18.04.2019 Business-Process-Automation im Supply-Chain-Management (SCM)

Automation von der Beschaffung bis zur Zahlung

Von: Berthold Wesseler

Die DAConsulting GmbH, Darmstadt, ist ein Business-Partner der IBM mit langjähriger Erfahrung in Anwendungsentwicklung und Kundenprojekten im Supply-Chain-Management. Im Zuge der Projektarbeiten ergab sich immer wieder die Forderung der Kunden, diese SCM-Prozesse im Sinne von „Purchase to Pay“ zu realisieren, d.h. in einem integrierten und durchgängigen Gesamtprozess von der Beschaffung bis zur Zahlung.

„Geprägt sind diese Prozesse durch eine Flut von aus- und eingehenden Dokumenten und von erheblichem organisatorischen, manuellen und nicht zuletzt personellen Aufwand“, sagt Geschäftsführer Dieter Ackermann.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3-4/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

„Mit der Nutzung von Dokumenten-Managementsystemen und der IT-Unterstützung von Teilprozessen können zwar partielle Verbesserungen erzielt werden“, konzediert Ackermann, „die eigentliche Herausforderung ist aber die Einbindung der Dokumente und ihrer Metadaten in einen integrierten IT-Gesamtprozess, insbesondere in Verbindung mit den bestehenden ERP- und Finanzsystemen.“

Grundlage für Prüfen und Entscheiden

Unter dieser Prämisse haben die IT-Experten eine umfassende Anwendungsreihe entwickelt, welche diese Prozesse laut Ackermann in Web- und Workflow-basierter Form vollständig und integriert abbildet; die Produkte werden unter der Überschrift „Business-Process-Automation“ (BPA) vermarktet. Über die reinen Software-Funktionen hinaus stehen Schwerpunkte wie Automation, Transparenz, Controlling und Compliance im Vordergrund – und die Anwendungen sind als Web-Implementierung global nutzbar.

„Das grundsätzlich branchenneutrale Design der Anwendungen in Verbindung mit der hohen Adaptionsfähigkeit an unternehmensspezifische Anforderungen gibt die Flexibilität und Sicherheit, auch neue und zukünftige Prozesse zu realisieren“, sagt Dieter Ackermann. Alle Anwendungen laufen auf dem IBM-System i und nutzen dessen bewährte, unkomplizierte und integrierte Infrastruktur in Datenbank, Anwendungen und Webservices.

Ein weiteres wesentliches Merkmal dieser IT-Lösungen ist die Unterstützung und Dokumentation von Geschäftsprozessen mit hoher Relevanz für Prüfen, Entscheiden und Genehmigen.

Basis einer automatisierten Rechnungsprüfung

Unterstützt werden diese Prozesse durch die Integration aller relevanten Dokumente (Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine u.a.) in Form eines integrierten Dokumentenmanagement-Systems, wobei die Meta-Daten der eingehenden Dokumente (Papier, PDF als E-Mail Anhang) über das OCR-Data-Capturing gewonnen und in die nachfolgenden Bearbeitungsprozess integriert werden.

Eine wesentlich effizientere Methode dafür – und laut Ackermann von den Kunden mit wachsender Präferenz genutzt – sind EDI-Verfahren (Standards oder individueller Art), bei denen die Meta-Daten der Dokumente sofort in digitaler Form vorliegen. Mit diesen Daten wird auch – soweit die ERP-Systeme es ermöglichen – ein Bezug der Rechnungs- zu den Bestelldaten hergestellt, womit Mengen-/Preisabweichungen automatisch ermittelt und detailliert dargestellt werden. DAConsulting bietet diese Interfaces, z.B. zu Infors ERP-System XPPS/Xpert, als Teil der Gesamtlösung an.

Erweiterter Gesamtprozess „Purchase-to-Pay“

Über die erwähnte Bedarfsanforderung und Rechnungsbearbeitung hinaus beinhaltet das BPA-System von DAConsulting die integrierten Sub-Anwendungen Anfrage- und Angebotsmanagement, ein Vertragsmanagement-System für Verwaltung und Controlling von Verträgen jeglicher Art sowie ein Informations- und Reporting-System.