Auch unterwegs alle Daten stets im Blick

Nach einem Jahr Corona ist klar: Die digitale Transformation in den Unternehmen hat deutlich an Fahrt gewonnen. Doch nach wie vor bedeutet „Digitalisierung“ für viele Firmen oft nur die Ablösung von Papier. Zwar geht es hier auch immer um Geschäftsbereiche und deren Prozesse, jedoch muss das Verständnis wesentlich ­weiter reichen, als diese einfach auf die neuen digitalen Technologien anzupassen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3-4/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Nur durch die ganzheitliche digitale Transformation im Unternehmen werden die wirklichen Potenziale genutzt und Wettbewerbsvorteile geschaffen.
Welche Möglichkeiten sich hier auftun, wird im Personalwesen besonders deutlich – muss doch die Personalabteilung als zentrales Bindeglied zwischen Geschäftsleitung und Belegschaft nicht nur den vielen Anforderungen auf allen Seiten besonders schnell und effizient gerecht werden.

Es gilt vor allem in der täglichen Arbeitspraxis sämtliche Personal­prozesse und die damit verbundenen Ablaufroutinen zeit- und kosten­sparend zu bewältigen: von der Bewerberverwaltung über die Lohnabrechnung und das Personalmanagement bis hin zum Reisemanagement Nur der weitreichende Funktionsumfang professioneller Personalsoftware, wie zum Beispiel der vollintegrierten Komplettlösung eGecko, ermöglicht es, dieses enorme Aufgaben­spektrum stressfrei zu bewältigen.

Durch applikationsübergreifende Features ist es für die Personalabteilung problemlos möglich, alle Prozesse im Personalwesen komfortabel abzubilden, die Geschäftsprozesse insgesamt zu optimieren  und sämtliche Termine jederzeit im Überblick zu behalten. Auf diese Weise können Personalverantwortliche effizienter arbeiten und sich auf wichtige Themen fokussieren.

Effizienz dank durchgängiger Prozesse

Denn: Routinearbeiten wie Personal­abrechnung oder Bewerbermanagement lassen sich mit der Software ebenso komfortabel und zeit­sparend erledigen wie das obligatorische Bescheinigungswesen.

Das Workflow-Management wiederum kann effizient genutzt werden, um Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu automatisieren. Die integrierte Geschäftsprozessmodellierung ermöglicht hier eine ereignisbedingte Aufteilung einzelner Arbeitsschritte, die Zuordnung an bestimmte Mitarbeiter, die grafische Darstellung und Überwachung. Und mit dem Terminmanagement kontrollieren Personaler ihre Termine bis in den Minutenbereich, erstellen Wiedervorlagen und Eskalationsketten. Dabei werden angelegte Terminüberwachungen automatisch zugeordnet und per eGecko-Meldung, E-Mail oder SMS angezeigt.

Perfektion auch beim Thema Reporting: Komplikationslos erstellt die Personalabteilung neue individuelle Reports und Designvorlagen, modifiziert mitgelieferte Reportdefinitionen und passt diese exakt ihren unternehmerischen Anforderungen und Vorgaben an.

Hinzu kommen viele arbeitserleichternde bzw. ressourcen­schonende Funktionen: Da sich Gültigkeiten tag­genau in den Stammdaten hinterlegen lassen und es das System erlaubt, innerhalb eines Monats mehrere Teilzeiträume abzurechnen, ohne neue Mitarbeiterstammdaten anlegen zu müssen, liegt die Zeitersparnis auf der Hand. So können beispielsweise geringfügig Beschäftigte im Falle einer langfristigen Anstellung mit ein und denselben Stammdaten einfach und komfortabel übernommen werden.

Ganzheitlicher Ansatz ermöglicht Verzahnung

Möglich werden derart verzahnte und übergreifende Abläufe durch die generelle Aufbaustruktur von eGecko. Bei der Entwicklung der Software wurden sämtliche Funktionen zur optimalen Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse im Unternehmen in einem übergeordneten Datenmodell integriert. So entstand ein System aus einem Guss, in dem die Daten anwendungsübergreifend in Echtzeit zur Verfügung stehen. Eine doppelte Dateneingabe ist ebenso überflüssig wie ein explizites Datenschieben von einer in die andere Anwendung. Im Gegenteil: Die Daten stehen für alle kaufmännischen Bereiche bereit – und alle Mitarbeiter greifen auf denselben Datenbestand zu.

Der Vorteil zeigt sich bei der Personalakte (siehe DV-Dialog 7-8/2020, Seite 13) oder bei mobilen Applikationen, denn mit den eGecko-Apps haben Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf ihre wichtigsten kaufmännischen Daten. Sie erfassen Reisekosten, sehen Kontaktdaten ihrer Geschäftspartner ein, geben Rechnungen frei oder buchen Ihre Arbeits- sowie Pausenzeiten von unterwegs. Dabei können sowohl Arbeits- und ­Homeoffice-Zeiten als auch Unterbrechungsgründe wie Pausen, Krankheit oder Dienstgänge erfasst werden. Im Infobereich werden die Zeitkonten und -nachweise summiert angezeigt, im Statusbereich die letzten Buchungen.

Mit der mobilen App ist auch das mühselige Sammeln von Reisebelegen passé: Über die mobilen Endgeräte können Belege einfach abfotografiert oder sogar Mahlzeiten per Klick ausgewählt werden.

Bildquelle: CSS