichtend, in Deutschland zum Beispiel seit November 2020 für Geschäfte mit Bundesbehörden. Länder und Kommunen müssen hierzulande bereits seit April 2020 elektronische Rechnungen annehmen.

Daher ist es weniger eine Frage des „Ob“ sondern vielmehr des „Wann“ die elektronische Rechnung die Papierrechnung auf breiter Front verdrängt haben wird. Wurden 2016 laut Branchenverband Bitkom noch 58 Prozent aller Rechnungen per Papier ausgetauscht, waren es 2018 nur noch 44 Prozent. Dieser Trend ist stetig. Laut Bitkom Digital Office Index 2020 verschickte im vergangenen Jahr nur noch jedes dritte Unternehmen Rechnungen auf Papier. 

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Im Umkehrschluss heißt das laut Bitkom: Für acht von zehn Unternehmen ist E-Invoicing aktuell ein Thema. Favorisierte Übertragungswege sind dabei die E-Mail mit PDF-Anhang oder der EDI- bzw. Edifact-Transfer. Die deutschen Standard-Formate XRechnung und Zugferd finden bisher wenig Akzeptanz. 

Dabei gehört Deutschland keineswegs zu den Vorreitern in Sachen elektronischer Rechnungsstellung. Im Gegenteil, hier laufen die südeuropäischen Länder wie Italien, Spanien, Kroatien aber auch Ungarn und Skandinavien Deutschland den Rang ab. Für international aktive Unternehmen hat E-Invoicing daher überdurchschnittlich hohe Priorität.

Ein Experte in Sachen Eingangsrechnungsverarbeitung ist die Ahrensburger xSuite Group. Dieser Hersteller von Software zur Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse hat es sich zur Aufgabe gemacht, weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereitzustellen, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen – nicht nur im Rechnungswesen, sondern auch in Einkauf und Beschaffung sowie bei Akten-management und Archivierung. Die Lösungen werden on-premises, cloudbasiert oder hybrid angeboten. Vor Ort installierte Anwendungen können um Standardprozesse aus der Cloud ergänzt werden.

Wie das erfolgen kann und welche Rolle Cloud Computing dabei spielt, erläutert im Interview Matthias Lemenkühler, CEO der xSuite Group GmbH. Er geht dabei auch auf das neue Interface „E-Invoice Prism“ für international tätige Unternehmen ein, die elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten erhalten.

Herr Lemenkühler, xSuite beschäftigt sich seit über 25 Jahren mit der Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen. Gibt es in dem Bereich überhaupt noch etwas Neues?

Sie nennen die Pandemie einen Katalysator für die digitale Transformation. Warum? Und haben Sie dafür konkrete Beispiele?

Lemenkühler: Im Frühjahr 2020 ist klar geworden, wie störungsanfällig papierhafte, manuelle Prozesse sind. „Alle im Home Office“ war bei einigen Unternehmen gleichbedeutend mit „Nichts geht mehr“. Rechnungen in der Dokumentenmappe auf dem Schreibtisch im Büro können zum Beispiel nicht geprüft und freigeben werden, falls die Person nicht im Büro sitzt. Auf der anderen Seite haben die Erfahrungen des letzten Jahres den Unternehmen gezeigt, dass digitales Arbeiten über die Cloud gar nichts mystisches ist und sehr gut funktioniert.

Ich glaube nicht, dass sich die Uhren nach Abklingen der Pandemie wieder komplett zurückdrehen. Digitalisierung und Cloud haben in den letzten Monaten einen zusätzlichen Push bekommen, zusätzlich zum generellen Trend. Insofern ist Corona ganz klar ein Katalysator für die digitale Transformation geworden.

Wo haben Unternehmen in Ihren Augen denn aktuell den größten Bedarf? 

Lemenkühler: Wir sind spezialisiert auf Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. ERP-Systeme sind häufig große, mächtige Systeme und die Prozesse sind über Jahre gewachsen, sodass Nutzerfreundlichkeit und Effizienz eher weniger gegeben sind. Da muss man jetzt ansetzen. Und zwar zunächst bei der Erfassung von Inhalten, dem „Information Capture“. Eingehende Belege werden dann, sofern noch in Papierform, gescannt und dann gemeinsam mit den PDF-Eingangsdokumenten (Tendenz steigend!) per OCR ausgelesen. So gelangen die Daten schon einmal automatisch ins ERP-System und müssen nicht abgetippt werden. 

Im Bereich „Business Automation“ ergänzen Workflows die operativen Arbeitsschritte in Einkauf und Buchhaltung, z. B. für Bedarfsmeldung und Bestellung oder Rechnungsprüfung und -freigabe. ERP-Systeme verfügen hier meistens nur über rudimentäre Funktionen für die Zusammenarbeit. Mit passenden Workflows kann man die Abläufe dagegen viel einfacher gestalten. Noch einen Schritt weiter geht, wer statt zu digitalisieren gleich hundertprozentig digital arbeitet.

Ein Beispiel dafür ist unser Business-Partner-Portal für die Kommunikation mit Lieferanten und den gegenseitigen Dokumentenaustausch. Da wird nichts mehr gedruckt, verschickt oder wieder eingescannt, sondern alle Vorgänge laufen von Beginn an zu 100 Prozent digital. 

Welche Rolle spielt die Cloud dabei?

Lemenkühler: Der Trend ist klar: Wirklich durchgängige Digitalisierung, auch im Austausch mit Geschäftspartnern, funktioniert nur unter Einbezug der Cloud, wie das Beispiel des Business-Partner-Portals zeigt. Status quo ist jedoch, dass die Cloud heute noch nicht der vorherrschende Standard ist. Bei unseren Kunden finden wir eigentlich immer die -Situation vor, dass es bestehende Prozesse und on-premises (vor Ort) installierte Systeme gibt. Das sind gewachsene Strukturen, man fängt hier nie auf der grünen Wiese an. Das gilt insbesondere für ERP-Systeme.

Deshalb setzen wir auf einen hybriden Betrieb. Wir wollen den Kunden dort abholen, wo er ist – und ihm dann den Weg in die Zukunft ebnen. Dieser führt zumeist über hybride Szenarien, also über Mischmodelle aus on-premises und Cloud. Dort setzen wir an und helfen Unternehmen, ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse einfacher, flexibler, schneller zu gestalten – indem sie bestimmte Services aus der Cloud hinzunehmen. Unsere Strategie lautet: „Cloud first, aber nicht Cloud only“.

Welche Anwendungsszenarien haben Sie dabei im Blick: Private-, Hybrid- oder Public-Cloud?

Lemenkühler: Grundsätzlich kann man mit unseren Lösungen alle drei Modelle abbilden. Aktuell ist die Private-Cloud weiter verbreitet; das bestätigen auch die Zahlen des jüngsten „Bitkom Digital Office Index“. Der Trend geht aber zu Hybrid- und Public-Modellen, denn dort kommen die Vorteile der Cloud noch besser zum Tragen, vor allem Flexibilität, Skalierbarkeit und geringere TCO. Die Private-Cloud ist ja oftmals nur „Lift & Shift“ der vorhandenen IT-Systeme, anstatt dass auf Basis von Cloud-Technologien wirklich neue Betriebsmodelle in einer echten Cloud – also Cloud native – etabliert werden. Aus diesem Grund haben wir mit xSuite Helix ein eigenes Software-as-a-Service-Angebot entwickelt. Dieses SaaS-Angebot ist dann reine Public-Cloud.

Wird es in Zukunft überhaupt noch On-Prem-Lösungen von xSuite geben, beispielsweise für Kunden, die nicht in die Cloud gehen wollen oder können?

Lemenkühler: Jetzt und auch mittelfristig auf jeden Fall. Der Trend zur Cloud ist aber eindeutig und unumkehrbar. Deshalb legen wir bei der Weiterentwicklung unserer Lösungen darauf klar den Fokus. 

Neben den eigenen Cloudlösungen bieten Sie auch noch Cloudlösungen für die SAP-Technologien an. Welche sind das – und welche Vorteile versprechen Sie den Kunden damit?

Lemenkühler: Aktuell ist dies unser Business-Partner-Portal: Statt eingehende Papierpost zu digitalisieren, setzen wir hier einen Schritt früher an und gestalten die gesamte Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit Lieferanten von Beginn vollständig digital. 

Bezogen auf die Lösung an sich heißt das: Statt Medienbrüche zu überwinden, lassen wir solche erst gar nicht entstehen. Damit werden Prozesse schneller, einfacher und effizienter. Bezogen auf die „SAP Business Technology Platform“ (BTP): Der Weg geht in die Cloud, das sieht SAP so und das sehen auch wir so. Wir wollen unsere Kunden unterstützen, bei Innovationen vorne dabei zu sein und nicht von Entwicklungen abgehängt zu werden

Unter dem Motto „Rise“ hat SAP eine Initiative gestartet, um Kunden zu helfen, ihre Geschäftsprozesse zu transformieren und den Weg in die Cloud zu gehen. Ist diese Initiative auch für Ihre Kunden relevant? Falls ja, wie begleitet xSuite die Kunden auf diesem Weg?

Lemenkühler: SAP bietet „Cloud“ in den unterschiedlichsten Schattierungen an. Das Angebot reicht von Private-Cloud-Modellen, die eigentlich nur das Hosting umfassen, bis zu klassischen Multi-Tenant-SaaS-Lösungen aus der Public Cloud. Hinzu kommen noch unterschiedlichste Modelle, wie Cloud-Angebote, die von Partnern eingebunden werden. 

Das digitale Cloud-Ökosystem, das SAP aufbaut, ist bunt und vielfältig. „Rise with SAP“ soll eine Hilfestellung für SAP-Kunden sein, damit sie sich in diesem Ökosystem zurechtfinden und die richtige Lösung, das richtige Modell für sich finden. Das halte ich für sinnvoll und richtig – und es ist auch für unsere Kunden relevant.

Wir begleiten unsere Kunden auf ihrem Weg in die Cloud. In Bezug auf SAP heißt das: Die von SAP angebotenen Modelle unterstützen wir weitestgehend. Zum Beispiel ist unsere Software auch schon für die S/4 Hana Cloud Extended Edition zertifiziert. Außerdem sind wir immer ganz nah an den neuen Entwicklungen dran, die SAP vorantreibt, um unseren Kunden auch dafür schnell optimale Lösungen zu bieten. Dazu gehört auf jeden Fall unsere aktuelle Lösung für die Rechnungsverarbeitung, die sich als Cloud-Anwendung mit beliebigen Backend-Systemen verbinden lässt. Außerdem evaluieren wir, welche weiteren Aufgaben sich noch sinnvoll in der SAP BTP abbilden lassen.

Wir haben jetzt auch viel über SAP geredet, doch xSuite ergänzt ja auch andere ERP- und Fibu-Systeme. Ist auch die Ergänzung von Individualsoftware möglich, die zum Beispiel in der Warenwirtschaft vielfach noch im Einsatz ist?

Lemenkühler: Ja, auch hier bieten wir Lösungen. Insbesondere unsere Cloud-Produkte eignen sich dafür, denn sie lassen sich einfach über APIs anbinden. Prozesse, die wir in der Cloud an-bieten und die für beliebige Systeme nutzbar sind, sind etwa die Klassifizierung von Eingangspost, also eine Digitale Poststelle in der Cloud, aber auch Beleglesung oder Archivierung. 

Herr Lemenkühler, vielen Dank für das Interview!

Annahme von E-Rechnungen weltweit

Italien hat die E-Rechnung am konsequentesten umgesetzt: Seit Anfang 2019 müssen alle Rechnungen – ob B2B, B2C oder B2G – im maschinenlesbaren XML-Format FatturaPA verfasst sein. Auch der Übertragungsweg ist verpflichtend vorgegeben über das staatlich betriebene Austauschsystem SdI – kurz für „Sistema di Interscambio“. 

Viele andere europäische Länder sind in Sachen E-Invoicing ebenfalls schon weiter als Deutschland; hierzulande hat aber zumindest der öffentliche Sektor in Sachen Annahme von E-Rechnungen inzwischen technisch vorgelegt. Ein anderes gutes Beispiel kommt aus Asien: In Singapur gibt es staatliche Förderung und ein Anreizsystem für Unternehmen, die sich bei dem Verfahren „Invoice Now“ anmelden. Mit diesem Programm forciert die dortige Regierung das E-Invoicing und regelt damit sowohl das Format (XML) als auch den Übertragungsweg (Peppol-Netzwerk).

Eine für alles 

Die Beispiele zeigen: überall auf der Welt existieren Initiativen, um die E-Rechnung voranzutreiben. Sowohl die vorgeschriebenen Formate (XML, QR-Code) als auch Übertragungswege (Portal, E-Mail, beliebig) sind recht unterschiedlich. Für international tätige Unternehmen bringt dies eine gewisse Komplexität mit sich, denn den einen Weltstandard wird es auf absehbare Zeit nicht geben. 

Unternehmen sind deshalb auf eine Software angewiesen, die möglichst alle Formen eingehender E-Rechnungen verarbeiten und gleichzeitig deren Übertragung ins ERP-System zur Weiterverarbeitung anstoßen kann. Solch eine Software hat die xSuite Group entwickelt, unter deren Kunden sich eine Reihe international agierender Unternehmen befindet, die sich in den jeweiligen Ländern mit den dortigen Bestimmungen zur E-Rechnung beschäftigen müssen. Dafür wollen oder können sie nicht jedes Mal eine spezielle Software einführen. 

Globale Rechnungsbestimmungen abgedeckt

Mit „xSuite Interface E-Invoice Prism“, einer neu entwickelten Software, lassen sich deshalb Rechnungen in allen weltweit gebräuchlichen Formaten und Standards verarbeiten: XRechnung, Zugferd, Peppol BIS Billing 3.0, Factur-X und Invoice Now; weitere sind in Vorbereitung. Die Software holt maschinenlesbare Rechnungen im XML-Format automatisch aus einem E-Mail-Postfach oder E-Rechnungsportal ab. Sie unterstützt Portale, die auf Peppol basieren, kann Peppol Business Message Envelopes verarbeiten und bietet hohe Sicherheit durch Portalanbindung über einen Proxy-Server. 

Die Rechnungsverarbeitungslösung der xSuite wurde so gestaltet, dass sie XML-Rechnungen beliebiger Formate als PDF visualisieren kann, um die Verarbeitung so einfach und komfortabel wie möglich zu machen. Denn nur dadurch können Unternehmen und die öffentliche Verwaltung den Nutzen der E-Rechnung voll ausschöpfen. Die relevanten Informationen gibt das System automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems ein; parallel wird die E-Rechnung zur revisionssicheren Ablage parallel an ein Archiv geschickt. Auch die nachfolgenden Arbeitsschritte wie Prüfung und Freigabe erfolgen digital und automatisiert im ERP-System und lassen sich mit den Workflows der xSuite abbilden.

Bildquelle: Cornelia Hansen