Aus eigener Kraft zu S/4 Hana

Das Geschäft im Bereich des Elektro­nikgroßhandels war noch nie so herausfordernd wie heute. Langfristig wird der hart umkämpfte Inlandsmarkt in Deutschland weiterhin erheblichen Druck auf die Margen ausüben. Kurzfristig haben externe Faktoren wie die Covid-19-Pandemie die Nachfrage nach Chips in die Höhe schnellen lassen, so dass es für Handelsunternehmen entscheidend ist, Verbrauchertrends zu antizipieren und rechtzeitig zu bestellen.

„Für die meisten unserer Mitglieder und deren Kunden - Unternehmen wie Privatpersonen - ist der Preis das entscheidende Kriterium“, weiß ­Matthias Assmann, Chief Information Officer (CIO) bei Electronic Partner. „Um für unsere Mitglieder und deren Kunden die besten Preise zu erzielen und gleichzeitig unsere Margen zu sichern, müssen wir sicherstellen, dass wir über effektive Prozesse für die Lieferantenverhandlung, die Planung der Lieferkette und das Logistikmanagement verfügen.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Seit vielen Jahren setzt der Händler auf ERP-Systeme von SAP, um seine Geschäftsabläufe durchgängig zu unterstützen – inklusive der Verwaltung von B2B- und B2C-Beständen in einem umfangreichen Netz von Lagern in ganz Europa. Mit der Einführung der nächsten ERP-Generation S/4 Hana sah man die Möglichkeit, Tempo und Effizienz der Kerngeschäftsprozesse zu verbessern.

Erklärte Ziele seien „die Optimierung der Lagerbestände und des Lieferkettenmanagements“, erklärt Assmann. „Durch die Kombination von Echtzeit-Bestandsdaten mit Prognosen in S/4 Hana wollen wir das Unternehmen dabei unterstützen, Fehlbestände vorherzusehen und sicherzustellen, dass gefragte Produkte in unseren Lagern stets verfügbar sind.“ Schon bei der Vorbereitung der Umstellung auf S/4 Hana sei klar geworden, dass die IT-Infrastruktur des langjährigen AS/400-Anwenders aufgerüstet werden musste, um die In-Memory-Datenbank zu unterstützen. Nach einer gründlichen Bewertung der Angebote mehrerer Anbieter entschied man sich dafür, bei den Power-Systemen zu bleiben – wegen ihrer Zuverlässigkeit und wegen des dynamischen Ressourcen-Managements. Letzteres bedeutet laut Assmann, „dass wir die Leistung in Spitzenzeiten, wenn unsere Analyseanforderungen vorübergehend höher sind, schnell erhöhen können.“

Um das Risiko der ERP-Umstellung zu verringern, beschloss man bei EP, beide Anwendungen parallel zu betreiben, während man sich auf die Migration vorbereitete. Durch den Einsatz von E980-Servern mit PowerVM-Virtualisierung zusammen mit Flashsystemen 5030 wurde eine einzige Plattform für die etablierten ERP-Workloads, das SAP Business Warehouse und die neuen S/4-Hana-Anwendungen unter Suse Linux Enterprise Server (SLES) for SAP Applications genutzt.

Die Option, Serverressourcen während und nach der Migration dynamisch neu zuzuweisen, erwies sich als großer Vorteil. Das flexible Verschieben von SAP-Systemen zwischen den beiden Rechenzentren und der parallele Betrieb von R/3 und S/4 Hana auf einer einzigen Plattform waren nur zwei Argumente. „Während der Migration nutzten wir ‚Capacity on Demand‘, um die Leistung vorübergehend zu erhöhen“, führt Assmann aus. „So konnten wir die Umstellung auf S/4 Hana schneller abschließen und die Auswirkungen auf das Geschäft minimieren.“ Für die Zukunft ist geplant, die Funktion Live Patching von SLES einzusetzen, um die Verfügbarkeit weiter zu erhöhen und noch schneller auf Cyber-Bedrohungen zu reagieren. „Neue integrierte Sicherheitsfunktionen wie die Speicherverschlüsselung und die noch höhere Rechenleistung von Power10 werden in Zukunft weitere Optimierungen in unserem Rechenzentrum ermöglichen“, ist sich Assmann sicher.

Die Ergebnisse der ERP-Umstellung können sich sehen lassen. „Wir haben einige wichtige Geschäftsprozesse um den Faktor zwei beschleunigt“, merkt Assmann an. „Wir können jetzt mit SAP Customer Activity Repository Millionen von Kunden- und Lieferantendatensätzen sofort analysieren. Das hilft uns, tiefere Einblicke in die Kunden­präferenzen zu gewinnen, zukünftige Trends zu antizipieren und unseren Planungsprozess entsprechend zu optimieren.“

Leistung, Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit seiner On-Premises-Umgebung könne mit den größten Public-Cloud-Anbietern konkurrieren, betont Assmann. Heutzutage seien Public- und Hybrid-Cloud-Lösungen immer eine Option. Doch auch, wenn die Einstiegskosten in die Cloud oft für kleinere, unkritische Systeme recht attraktiv zu sein scheinen, so liegen sie bei Produktivsystemen mit konfigurierter Virtualisierung, Hochverfügbarkeit und Disaster Recovery meist über dem Betrieb On-Premises. Dabei spielt insbesondere auch die langfristige Kostenkalkulation über mehrere Jahre eine Rolle.

„Wir haben unsere Auslastung evaluiert und schnell erkannt, dass Cloud-Lösungen bei kontinuierlich hoher Auslastung mehr kosten und uns weniger Kontrolle über unsere Daten geben würden“, sieht Assmann im Hosting von S/4 Hana auf Power-Systemen die „für uns wirtschaftlichste Wahl“. Des Weiteren biete Power eine bessere Skalierbarkeit als andere Plattformen, was aufgrund des rasant wachsenden Datenvolumens wichtig sei. Dank der Zusammenarbeit mit IBM, SAP und Suse sei man bereit für die nächste Phase der Unternehmenstransformation, so Assmann: „Unser nächster Schritt wird sein, einzelne Prozesse neu zu erfinden, neue Funktionen hinzuzufügen und die Vorteile der neuesten SAP-Lösungen voll auszuschöpfen - einschließlich der intuitiven Fiori Mobile Apps.“ 

„S/4 Hana läuft wie eine Eins!“

Electronic Partner zählt zu den ersten Unternehmen im Handel, die das ERP-System S/4 Hana deutschlandweit einsetzen. Was jedoch die wenigsten von diesen Unternehmen bislang geschafft haben: die Umstellung aus eigener Kraft zu stemmen. Genau das gelang dem in der IBM-Welt verwurzelten IT-Team der Düsseldorfer Verbundgruppe. IT-Leiter Matthias Assmann erklärt im Interview, was genau hinter dem Mammutprojekt steckt und welche Chancen sich daraus ergeben.

Herr Assmann, S/4 Hana ist noch relativ neu auf dem Markt. Wieso hat Electronic Partner schon jetzt auf diese Lösung gesetzt – und warum wurde die Umstellung ohne externen Dienstleister durchgeführt?

Matthias Assmann: Ganz einfach, weil wir es konnten! Weil unsere Teams jeden Tag einen super Job machen und hochqualifiziert sind. Man kann so etwas auch outsourcen – aber dann gibt man viele Möglichkeiten aus der Hand, das System flexibel auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen und neues Know-how für die Zukunft zu gewinnen. 

Wir können stolz darauf sein, als eines der ersten Unternehmen die Conversion ohne fremde Hilfe umgesetzt zu haben. Und auch diese Pionierrolle hat uns Vorteile gebracht, denn natürlich ist SAP daran interessiert, dass das neue Produkt einen erfolgreichen Start am Markt hat. Deshalb waren wir Teil des von SAP aufgesetzten Kundenunterstützungsprogramms und bereits in die Testphase eingebunden.

Wann begann das Projekt und wie sahen die einzelnen Schritte aus?

Assmann: Anfang 2019 hat SAP angefragt, ob wir am Kundenprojekt zur Systemimplementierung teilnehmen wollen. Wir haben zunächst genau geprüft, welche Chancen uns die neue IT-Lösung bietet und wie wir die Umstellung gestalten können. 

Als wir uns dafür entschieden hatten, war der erste Schritt, alle beteiligten IT-Mitarbeiter zu schulen – inklusive mir. Dafür nahmen wir an einem „Open SAP“-Training zur „System Conversion to SAP S/4“ teil. Im September 2019 haben wir dann angefangen, die konkreten Voraussetzungen für das Projekt zu schaffen. 

Die eigentliche Umstellung begann Anfang 2020 parallel zum Tagesgeschäft: Wir haben überprüft, was geändert werden muss, damit die Conversion funktioniert, einzelne Systeme umgestellt und viele kleine „Weichen“ angepasst und neu ausgerichtet. Von März 2020 bis Dezember gab es sechs Test-Conversions, von denen quasi niemand außerhalb des Projektes etwas mitbekommen hat. Sie dienten uns auf verschiedenen Ebenen als Generalproben, durch die wir sehen konnten, wo wir weitere Anpassungen durchführen müssen. 

Kurz vor Weihnachten waren wir bereit zur Live-Implementierung und haben diese innerhalb von drei Tagen durchgeführt. Hier hat sich ein weiteres Mal das beeindruckende Zusammenspiel von IT, Organisation und anderen Fachbereichen gezeigt. Im Frühjahr 2021 haben wir dann noch kleinere Fehler behoben, die nur in der Live-Umgebung auftauchen konnten. Jetzt läuft das System wie eine Eins!

Welche Vorteile bietet das neue System, auch langfristig? Was war ausschlaggebend für die Umstellung?

Assmann: Um weiterhin erfolgreich und sicher für die Zukunft aufgestellt zu sein, müssen wir Prozesse neu denken – nicht nur in der IT, aber weil sie heute so vielem zugrunde liegt, vor allem dort. 

Disruptive Einflüsse wie Corona oder die fortschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Handel machen es notwendig, alte Abläufe ständig zu überprüfen. S/4 Hana verfügt insgesamt über eine hochmoderne Architektur und einen modernen Programmierkern, was sehr wichtig für unsere individuelle Geschäftsentwicklung ist. 

Daraus ergibt sich ein deutlicher Wettbewerbsvorteil: Wir können in kurzer Zeit neue Anforderungen umsetzen und sind so generell in der Lage, schneller zu agieren. Das verschafft uns eine ideale Grundlage für unsere technologische Entwicklung als Unternehmen. 

Herr Assmann, vielen Dank für das Interview! 

Bildquelle: Electronic Partner, iStock/Getty Images Plus