Vaillant schafft per MDE effiziente Prozesse

Anlageninventur mit SAP-Integration

Um den Inventurprozess zu optimieren und die Gütererfassung eindeutig zu quittieren, hat Vaillant, ein Anbieter von Heizsystemen, gemeinsam mit dem Schweizer AutoID-Spezialisten Opal auf ein digitales System umgerüstet.

  • Der Benutzer geht mit dem MDE in sein jeweiliges Buchungsgebiet, um die jeweiligen Güter einzuscannen.

  • Alle Scans werden mit dem Namen der Inventurverantwortlichen und einem Zeitstempel versehen.

Bei der alle drei Jahre durchzuführenden Inventur müssen sämtliche Vermögensgegenstände genau verzeichnet und der Wert sowie mögliche Schulden angegeben werden. Die Aufnahme des Anlagevermögens (AV) kann sehr arbeitsintensiv sein und viel Zeit der beteiligten Mitarbeiter beanspruchen. Eine weitere Hürde stellt die in vielen Unternehmen manuelle Erfassung der Güter dar, denn durch simple Papierlisten schleichen sich schnell Fehler ein.

Manuelle Inventarisierung obsolet

Die eigentliche Inventarisierung erfolgte bei Vaillant bisher manuell auf Papierlisten. Mit dieser Liste lief der Kostenstellenverantwortliche durch das Werk und hakte die einzelnen Gegenstände ab bzw. vermerkte fehlende Güter. Die Gegenstände waren mit Papierschildern versehen, die mit einer gedruckten Inventarnummer versehen wurden. Eine elektronische Erfassung war nicht möglich. Die Ergebnisliste wurde anschließend wieder manuell in das System eingegeben und die Differenzen ermittelt.

Zudem sorgten die verwendeten Papierlabels bei einigen Anlagengütern für Probleme. Denn manche Industriewerkzeuge müssen mit chemischen und anderen starken Mitteln gereinigt werden, wodurch die Papierschilder oft beschädigt wurden. Auch hier war eine robuste bzw. industriebeständige Lösung gefordert, um entsprechende Produkte zu kennzeichnen.

Für das neue System wünschte man sich bei Vaillant eine komplette Integration des Inventurprozesses in das SAP-System, gemäß des Prinzips „Keep it simple and stupid“ ohne Schnittstellen. Zudem sollte der Prozess der Gütererfassung nicht mehr händisch, sondern digital mit Handhelds erfolgen.

Datamatrix-Code zusätzlich zur Klarschrift

Auf den Etiketten wird die SAP-Inventarnummer hinterlegt, die einen Abgleich zwischen der Inventarliste und dem Ist-Zustand darstellt. Zur eindeutigen Erfassung sollten alle Labels zusätzlich zur Klarschrift einen Datamatrix-Code enthalten. Ziel ist es, den Prozess der Inventarisierung transparenter zu machen und eine saubere Übertragung der AV-Stammdaten ins SAP-System zu ermöglichen. Dazu wünschte sich die Vaillant Group auch Sicherheit und Verlässlichkeit im Scanprozess durch eindeutige Erfassung jedes Gegenstandes.

Für die Kennzeichnung der großen Industriewerkzeuge, die wie etwa Stanzen und Presswerkzeuge tagtäglich chemischen Reinigungsprozessen, starker Verschmutzung durch Öl und auch extremen Temperaturen von 100 bis 200 Grad Celsius ausgesetzt sind, werden metallische Schilder genutzt.

In einem Testzeitraum von Januar 2014 bis Juni 2015 wurden verschiedene Label-Materialien getestet. Als Testsieger gingen ein VA Stahlschild mit Laseraufdruckverfahren sowie ein Aluminium-Schild mit Thermodruckverfahren hervor. Final wurden folgende Label ausgewählt: Ein PET-Standardschild für den Büro- und Industriebereich, ein Aluminium-Label im Bereich der Sheet-Metal-Produktion und ein VA-Stahl-Label für Güter im Plastik-Guss-Verfahren, die extremen chemischen Prozessen ausgesetzt sind.

Der Einsatz der RFID-Technologie wäre ebenfalls denkbar, ist jedoch aktuell keine Alternative, da die Anschaffung der Tags und spezieller Handhelds um ein Vielfaches teurer wäre. Da zudem in stark metallischem Umfeld gearbeitet wird, ist die Funkkraft der RFID-Tags eingeschränkt.

Überspielen der Inventurdaten

Zum Einsatz kommen robuste MDEs zur Erfassung von Datamatrix-Codes und kompakte Drucker, jeweils von Zebra. Softwareseitig sah Opal für die Überspielung der Inventurdaten ins SAP-System sein SAP-Add-On OPL09 vor. Als zweites Software-Tool kommt das Datentransfer-Tool Opal Sync zum Einsatz, das eine Schnittstelle zum Add-On und dem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE) bildet und den Datenaustausch zwischen Hard- und Software regelt. So hat Vaillant nun eine komplett in SAP integrierte Lösung. Mit Opal Sync stellt Vaillant zudem sicher, dass automatische Up- und Downloads zum SAP-System mit der gewünschten Verlässlichkeit erfolgen.

Für die Umstellung auf die neue Lösung wurde im ersten Schritt die Definition eines einheitlichen Label-Layouts vorgenommen. Denn Vaillants Anlagengüter differieren in ihrer Größe enorm – vom kleinen Industrieschrauber bis zur großen Maschine. Ebenfalls wurden die Informationen definiert, die auf dem MDE-Display festgelegt zu sehen sein sollten.

Erfassungsmaske auf dem MDE

Alle Scans werden zudem mit dem Namen der Inventurverantwortlichen und einem Zeitstempel versehen. Sollte ein Gegenstand gescannt worden sein, der nicht in der Liste steht, wird dieser ebenfalls aufgenommen und für eine spätere Untersuchung gespeichert. Zudem wurden Erweiterungen auf dem MDE-Display zwecks effizienter Erfassung vor Ort implementiert.

Im nächsten Schritt wurde die Opal-Software testweise zum SAP-System hinzugefügt. Nachdem der Testparcours positiv verlief, wurde das System in das Produktivsystem übertragen und schließlich live geschaltet. Zusätzlich wurde die Anbindung von zwei Druckern an das System festgelegt. Zwei kompakte Standard-Etikettendrucker OD5+ von Opal wurden im Bürobereich installiert, die die jeweiligen Inventaretiketten auswerfen.

Stationärer Datenabgleich

Der Prozess verläuft in folgenden Schritten: Der Anlagenbestand für den jeweiligen Mitarbeiter wird auf das MDE geladen – und zwar stationär über eine Docking-Station. Im nächsten Schritt öffnet sich Opal Sync, fährt einen Abgleich mit dem SAP-System und lädt die gewünschte Bestandsliste auf das Handheld.

Zum Einsatz kommt das Handheld MC55 von Zebra, da Vaillant eine kleine und handliche Version wünschte. Zudem eignet sich das Gerät durch seinen robusten Aufbau auch für anspruchsvolle Industrieumgebungen, kombiniert es doch Walkie-Talkie, Mobilcomputer, Barcodescanner und Kamera in einem Gerät mit ergonomischem Design. Das Gerät bietet Vernetzung über WLAN sowie Bluetooth und erfüllt somit alle momentanen Anforderungen. Mitarbeiter, die Bilder und Barcodes erfassen müssen, verwenden den integrierten 2D-Imager.

Der Benutzer meldet sich selbst im Gerät an, geht anschließend mit dem MDE in sein jeweiliges Buchungsgebiet, um die jeweiligen Güter einzuscannen. Jeder Scan wird mit einem Zeitstempel versehen – und pro erfasstes Gut zählt die Liste die Gegenstände herunter bis auf Null.

Sobald alle Güter erfasst sind und der Zähler „0“ anzeigt, bringt der Mitarbeiter das Gerät zurück zur Anlagenbuchhaltung und steckt es wieder in die Docking-Station, wodurch ein erneuter Abgleich mit dem SAP-System gefahren wird. Fehlende Gegenstände oder neu hinzugekommene werden danach entsprechend bearbeitet. Der Abgleich vom MDE zum SAP ist mit viel weniger Verwaltungsaufwand verbunden – und verbessert den Informationsstand über alle Güter des Anlagevermögens.

Kommt ein Inventurergebnis ins System, wird überprüft, ob sich im Rahmen einer Kostenstellenänderung eine Stammdatenänderung vollzogen hat. Vom SAP-Add-on kann man zudem direkt in den Asset-Stammsatz des SAP gehen und dort die Änderungen übertragen. Man muss also nicht einen Zwischenschritt machen, sondern kann direkt die Liste abarbeiten.

Permanente Inventur in Planung

Vaillant verfügt nun über ein „lebendes System“, in das Änderungen direkt einfließen können, um dann zu einem speziellen Zeitpunkt einen vollständigen Inventarbestand zu haben.

Aktuell arbeitet Vaillant bereits an der Idee einer permanenten Inventur. Dann scannt ein Mitarbeiter mit einem leeren Gerät, quasi einem Datensammler, im Werk während Leerlaufzeiten Assets und meldet diese drahtlos an das SAP-System zurück. So ist man für die kommende Inventuranforderung besser vorbereitet – und der Mitarbeiter hat sein „Soll“ möglicherweise schon erledigt hat.

Über Vaillant

Die Vaillant Group ist ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Remscheid, das in den Bereichen Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik tätig ist. Das Produktportfolio reicht von Heizgeräten auf Basis herkömmlicher Energieträger bis hin zu Systemlösungen zur Nutzung regenerativer Energien. Im Geschäftsjahr 2014 erzielte das Unternehmen, das sich seit seiner Gründung 1874 in Familienbesitz befindet, mit mehr als 12.000 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 2,3 Mrd. Euro.

www.vaillant-group.com

Bildquelle: Vaillant

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