Auf der Erfolgsspur: Supply-Chain-Projekt für 100.000 Artikel

Bestandsmanagement bei Galexis

Schnupfen, Husten, Heiserkeit: Ob Wintergrippe, Virusinfekte oder Pollenallergie – das richtige Medikament für diese Erkrankungen muss zu jeder Zeit in Apotheken, Drogerien, Arztpraxen oder Krankenhäusern vorrätig sein. Die Schweizer Pharmagrossistin Galexis hat dafür rund 100.000 Artikel in ihrem Sortiment, um eine termingerechte und flächendeckende Medikamentenversorgung in der Schweiz zu sorgen. Jetzt wurde eine Supply-Chain-Software implementiert, die den Automatisierungsgrad nahezu verdoppelte und die Produktivität im Bestellprozess um rund 47 Prozent verbesserte.

  • Höchste Qualitätsanforderungen und eine besondere Lagerhaltung machen die Lieferkette in der Pharmabranche zu einer Herausforderung.

  • Der Supply-Chain-Experte übertrifft die Erwartungen schon kurz nach Projektumsetzung

  • Der Supply-Chain-Experte übertrifft die Erwartungen schon kurz nach Projektumsetzung

Galexis, ein Unternehmen der Galenica-Gruppe, bedient als Pharmagrossistin in der Gesundheitslogistik mit ihren beiden Distributionszentren schweizweit Apotheken, Arztpraxen, Drogerien, Heime und Spitäler. Tagtäglich werden etwa 380.000 Packungen in mehr als 4.300 Lieferungen mit über 120.000 Bestellpositionen versendet. Die Artikelbandbreite umfasst neben Medikamenten auch andere Produkte für Apotheken und Drogerien, wie Parfums, Kindernahrung und Kosmetika.

Gefragt ist dabei eine effiziente Software-Unterstützung, denn eine hohe Warenverfügbarkeit von fast 100 Prozent bei gleichzeitig sinkenden Beständen ist im Pharmagroßhandel ein Muss. Dazu kommen höchste Qualitätsanforderungen, Mindesthaltbarkeitsdaten, unterschiedliche Lieferantenaktionen und saisonale Schwankungen.

Eine weitere Besonderheit der Pharmabranche: Die Lagerung von noch nicht freigegebenen oder gesperrten Medikamenten. Diese werden getrennt von verkaufsfähigen Beständen in einem so genannten Quarantänelager aufbewahrt. Dort stellen Mitarbeiter fest, ob die eingegangenen Waren den vorgegebenen Spezifikationen entsprechen, bevor sie für den Verkauf freigegeben werden.

Zuvor: viele manuelle Prozesse

Bisher nutzte Galexis für das Bestandsmanagement ein Warenwirtschaftssystem auf dem IBM-System i, das einen Bestellvorschlag und einen Prognosewert abhängig von den historischen Abverkäufen, dem aktuellen Lagerbestand und weiteren statisch hinterlegten Parametern lieferte.

So konnten mögliche Regallücken aufgezeigt und für Expressbestellungen vorgeschlagen werden, doch bei saisonalen Schwankungen oder Kundenaktionen stieß das manuell parametrisierte System an seine Grenzen. Der Automatisierungsgrad der Lösung lag bei lediglich 48 Prozent. Zusätzlich musste jeder Artikel von einem Dispositionsmitarbeiter manuell bestätigt werden – bei der großen Anzahl an Produkten ein extrem hoher Zeitaufwand.

Saisonalitäten und Trends besser ermitteln

Eine hohe Priorität bei der Einführung einer neuen Software für das „Supply Chain Management“ (SCM) hatte daher die Automatisierung der Disposition. So sollten Saisonalitäten und Trends besser ermittelt und eine Klassifizierung der Waren als Saisonartikel automatisch erkannt und entsprechend eingestellt werden.

Außerdem war der Einsatz unterschiedlicher Prognoseverfahren für Sondersituationen ebenso wichtig wie die Erhöhung des Lagerumschlags bei gleichzeitiger Bestandssenkung. Auch die Aufgabenschwerpunkte der Dispositionsmitarbeiter galt es zu verlagern: weg vom routinemäßigen Bestellen hin zur selbstständigen Steuerung des Produktnachschubs, der Sortimentsplanung und der Stammdatenpflege. Galexis gestaltet so ein effizienteres Ausnahmemanagement. 

Pilotphase überzeugt

Die Entscheidung fiel auf Relex. „Wir können Prozessanpassungen schnell und einfach selbst durchführen“, erklärt Markus Handschin, Projektleiter SCM bei Galexis. „In der dreimonatigen Pilotphase haben wir alle Geschäftsfälle ausprobiert. Dadurch blieb uns genügend Zeit, Optimierungen vorzunehmen. Eine solch lange Pilotphase ist nicht selbstverständlich.“

Nach der Auftragsvergabe definierte das Relex-Projektteam in einem Workshop die Qualität der vorhandenen Daten, bestimmte die Schnittstellen und evaluierte den Status Quo. „Eine gute Datenqualität ist die Basis für die Genauigkeit unserer Prognosen“, ergänzt Dr. Timo Ala-Risku, Geschäftsführer von Relex. „In den Workshops schauen wir uns die Daten deshalb mit unseren Kunden genauestens an und decken beispielsweise offene Bestellungen auf, die im Warenwirtschaftssystem nicht so leicht zu erkennen sind. Dank der einfachen Handhabung können Mitarbeiter Daten selbst pflegen und überprüfen. Wir achten sehr genau darauf, dass unsere Kunden möglichst schnell eigenständig mit dem System arbeiten können, so dass sich der Erfolg nachhaltig und langfristig einstellt.“

Ausgefeilte RPG-Programme

Die Kernapplikationen bei Galexis sind ausgefeilte RPG-Programme auf IBM Power-Servern auf Basis der Standardsoftware ASW/400 von IBS, die das führende System ist. Aus Performance-Gründen besteht keine Realtime-Verbindung; daher werden Redundanzen bewusst in Kauf genommen, wobei Relex mit einer eigenen Datenbank und In-Memory-Computing arbeitet.

Die Schnittstellenanbindung in das übergeordnete ERP/Warenwirtschaftssystem erfolgt über eine intern entwickelte, auf Java basierende Integrationsplattform (IP). Darauf stehen folgende Applikationen für die Anbindung zur Verfügung: EAI Config (Konfigurationsapplikation), BJM (Batch Job Manager), BJP (Batch Job Processor) und Business Log Viewer.

Die Daten werden von der IP mittels SQL aus dem ERP-System auf dem Power System gelesen, aus einer eigens für die Schnittstellenkommunikation zur Verfügung gestellten Datenbank (INTEG). Dies funktioniert nach folgendem Prinzip: Die IP ruft ein IBS-Programm auf, mit dem die Daten für den Versand als freigegeben markiert werden. Danach selektiert die IP mit einer Abfrage alle freigegebene Daten, bereitet diese für die Übergabe an Relex in Form einer Meldung im *.csv Format auf und markiert die Daten als versendet. Die zu verarbeitenden Daten werden mittels zeitlich gesteuerter Jobs verarbeitet (BJP, BJM). Bewegungsdaten wie Verkäufe und Lieferungen werden stündlich, Stammdaten und Tagesendbestände  einmal täglich übermittelt.

Stark in Sondersituationen

Die neue Software errechnet dann den zukünftigen Bedarf anhand historischer Absatzdaten und saisonaler Besonderheiten auf Regalebene einer jeden Filiale. Im Unterschied zur marktüblichen Software bietet Relex eine genauere Prognose, einen optimierten Sicherheitsbestand und eine auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Logik für die Bestellvorschlagsberechnung. So wird die optimale Bestellmenge sehr genau berechnet. „Das System bildet exakt ab, welche Produkte bereits im Verkaufsbestand sind und welche sich noch im Quarantänebestand befinden. Alle Informationen werden für unsere Dispositionsmitarbeiter transparent und nachvollziehbar dargestellt“, erklärt Jörg Rudolf von Rohr, Leiter Disposition bei Galexis.

Bei unvorhergesehenen Nachfrageschwankungen und drohenden Stock-outs warnt das System im Vorfeld und schlägt automatisch eine Expresslieferung vor. Sämtliche Ausnahmesituationen können vom Anwender hinterlegt werden, passen sich dynamisch an und laufen dann automatisch ab. Den Mitarbeitern bleibt damit mehr Zeit, sich um Analyse und Auswertungen zu kümmern.

Auf Basis der eigens entwickelten Datenbank errechnet die Software Daten rund 100-mal schneller als marktübliche Anbieter und ermöglicht die Nutzung von In-Memory-Computing: Dabei verbleiben die Daten während der Verarbeitung im Arbeitsspeicher und werden nicht wieder auf die Festplatte zurückgespielt. Die Supply-Chain-Lösung kalkuliert beispielsweise 50 Millionen „Stock Keeping Units“ in nur zwei Stunden.

Die Qualität der Daten

Um die Qualität der Daten als Basis für die Absatzprognosen zu sichern und – falls möglich – weiter zu verbessern, erfolgt einerseits eine regelmäßige technische Überwachung des Business Log Viewer; dies ist die Applikation für den Fachbereich, um den Datenaustausch mit den Partnern (Transaktionsprotokoll) zu visualisieren. Relex stellt technisch sicher, dass Daten nur einmalig eingelesen werden. Andererseits bietet Relex Möglichkeiten, die übermittelten Daten unterschiedlich gruppiert zur Validierung anzuzeigen oder in Reports zu exportieren.

Galexis regelt die regelmäßige Validierung mittels schriftlichen Anweisungen (SOP). Dank der Technologie von Relex können unterschiedliche Kombinationen unabhängig von der Datenstruktur des ERP/Warenwirtschaftssystems sogar ad hoc (auch grafisch) analysiert werden, so dass unlogische Datenkonstellationen im ERP-System in kürzester Zeit aufgedeckt werden.

Schnelle Erfolge

Erste Erfolge sind bereits nach wenigen Monaten sichtbar. So erhöhte sich der Lagerumschlag in nur vier Monaten um 12 Prozent. Außerdem profitiert Galexis nun von einer automatisierten Disposition – der Automatisierungsgrad liegt inzwischen bei rund 88 Prozent. Die Verfügbarkeit blieb gleichbleibend hoch auf über 98 Prozent. Geplant war zudem, die Produktivität im Bestellprozess um 15 Prozent zu steigern – erreicht wurden bereits nach kurzer Zeit 47 Prozent.

Dank der Systemumstellung können die Mitarbeiter in kürzerer Zeit mehr Bestellungen umsetzen. „Dieses Projekt war ein sehr erfolgreiches und gleichsam auch lehrreiches Vorhaben“, sagt Corvin Kienle, Leiter Operations bei Galexis. „Die Qualität der Stammdaten und das Hinführen der Organisation auf die veränderte Arbeitsweise waren äußerst wichtige Aspekte im Projekt. Die Software ermöglichte uns, die ambitionierte Lagerrotation und einen sehr hohen Automatisierungsgrad zu erreichen – ohne Kompromisse bei der Verfügbarkeit eingehen zu müssen.“

www.galexis.com/de

www.relexsolutions.de

Bildquelle: Galexis / Relex

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