29.09.2023 Docuware beschleunigt den Purchase-to-Pay-Prozess

Beschaffung ohne Medienbruch

Mit Version 7.9 ihrer Dokumentenmanagent-Software verspricht die Ricoh-Tochter Docuware mehr Effizienz und Transparenz bei der Beschaffung. Der Purchase-to-Pay- bzw. P2P-Prozess soll durch standardisierte Verfahren und Automatisierung effizienter sowie transparenter werden, Fehler vermeiden helfen sowie Kosten reduzieren.

Docuware-Präsident Max Ertl: „Selbst Unternehmen mit einem kleineren Aufkommen an Dokumenten ist es nun möglich, von einem automatisierten P2P-Prozess zu profitieren.“

Effiziente und fehlerfreie Prozesse ohne Medienbruch werden möglich, wenn alle Schritte im Unternehmen digitalisiert sind. Mit neuen Version 7.9 der Software hat sich die in Germering bei München beheimatete Software-Schmiede auf die bessere Abbildung des Beschaffungsprozesses fokussiert. Der komplexe P2P-Prozess besteht aus vielen einzelnen Vorgängen, die in unterschiedlichen Organisationseinheiten eines Unternehmens stattfinden. Er spielt eine zentrale Rolle sowohl bei der Beschaffung als auch im Finanzmanagement und hat direkte Auswirkungen auf die Effizienz, die Transparenz und die Kostenkontrolle eines Unternehmens.

„Mit der neuen Version ist es selbst Unternehmen mit einem kleineren Aufkommen an Dokumenten möglich, von einem automatisierten P2P-Prozess zu profitieren. Dank der einfachen Konfiguration sowie neuen vordefinierten Funktionen sind sowohl der Aufwand als auch die Kosten deutlich geringer als bisher, wodurch sich die Investitionen bereits innerhalb weniger Monate amortisieren”, so Max Ertl, Präsident Marketing und Vertrieb bei dem Softwarehaus.

Tabellen in DMS-Formularen

Der Beschaffungsprozess startet meist mit Bestellanfragen. In Docuware Web-Formularen können mit der Version 7.9 nun auch Tabellen eingefügt werden. Mitarbeiter können so detaillierte Bestellanfragen erstellen. Dies vereinfacht die strukturierte Erfassung von Daten und legt den Grundstein für deren automatisierte Weiterverarbeitung.

Nach der Bestellung kommt die Rechnung ins Haus. Auch bei dieser Dokumentart spielen die Tabellen im DMS nun eine wichtige Rolle, lassen sich daraus doch einzelne Rechnungspositionen in Docuware übertragen. Bei XML-Rechnungen erfolgt dies nun automatisch. Dadurch sind sie direkt für den folgenden Freigabe-Workflow vorbereitet.

Daten aus mehreren Tabellen abgleichen und summieren

Liegen der zuständigen Abteilung alle Dokumente vor, folgt der Abgleich von Positionsdaten zwischen Rechnungen und Lieferscheinen bzw. Bestellungen oder Auftragsbestätigungen. Gibt es beispielsweise mehrere Bestellungen, deren Posten in einer Rechnung zusammengefasst sind, werden die Daten mit Version 7.9 aus allen Bestellungen abgerufen, um einen Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich mit der Rechnung durchzuführen. Mit dem Update ist es möglich bis zu 20 verschiedene Dokumente eines Typs abzurufen und abzugleichen.

Dank „Fuzzy Matching“, also einem „unscharfen Abgleich“, erfolgt der Abgleich robust gegen kleinere Scan- bzw. OCR-Fehler. „M5“ und „MS“ als Teil einer Artikelnummer auf Bestellung und Rechnung wird so bei einer 95%igen Ähnlichkeit als übereinstimmend gewertet.