22.02.2023 Compass Yachtzubehör beschleunigt Rechnungsverarbeitung

Beim DMS hart am Wind

Compass Yachtzubehör, ein mittelständisches Versandhaus für Wassersport-Ausrüstung und Segelmode, hat die Verarbeitung der ca. 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr automatisiert. Dabei erfolgte sowohl die Integration in das firmenspezifische Bestellwesen als auch in die Finanzbuchhaltung.

Vielen Seglerinnen und Seglern auch als Sponsor bestens bekannt: Der Händler Compass Yachtzubehör.
Eines der vielen Produkte aus dem Sortiment: Dünnschicht-Antifouling für Gewässer mit leichtem bis mittlerem Bewuchs.

Mit über 30.000 Artikeln bietet Compass eine große Vielfalt an Artikeln; der Katalog ist über 450 Seiten stark. Die Produkte sind auch über einen Online-Shop bestellbar. Ausgewiesene Produktspezialisten stehen beratend für den Verkaufsprozess zur Verfügung. Sie machen auch Sonderbestellungen und Maßanfertigungen möglich.

In einem modernen Lager- und Logistikzentrum im westfälischen Ascheberg werden täglich bis zu 4.000 Pakete europaweit verschickt. Die Prozesse für die Verarbeitung von ca. 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, die per E-Mail empfangen werden, sollten automatisiert werden. Hierbei galt es auch zu berücksichtigen, dass die gestiegenen Anforderungen an die Prozesse sowie ein möglichst transparenter Bearbeitungsstand für das ganze Team selbst bei Krankheit oder bei Arbeit im Homeoffice gewährleistet sein sollte.

Zur Automatisierung der Prozesse wurde Ende 2021 das DMS ArchivPlus von Gräbert Software + Engineering GmbH eingeführt. Wichtige Kriterien bei der Systemauswahl waren die native Lauffähigkeit auf der eingesetzten Serverplattform IBM i sowie die einfache Integrierbarkeit sowohl in die individuellen Abläufe des vorhandenen Bestellwesens der firmenspezifischen Warenwirtschaft als auch in die Finanzbuchhaltungs-Software.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ArchivPlus wird heute nicht nur für Warenrechnungen in Einkauf und Buchhaltung eingesetzt, sondern darüber hinaus auch für Kostenrechnungen in weiteren Bereichen wie z.B. EDV, Marketing, Logistik und Kundenservice. Insgesamt wird das DMS inzwischen an ca. 15 Bildschirmarbeitsplätzen genutzt.

Bei den Rechnungen werden mit Hilfe von OCR bestimmte Felder ausgelesen und im Anschluss - unterstützt durch das Workflow-Modul der DMS-Software - gegen die Bestellung und Lieferung geprüft. Die Übernahme und Buchung in die Finanzbuchhaltung erfolgt automatisch.

Die Einführungsphase startete im September 2021 und dauerte inklusive der Integration in das kundenspezifische Bestellwesen und der Realisierung der anspruchsvollen kundenspezifischen Abläufe insgesamt nur rund fünf Tage.

Über Compass Yachtzubehör

Das deutsche, familiengeführte Versandhaus für Wassersport-Ausrüstung und Segelmode wurde 1979 von Heinz Dehler gegründet. 1992 stieg sein Sohn, der heutige Geschäftsführer Michael Dehler, in das Unternehmen ein. Als einziger europaweiter Versender in diesem Markt nennt sich Compass „Europas größtes Versandhaus für Motorboot- und Segelsport“. Außer Online-Shop und Katalog gibt es Einkaufsmöglichkeiten in den Maritim-Shops in Deutschland (Ascheberg, Hamburg), der Schweiz und Österreich.

Bildquelle: Compass Yachtzubehör