11.08.2023 Wie moderne HR-Software den Weg in die neue Arbeitswelt ebnet

Bereit für den Wandel?

Von: Sabine Stache

Es ist nichts Neues: Wir befinden uns in einem Arbeitnehmermarkt – und viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind wechselwillig. Unternehmen sind mit den wachsenden Kosten einer hohen Fluktuation konfrontiert, die weit über die zusätzlichen Aufwände im Recruiting und der wiederholten Einarbeitung hinausgehen. Zum Beispiel, wenn relevante Teile des Know-hows durch Abwanderung verloren gehen und die Motivation verbleibender Mitarbeiter langfristig leidet.

Unsere Autorin Sabine Stache, Head of Product & Experience bei Veda

Neu in diesem Spiel ist die Qualität der Bedürfnisse und die Geschwindigkeit, in der Arbeitnehmer für eine Veränderung bereit sind. Die von der Corona-Pandemie geprägten Jahre haben diese Aspekte auf ein anderes Level gehoben. Unternehmen sind mit einem tiefgreifenden Wandel konfrontiert, der neue Strategien erfordert. Diese Situation stellt eine Herausforderung dar, bietet jedoch auch Chancen, wenn die Unternehmen selbst Teil des Wandels werden, anstatt sich vom Wandel treiben zu lassen.

Flexibilität und Work-Life-Blending gefragt

Mitarbeiter erwarten heute mehr als nur das Erfüllen der Grundbedürfnisse, wie etwa einen sicheren Arbeitsplatz, eine angemessene Entlohnung oder One-size-fits-all-Benefits wie kostenloser Kaffee, Obstkorb oder Job-Rad. Das reicht längst nicht mehr aus, um neue Talente anzusprechen oder gar zu begeistern. Stattdessen suchen sie vermehrt nach sinnstiftenden Tätigkeiten, die auch mit ihren persönlichen Werten übereinstimmen. Gleichzeitig legen sie Wert auf Flexibilität und Work-Life-Blending, d.h. das nahtlose Zusammenspiel von Beruf und Privatleben. Ein persönlich relevanter Mix an Benefits rundet das Angebot ab, steht aber oft nicht im Vordergrund der Entscheidung.

Der wirklich entscheidende Faktor ist der „Cultural Fit“. Bewerber wägen sehr genau ab, ob die Wertevorstellungen und Arbeitsweisen des Unternehmens mit den eigenen übereinstimmen. Recruiting und Onboarding der Unternehmen gewinnen dabei an Bedeutung, denn sie legen das Fundament für den weiteren gemeinsamen Weg.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Ein gelungenes Recruiting ermöglicht es Unternehmen erst, das Interesse von Talenten zu wecken. Das Onboarding kann diese so zu Teilen des Unternehmens werden lassen, dass die notwendige (Ver-)Bindung für eine von beiden geschätzte und dauerhafte Zusammenarbeit entsteht.

Anforderungen an eine moderne HR-Software

In diesem Zusammenhang spielt moderne HR-Software eine entscheidende Rolle. Sie bietet die notwendigen Funktionen, die auf die genannten Bedürfnisse und Herausforderungen einzahlen und dabei helfen, dass Talente nachhaltig erfolgreich gewonnen, eingearbeitet, integriert und an das Unternehmen gebunden werden. Eine solche HR-Software muss folgenden Anforderungen gerecht werden:

• Stellenausschreibungen: Unternehmen sollten damit attraktive Stellenanzeigen erstellen und gezielt an die Bedürfnisse der potenziellen Bewerberinnen und Bewerber anpassen können. Die Gestaltung und Wortwahl bestimmen z.B. maßgeblich, welche Menschen sich angesprochen fühlen. Durch spezifische Kommunikation und ausgewählte Informationen können Unternehmen von Anfang an auf die individuellen Bedürfnisse und Interessen der gesuchten Talente eingehen. Eine Anbindung der HR-Software an unterschiedliche Portale sorgt für eine große Reichweite und ist daher essenzielle Voraussetzung, um mit passgenauen Stellenausschreibungen überhaupt punkten zu können.

• Effizientes und personalisiertes Bewerbermanagement: Die Fülle an Eingangskanälen führt dazu, dass Bewerbungen schwieriger zu vergleichen sind und ihre Aussagekraft stark variieren kann. Die Software ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Bewerbungen. Sie unterstützt bei der Vorauswahl qualifizierter Kandidatinnen und und Kandidaten sorgt für das richtige Matching, zum Beispiel mithilfe von KI. Für das Active Sourcing werden Portale software-gestützt durchsucht und passende Talente vorgeschlagen. Ergänzt durch personalisierte Kommunikationsvorschläge, die als authentisch und persönlich wahrgenommen werden, versetzt die HR-Software dann die Personal- und Fachabteilungen in die Lage, sehr zeitnah den Kontakt mit solchen Talenten zu etablieren. Wer hier die Nase vorn hat, verschafft sich einen Vorteil!

• Begleitendes Preboarding: Die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag gewinnt an Bedeutung. HR-Software kann dabei unterstützen, neue Mitarbeiter auf den Job einzustimmen und für Motivation und Vorfreude auf den ersten Arbeitstag zu sorgen. Gezieltes Bereitstellen persönlicher Vorabinformationen, Kontaktmöglichkeiten mit Team-Mitgliedern sind ebenso Teil des Funktionsumfangs wie die Möglichkeit der Teilnahme an Terminen oder Veranstaltungen, die für die neue Rolle wichtig sind oder das „Wir-Gefühl“ fördern. Alle notwendigen Vorbereitungen für den reibungslosen Einstieg können geplant und überwacht werden.

• Einarbeitung und Integration: Ein konsistenter, zielgerichteter und leicht verständlicher Einarbeitungsplan gibt neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den an ihrer Einarbeitung beteiligten Kollegen einen sicheren Rahmen. Dieser Plan kann mit Software-Hilfe ohne großen Aufwand erstellt werden, ist jedoch individuell auf jede Einarbeitung abgestimmt und passt sich idealerweise dynamisch an die Bedürfnisse und Fortschritte neuer Mitarbeiter an. Erfolge und Etappenziele werden sichtbar gemacht und erleichtern es, die persönliche Würdigung nicht aus dem Blick zu verlieren. Neue Talente erleben ein fokussiertes und sinnstiftendes Onboarding, sowohl auf Ebene der fachlichen Tätigkeiten als auch auf Ebene der Werte und Unternehmenskultur.

In Zeiten von Remote-Arbeit und hybrider Arbeitsmodelle ist auch reibungsloses virtuelles Onboarding von großer Bedeutung. Moderne HR-Software bietet daher Möglichkeiten für den digitalen Austausch von Unterlagen, Einführungsvideos, virtuellen Schulungen und Feedback-Gesprächen.

Nachdem neue Mitarbeiter administrativ, fachlich und kulturell erfolgreich Teil des Unternehmens geworden sind, ist Nachlassen unbedingt zu vermeiden. Um Talente langfristig im Unternehmen zu halten, ist die kontinuierliche Pflege der Beziehung unerlässlich. Eine leistungsstarke HR-Software bietet auch hierfür Funktionalitäten wie Talent- und Skill-Management, individuelles Learning & Development, Feedback und Leistungsbeurteilung, aber auch Unterstützung von flexiblen Arbeitszeit- und Arbeitsort-Modellen, komfortable „Employee Self Services“ und eine transparente digitale Kommunikation.

Eine moderne HR-Software kann Unternehmen unter den veränderten Rahmenbedingungen dabei unterstützen, Recruiting und Onboarding von Talenten erfolgreich zu gestalten, den „Cultural Fit“ aufrecht zu erhalten und die Bindung nachhaltig zu stärken.

Bildquelle: Veda, iStock / Getty Images Plus