Social Edition von Notes Domino 9

Auf den Kontext kommt es an

Immer lauter werden die Unkenrufe auf die E-Mail – dennoch geht es nicht ohne. Domino Social Edition 9 vereint sie mit modernen Medien.

Man kann zwar nicht mit ihr, aber noch viel weniger ohne sie – der mittlerweile oft verpönten E-Mail. Vor allem die „Digital Natives“ scheinen sich heute anderen, an den „Social Networks“ orientierten Pfaden zuzuwenden. Dennoch hat sich die E-Mail nicht überlebt – vorausgesetzt, sie lässt sich sinnvoll in den Arbeitsalltag integrieren. Kontextbezogenheit lautet hier das Schlüsselwort.

Die Zahl der E-Mail-Nutzer und -Postfächer steigt sogar weiter. Laut Radicati Group wird die Zahl weltweit aktiver Mail-Accounts 2013 bei 3,6 Milliarden liegen, 2014 bei mehr als 3,8 Milliarden. 2013 werden täglich 101 Milliarden geschäftliche und 53,6 Milliarden private E-Mails verschickt.

Interessant: 2014 soll die Zahl geschäftlicher E-Mails auf täglich 114,3 Milliarden klettern, während die Menge der privaten E-Mails abnimmt und nur noch 51,5 Milliarden beträgt. Zum Vergleich: Laut Ostermann Research werden auf Facebook täglich gerade einmal 2,5 Milliarden Inhalte geteilt und Twitter kommt auf nur 400 Millionen Tweets pro Tag.

Compliance-relevante Kommunikation

In manchen Bereichen mag die E-Mail noch immer „gesetzt“ sein – etwa was Compliance-relevante Kommunikation betrifft oder ähnliches. Für den informellen Austausch unter Kollegen, Partnern und Kunden gibt es längst effizientere Tools: Social Networks, Chats, Blogs, Wikis und vielerlei mehr. Demgegenüber wirkt die gute alte E-Mail oft hoffnungslos rückständig – mit ihrem einladenden CC- und BCC-Adressfeldern, ihrem Auftreten in Massen, ihrer Langatmigkeit, ihrer permanenten Spam- und Virenverdächtigkeit.

Überhaupt ist die wachsende Menge an möglichen Kommunikationskanälen der Produktivität der Mitarbeiter nicht zuträglich. Vor allem der dabei nötige schnelle Wechsel zwischen den Anwendungen – E-Mail, Social-Network, Business-Network, Chat, Fachanwendung etc. – vermehrt die Komplexität, erhöht den Stress und verführt zu Flüchtigkeitsfehlern. Immer mehr Menschen wünschen sich daher mehr Fokus auf die wichtigen Aufgaben und weniger Ablenkung.

Deshalb geht der Trend dahin, dass es für den Nutzer gar nicht mehr so wichtig ist, auf welchem Kanal er sich gerade bewegt, um seine Aufgabe zu erledigen. Entscheidend ist allein, wie relevant eine Information im Kontext der jeweiligen Aufgabe ist – egal ob sie über Twitter, Facebook, E-Mail oder sogar Fax zu ihm gelangt.

Dafür hat IBM mit der Social Edition von Notes Domino 9 eine Lösung entwickelt: In einem zentralen Hub fließen hier sämtliche Informationen der unterschiedlichen Kommunikations- und Social-Kanäle zusammen – egal ob Social Media, E-Mail, Wikis oder Blogs. Durch spezielle Konnektoren gelangen auch die Informationen aus den Fachanwendungen in den zentralen Activity-Stream. Durch Tagging oder Keyword-Suche lassen sich die Informationen aus unterschiedlichen Quellen im Zusammenhang bestimmter Aufgaben clustern.

Herz ist der Activity-Stream, der vom Prinzip her an die bekannte Facebook-Wall oder die gemischte Informationsdarbietung in Xing oder Linkedin erinnert. Allerdings ist der Funktionsumfang deutlich größer. So lassen sich im Activity-Stream nicht nur Unternehmensanwendungen integrieren, die Mitarbeiter können sämtliche in den Activity-Stream einfließenden Ereignisse auch direkt bearbeiten.

Alles zur Hand

Der Vorteil: Der Nutzer muss nicht mehr zwischen den verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln, in seinem Hub hat er alles zur Hand, was er für die Erledigung einer Aufgabe braucht. Ein Projektleiter kann aus einer Oberfläche heraus E-Mails beantworten, Kostenaufstellungen kontrollieren oder die Fortschritte im Projekt-Blog lesen – zugleich kann er auch alles innerhalb seines Hubs bearbeiten. Oder er kann so die Spesenabrechnung im ERP-System direkt im Activity-Stream erledigen, ohne mühsam die entsprechenden Programme aufrufen zu müssen. Die Folge: weniger Suche, weniger Wechsel zwischen den Programmen, weniger Stress.

Fazit: Die E-Mail hat noch nicht ausgedient – im Gegenteil, sie erfreut sich vor allem im Geschäftsleben steigender Verbreitung. Vor allem die formelle Kommunikation findet heute zumeist per E-Mail statt. Doch was die informelle, schnelle Kommunikation in der Zusammenarbeit betrifft, ist gerade die „Generation Facebook“ an andere Tools gewohnt – und will diese auch in der Arbeit nutzen. Social-E-Mail-Ansätze wie der oben skizzierte unterstützen diese Wünsche der Facebook-Generation, ohne dabei auf die Vorteile der guten alten E-Mail zu verzichten. 

www.ibm.de

Bildquelle: hofschlager / pixelio

*Unser Autor Stefan Krüger ist Senior Salesmanager Messaging & SmartCloud bei IBM Deutschland

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