Wiener Bauträger Gesiba digitalisiert die Rechnungsläufe

Außendienst per iPad eingebunden

Die Wiener Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft – kurz Gesiba – ist einer der größten Bauträger Österreichs. Entsprechend hoch ist das Aufkommen an Belegen, wie etwa Papierrechnungen, Ausschreibungen, Nebenkostenauflistungen, Stück- und Checklisten oder Lieferscheinen. Gemeinsam mit eks wurden jetzt digitale Abläufe geschaffen.

Die Gesiba LDOX.Akte auf dem iPad enthält eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente.

Eine der Herausforderungen des Gesiba-Projekts bestand darin, die historisch gewachsene IT-Umgebung – bestehend aus dem Archivsystem Comarch ECM iS (Infostore), Citrix-Anwendungen, Windows- und Linux-Servern sowie dem Power System i –abteilungsübergreifend anzubinden. Ergänzend dazu wurde darüber hinaus die mobile Anbindung der rund 30 Außendienstmitarbeiter via iPad realisiert.

Aufgrund der Komplexität der Prozesse rund um Bau und Verwaltung der Siedlungshäuser und Anlagen unterhält die Gesiba viele Geschäftsverbindungen, etwa mit Bauträgern, Lieferanten, Dienstleistern und Partnern. Dementsprechend hoch ist der Anteil an Papierrechnungen; täglich treffen per Post mehrere hundert ein.

Die Belege müssen per Hand sortiert und den jeweiligen Abteilungen zu­geordnet werden. Dort durchlaufen sie eine Reihe unterschiedlicher Genehmigungsverfahren. Bei komplizierten Baurechnungen ist dieser manuelle und zeitliche Prüfaufwand naturgemäß größer, besonders wenn sich Nachfragen ergeben.

Nichtsdestotrotz muss die Bearbeitung im Rahmen bestimmter Fristen erfolgen, damit die Gesiba ihren Geschäftspartnern gegenüber nicht in Zahlungsverzug kommt, betont Prokurist Christian Braunsdorfer, Leiter EDV bei Gesiba: „Um die Durchlaufzeiten der Belege zu verkürzen und mehr Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstatus zu erreichen, wollten wir die manuelle Rechnungsbearbeitung im größtmöglichen Maße durch elektronische Workflows ablösen.“

System- und abteilungsübergreifende Lösung

Für die angestrebte eine system- und abteilungsübergreifende Lösung für das ganze Unternehmen wurde ein Anforderungskatalog erstellt. Von den in Frage kommenden Anbietern wurde schließlich die eks Informatik GmbH mit ihren Produkten der LDOX-­Familie ausgewählt – laut Braunsdorfer vor allem wegen der Offenheit dieser Software und ihren vielen Schnittstellen: „Vor allem die bereits im Standard vorhandenen, zahlreichen Möglichkeiten zur Anbindung unterschiedlichster Systeme kamen unserem Vorhaben einer durchgängigen Digitalisierung sehr entgegen.“

Zum Projektstart wurden zunächst sämtliche Anforderungen aus den verschiedenen Abteilungen bei Gesiba gesammelt. Ein Kernteam aus Mitarbeitern von Gesiba und eks erarbeitete dann ein Feinkonzept zur Umsetzung. Braunsdorfer dazu: „Erfreulicherweise stellte es für eks dabei kein Problem dar, einige bislang noch nicht unterstützte Systeme anzubinden, auf die wir auch künftig angewiesen sind.“ Die entsprechenden Schnittstellen­programme wurden quasi maß­geschneidert auf die Anforderungen von Gesiba hin entwickelt und in das Gesamtkonzept integriert.

Bei Gesiba kommt jetzt die komplette LDOX-Familie zum Einsatz. Der Info­store-Client wurde zunächst an den 50 Arbeitsplätzen durch den mit mehr Funktionen ausgestatteten LDOX.Client abgelöst.

Im Zentrum des tief in alle Systeme eingreifenden Workflow-Projekts steht das Dokumenten-Routing mit dem Modul LDOX.Route, über das auch die Anforderungen etwa beim Umgang mit Eingangsrechnungen, beim Änderungsdienst oder beim Wohnungswechsel abgebildet werden konnten. Mittels LDOX.Smartinvoice erfolgt zunächst eine Erkennung der Kopfdaten. Die im selbstlernenden System hinterlegten Workflows stellen dann bei Rechnungen sicher, dass der jeweilige Beleg automatisch der richtigen zuständigen Abteilung übermittelt wird. Der LDOX.Communicationserver dient in der Folge als Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen IT-Systemen und bietet u.a. die Möglichkeit zur Erstellung von Rücksende­schreiben bei Eingangsrechnungen.

Vom neuen System profitieren jedoch nicht nur die Lieferanten und Partner. Mittels LDOX.Share kann nun auch den Mietern auf Knopfdruck eine papierlose Betriebskosten­auskunft erstellt und zugesandt werden. Nicht nur bei den Jahresabrechnungen mit festen Terminen hat sich der Aufwand reduziert, sondern vor allem beim Wohnungswechsel und bei der Neuvergabe von Wohnungen.

Die Online-Anbindung erfolgt mittels WLAN oder SSL-geschützter Mobilverbindungen. „Dadurch sind unsere ca. 30 Mitarbeiter vor Ort jederzeit aussagefähig“, freut sich Braunsdorfer. „Ein weiterer Vorteil ist, dass diese seitdem immer mit ‚leichtem Gepäck’ unterwegs sind. Denn im Gegensatz zu früher müssen nun nicht mehr ganze Ordner mit Papierakten zu den Terminen mitgenommen werden. Abgesehen von Dokumenten, für die eine Unterschrift erforderlich ist oder die ausgehändigt werden, entfällt der Mehraufwand dank der digitalisierten Dokumente.“

Der Umstieg auf ein durchgängig digitales Belegwesen hat sich in jeder Hinsicht gelohnt. Jährlich werden rund 40.000 Rechnungen sowie zahlreiche weitere Dokumente in 80 Beleg­arten erfasst. Sie alle können nun – im Gegensatz zu früher – schneller und sicherer bearbeitet werden.

 

Über die Gesiba

Gegründet hat die Stadt Wien ihre „Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft“ im Jahr 1921 mit dem Ziel, den kommunalen Wohnbau voranzutreiben. Die Hauptaufgaben liegen bis heute bei der Planung und Bauüberwachung sowie Vergabe und Verwaltung von Siedlungshäusern und Wohnhausanlagen in der Hauptstadt Österreichs, ohne dabei selber eine Bautätigkeit auszuüben. Heute ist die Gesiba ein Konzern mit einer Bilanzsumme von etwa 2,0 Mrd. Euro. 

www.gesiba.at

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