Docuware hilft E-Mails zu archivieren und zu finden

Archiv erhält Outlook-Anschluss

Der DMS-Spezialist Docuware erweitert die aktuelle Version seiner Archivsoftware Docuware 5.1c um das Modul Connect to Outlook. Ebenfalls neu sind Apps für alle gängigen Smartphones.

Connect to Outlook, Docuware AG

Das Outlook-Fenster erhält eine eigene Docuware-Menüleiste. Hier wie auch über das Rechtsklick-Kontextmenü ist es möglich, sich anzumelden, E-Mails abzulegen oder zu suchen. Die Ergebnisliste der Schnellsuche erscheint in einem Extra-Bereich.

Anwender können damit ihren Aufbewahrungspflichten auch bei E-Mails nachkommen, indem sie direkt in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung die elektronische Post in Docuware archivieren. Ebenso komfortabel ist die Suche in diesem Archiv aus Outlook heraus; sie bietet deutlich mehr Recherchemöglichkeiten als die reguläre Outlook-Suchfunktion. Schnittstellen sind auch zu anderen Anwendungen vorhanden, zum Beispiel zu ERP-Systemen wie SAP und zu Groupware, wie Exchange, Groupwise oder Lotus Notes/Domino.

Mit dem neuen Modul Connect to Outlook lassen sich E-Mails mit Anhängen direkt aus dem Microsoft-Programm heraus im zentralen Dokumenten-Pool archivieren. Je nach Konfiguration werden die E-Mails anschließend automatisch gelöscht oder mit einer Markierung versehen und im Postfach belassen – mit oder ohne Anhang. E-Mails können sowohl im Originalformat (MSG) als auch in den Formaten DOC, RTF, PDF, PDF/A archiviert werden. Die Archivierung von Anhängen erfolgt in ihrem jeweiligen Originalformat.

Per Schnellsuche lässt sich danach direkt in Outlook die bereits archivierte elektronische Post finden. Der Anwender kann beispielsweise festlegen, dass zu einer E-Mail alle im letzten Quartal archivierten E-Mails mit gleichem Absender gesucht werden sollen. Dabei ist es auch möglich, E-Mails sortiert nach Aktualität anzuzeigen, was den Funktionsumfang der in Outlook angebotenen Suche erheblich erweitert.

Die neuen Apps laufen nicht mehr nur auf Apples iPhone, iPad und iPod Touch, sondern jetzt auch auf Blackberry-Smartphones und Geräten mit den Betriebsystemen Android und Windows Phone 7. Die neuen Apps und Connect to Outlook werden auch auf der Cebit zu sehen sein, am Docuware-Stand (Halle 3, Stand G20).

www.docuware.de

Bildquelle: Docuware AG

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