Titelinterview mit Jürgen Lange, Vorstand der Convotis AG

„BPM ist reif für den Mittelstand!"

Business Process Management (BPM) ist zu einer Technologie gereift, die gut beherrscht ist und auch für Mittelständler sehr nützlich sein kann. Laut einer IBM-Mittelstandsstudie von 2011 planten seinerzeit über drei Viertel des deutschen Mittel­standes, eine BPM-Lösung zu implementieren. „Für fast 70 Prozent der Firmen ist BPM ein Topthema“, weiß auch Frank Niemann, bei den Pierre Audoin Consultants Autor der aktuellen Trendstudie „BPM in der DACH-Region“. „Bei größeren Firmen fällt dieses Votum noch deutlicher aus.“ Sie sehen vor allem strategische Vorteile: Prozesse können transparenter und effizienter gestaltet und deren Qualität gesteigert werden. Wie das in der Praxis aussehen kann, erklärt Jürgen Lange im Interview mit DV-Dialog. Der Vorstand der Convotis AG weiß, wovon er spricht, setzt der Frankfurter IBM-Partner doch nicht nur für Kunden BPM-Projekte um, sondern hat BPM-Lösungen auch schon lange im eigenen Haus im Einsatz

„Viel Skepsis rührt noch aus den Anfängen von BPM, als die Software noch ein Koloss war. BPM-Tools waren damals Monolithen, umständlich zu bedienen und zu konfigurieren.“ Jürgen Lange, Vorstand der Convotis AG.

Dabei setzt die Mehrheit heute schon auf BPM-Systeme, größtenteils als Teilfunktion einer Unternehmenssoftware wie DMS- oder ERP-System. „Erfreulicherweise setzen sich die Fachbereiche sowie das Topmanagement intensiv mit BPM auseinander“, beobachtet Niemann. „Dies ist bei weitem keine Selbstverständlichkeit bei einem IT-lastigen Thema, bei dem in der Regel allein die IT-Organisation die Marschroute bestimmt.“

Vorwiegend dienen BPM-Systeme heute dazu, Standardprozesse zu automatisieren (71 Prozent). Weiter reichende Einsatzzwecke, wie etwa die Unterstützung von Managemententscheidungen durch tiefgreifende Prozessanalysen, werden bislang weniger oft aufgegriffen (43 Prozent). Das mag sich in Zukunft ändern, denn mehr als die Hälfte hält die Möglichkeiten von BPM für das eigene Unternehmen noch lange nicht für ausgeschöpft.

Auch IBM bietet seit der Übernahme von Lombardi im Jahr 2010 BPM-Tools für mittelständische AS/400-Anwender an – und hat daraus den Business Process Manager und die Cloud-Lösung „Blueworks Live“ entwickelt. Im Sommer 2011 kam BPM Express speziell für Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern auf den Markt. Damit lassen sich Geschäftsprozesse definieren, abbilden, automatisieren und überwachen. Laut Hersteller zeigt sich in der Praxis, dass beispielsweise die manuelle Erfassung von Mitarbeiterdaten in Personalsysteme von durchschnittlich neun Stunden auf zehn Minuten reduziert werden kann. Manuelle Tätigkeiten, die für die Abwicklung von Rechnungen anfallen, werden zu 80 Prozent überflüssig. BPM Express zählt zur neuen Generation von BPM-Tools, die die beiden größten Hürden für den Einsatz von IT-gestütztem BPM im Mittelstand aus dem Weg räumen sollen: Kosten und Komplexität.

Herr Lange, wo sehen Sie heute die größten Nutzerpotentiale von BPM im Mittelstand?
Jürgen Lange: Grundsätzlich bietet BPM-Software Unternehmen eine Möglichkeit, mehr Ordnung in ihre Prozesse zu bringen und sie darüber hinaus auch komfortabel zu visualisieren. Bestehende Entscheidungs- und Dokumentenprozesse kann eine BPM-Lösung mit vorgefertigten Prozesspaketen aufwerten, indem diese Prozesse dokumentiert, an etablierte Best Practices angepasst und größtenteils automatisiert werden.

Der größte Nutzen liegt darin, dass Optimierung und Visualisierung sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Prozesse steigern. Der BPM-Einsatz kann zu einer höheren Transparenz, einer flexibleren Gestaltung der Prozesse und sicher auch zu kürzeren Durchlaufzeiten führen. Allein die Einführung des prozessorientierten Denkens und die folgende Optimierung der Prozesse wird das Unternehmen deutlich voranbringen. Dazu kommen die Vorteile der Automation, die BPM heute für Unternehmen aus dem mittleren und gehobenen Mittelstand so attraktiv machen.

BPM-Software ist bereits seit über 25 Jahren am Markt verfügbar, hat sich aber im Mittelstand bisher noch nicht auf breiter Linie durchgesetzt. Woran liegt das?
Lange:
Weil BPM-Software nicht gleich BPM-Software ist. Viele Mittelständler sind aus zwei Gründen skeptisch gegenüber dem ganzen Thema BPM. Entweder wird BPM assoziiert mit komplexen Werkzeugen und langwierigen, teuren Projekten. Oder der Mittelständler hat in der Vergangenheit versucht, pragmatisch vorzugehen und BPM mit vorhandener Standardsoftware wie Office oder auch mit Eigenentwicklungen abzubilden. Dieser Ansatz stößt aber oft an seine Grenzen, weshalb der Einsatz von klassischer BPM-Software notwendig wurde. Viel Skepsis rührt noch aus den Anfängen von BPM, als die Software noch ein Koloss war. BPM-Tools waren damals Monolithen, umständlich zu bedienen und zu konfigurieren. Außerdem war es aufwendig, die notwendigen Daten einzugeben und zu pflegen.

Laut Studien von IBM oder PAC planen viele Mittelständler aber heute eine BPM-Lösung zu implementieren. Können Sie das aus Ihrer Erfahrung bestätigen?
Lange:
Eindeutig! Das Thema BPM hat im Mittelstand in den letzten drei, vier Jahren stark an Bedeutung gewonnen und steht auf der Agenda unserer Kunden mittlerweile oft ganz oben. Gerade auch im dynamischen Marktumfeld, wie es für viele Mittelständler typisch ist, kann BPM ein Ausweg aus dem Dilemma sein, dass die vorhandenen IT-Systeme den Ansprüchen des Unternehmens und seiner Kunden nicht mehr gerecht werden, weil die IT-Abteilung mit den nötigen Anpassungen nicht mehr nachkommt.

Moderne Technologien wie Social Collaboration können helfen, dass alle relevanten Informationen im jeweiligen Prozesskontext zur Verfügung stehen und Medienbrüche vermieden werden. Die Einbeziehung von mobilen Endgeräten ist ein weiteres Beispiel, wie einzelne Prozessschritte beschleunigt oder mit weiteren Informationen angereichert werden können.

Worauf führen Sie das Umdenken in Sachen BPM zurück?
Lange:
Dazu beigetragen haben Success Stories von Mittelständlern, die ihre Wettbewerbsposition dank BPM nachweislich verbessern konnten. Außerdem gibt es heute Alternativen zu den dezidierten BPM-Suites, die unabhängig von einer Applikation, also anwendungsübergreifend, laufen und eigentlich für Großkonzerne gedacht sind. Sie haben sich im Mittelstand nicht durchgesetzt, weil sie wie gesagt über­dimensioniert, teuer und umständlich sind. Das hat sich geändert, denn es gibt heute die passenden Werkzeuge und Methoden.

Oft fehlt es im Mittelstand am spezifischen Wissen oder an internen Ressourcen für BPM. Es ist eben ein strategisches Thema, das nicht nebenbei gelöst werden kann, sondern große Aufmerksamkeit erfordert. Das haben viele Unternehmer erkannt und schaffen die Voraussetzungen, weil der Wettbewerb sie dazu zwingt, sich mit den Möglichkeiten der Prozessoptimierung zu beschäftigen. Die über die Jahre gewachsenen, heterogenen IT-Landschaften bieten viel Potential zur Optimierung – und damit zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.

Wie ist es um BPM-Projekte im Mittelstand heute bestellt?
Lange:
BPM-Lösungen sind keine „Wurmlochtechnologie“ mehr – gescheiterte Projekte gibt es kaum noch. Die Zahl der Erfolgsgeschichten überwiegt mittlerweile und gibt den Entscheidern Recht. Das erhöht den Druck auf die Kritiker und bestätigt die Befürworter einer Einführung. Außerdem sind die BPM-Tools viel einfacher und komfortabler zu bedienen als früher; man muss nicht mehr bei null anfangen, sondern die Software liefert viele Best Practices, die unmittelbar Nutzen stiften und auch sehr viel Know-how einbringen. Auch der zunehmende Fachkräftemangel bringt im Mittelstand BPM auf die Agenda. Wenn Mitarbeiter fehlen, müssen die Kollegen einspringen und zusätzliche Aufgaben übernehmen, worunter die Qualität zwangsläufig leidet. Eine Prozessoptimierung und -automatisierung kann jedoch Freiräume schaffen und diese Mitarbeiter wieder entlasten.

Ein typisches Versprechen eines BPM-Anbieters: „Gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse flexibel, zukunftsfähig, intelligent, transparent und mobiloptimiert. Steuern Sie Prozessabläufe auch von unterwegs. Schließen Sie etwaige Lücken in ERP-Prozessen, um End-to-End-Prozesse zu unterstützen.“ Alles auf einmal ist vermutlich zu aufwendig und teuer. Welche Reihenfolge bei der Umsetzung empfehlen Sie?
Lange:
Die Hersteller versprechen in der Regel nichts, was sie nicht auch halten könnten. Das ist aber auch die größte Gefahr: Das sich der Mittelständler gleich am Anfang viel zu viel vornimmt. Wenn man so viele Möglichkeiten hat, werden die Projektziele und die Prioritäten schnell unscharf – und dann wird es schwierig. Man kann sicherlich per BPM sehr viele Prozesse wunderbar implementieren. Doch dafür braucht es Zeit. Wir empfehlen daher als Prämisse das Motto „Weniger ist mehr!“ Am Anfang steht die Definition der Projektziele. Es muss nicht alles auf einmal flexibel, mobil und „End to End“ sein, wenn das mehr Aufwand als Nutzen generiert. In der Theorie und auch bei Technikliebhabern wäre dies sicherlich optimal; die Praxis zeigt aber, dass viele kleinere Schritte oft schneller zum gewünschten Effekt führen als wenige große.

Wie geht man vor?
Lange:
Nach der Zieldefinition wird das BPM-Werkzeug ausgewählt, das für die Zielsetzung, das Unternehmen und natürlich auch das Budget am besten passt. Dann sucht man sich einen Bereich im Unternehmen aus, der mit Blick auf die verfügbaren Ressourcen und Kompetenzen ein solches Projekt stemmen kann. Dabei sollte man auch ein Scheitern der ersten Versuche einkalkulieren und deshalb keine unternehmenskritischen Prozesse auswählen. So sollte auch aus technischer Sicht erst einmal eine gute Basis gelegt sein, damit sich Mitarbeiter, Organisation und Technik aneinander „gewöhnen“ können. So schafft man ein Kompetenzteam, das bei den folgenden BMP-Projekten weiß, was zu tun ist. Und wie bei allen Systemeinführungen sollten nicht Funktionalität und technische Möglichkeiten der Software die Projektziele vorgeben, sondern vielmehr der Nutzen für das Unternehmen bzw. der einzelnen Unternehmensteile.

Wer gehört ins BPM-Kompetenzteam?
Lange:
Neben der Geschäftsführung und den IT-Experten des Hauses auch Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, die sowohl Interesse, Kompetenz und Durchsetzungsvermögen mitbringen. Außerdem stellt sich die Frage, ob externe Kompetenz eingekauft wird, denn Beratern, die den ganzen Tag nichts anderes machen, geht die Arbeit im BPM-Projekt vermutlich leichter von der Hand. Auch wer externe Berater nicht gerne engagiert, kommt in diesem speziellen Fall kaum daran vorbei.

Berater können vor typischen Anfängerfehlern warnen und die entscheidenden Weichen richtig stellen. Dabei kann der Mittelständler lernen und dann irgendwann die BPM-Thematik in Eigenregie weiterführen. Eigene Kompetenz im Unternehmen ist für mich bei der Entwicklung der Prozesse genauso wichtig wie bei der Entwicklung neuer Produkte oder Services. Nur mit eigener Kompetenz wird man am Ball bleiben können, nur damit lässt sich die Qualität der Prozesse bewerten und ihre Weiterentwicklung zielgerichtet vorantreiben. Wer beim BPM-Thema voll und ganz von Externen abhängt, wird über kurz oder lang den Anschluss in seiner Branche verpassen. Da können auch die besten Benchmarks nicht helfen.

Stichwort Integration: BPM betrifft ja die gesamte Wertschöpfungskette in Unternehmen – inklusive der unterstützenden IT-Systeme. Wie lassen sich bewährte ERP- oder Logistikanwendungen sinnvoll in BPM-Projekte einbringen?
Lange:
Auch hier kommt es wieder auf die Perspektive an. In den Fachbereichen zählt es, dass die Vorhaben schnell ihre Wirkung entfalten. Zudem sollte auch sichergestellt sein, dass die individuellen Anforderungen erfüllt werden, denn die Kernprozesse in Unternehmen lassen sich vielfach gar nicht standardisieren. In der IT-Abteilung dagegen liegt der Fokus auf der reibungslosen Integration über Schnittstellen. Nur so können die Kernanwendungen performant um ergänzende Lösungen erweitert werden und bleiben trotzdem beherrschbar. Der Aufwand für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung muss im Rahmen bleiben, was letztlich auch den Fachabteilungen zugute kommt. Auch BPM-Lösungen müssen so beschaffen sein, dass sie die Integration mit möglichst allen anderen Systemen ermöglichen. Bringen die vorhandenen IT-Systeme schon BPM-Funktionen mit, wird die Integration einfacher. Doch das ist bei weitem nicht immer der Fall; dann wird es leider etwas kompliziert. Im wesentlichen reduziert die Integration sich aber auf den Datenaustausch und das Anzapfen der vorhandenen Datenquellen. Hier ist das richtige Anzapfen zum richtigen Zeitpunkt entscheidend.

Worauf kommt es bei der Integration mit Querschnittsanwendungen an, beispielsweise mit Business Intelligence, Workflow oder Content-/Dokumentenmanagement?
Lange:
Wie gesagt: Nur wenn alle relevanten Informationen innerhalb der Wertschöpfungskette kontrolliert werden, können auch alle Vorteile von BPM realisiert werden.  Standarisierte Schnittstellen zwischen den eingesetzten Softwarelösungen sind für den automatischen Datenaustausch somit unverzichtbar. Glücklicherweise unterstützten alle namenhaften Hersteller wie IBM, Microsoft oder SAP die  Business Process Execution Language (BPEL), mit der sich Steuerung und Ausführung von Geschäftsprozessen maschinenlesbar beschreiben lassen. Jedoch reicht es bei weitem nicht aus, lediglich den simplen Datenaustausch zwischen den IT-Systemen zu gewährleisten. Gerade für Werkzeuge wie Business Intelligence, die für die Entscheidungsfindung verwendet werden, ist es von fundamentaler Bedeutung, dass die Daten semantisch und zeitlich richtig eingeordnet und verarbeitet werden können.

Für Querschnittsanwendungen muss deshalb ein einheitliches Datenschema verwendet werden. Zumindest muss die korrekte Konvertierung sichergestellt sein, ebenso aber auch, dass Daten nicht aus ihrem Zusammenhang gerissen und wahllos weiterverarbeitet werden. Hier spielen das Workflowmanagement (Zeitablauf) und auch das Dokumentenmanagement (Versionierung) eine große Rolle. Das ist entscheidend, damit am Ende eines Projektes die Ergebnisse als Ausgangsbasis für das Folgeprojekt dienen können. Außerdem ist so die Aktualität der Daten gewährleistet, eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg von BPM-Projekten.

Gibt es Branchenspezifika?
Lange:
BPM kann Unternehmen jeder Branche Vorteile bringen; da sehe ich keine Unterschiede. Jede Branche hat aber ihr eigenes „Jägerlatein“, also ein Wording, das enorm wichtig ist. Prozesse unterschiedlicher Branchen gleichen sich vielleicht in der Struktur, doch erst mit der richtigen Sprache entstehen Verständnis und Akzeptanz der Fachabteilungen sowie die Zusammenhänge mit den anderen IT-Systemen und Prozessen.

Deshalb ist in BPM-Projekten ganz besonders auf die richtige Kommunikation zu achten, denn sie haben neben dem technischem auch immer ein psychologisches Moment. Gerade erfahrene Mitarbeiter treten solch großen Projekten eher skeptisch gegenüber. Hier gilt es, Vorurteile abzubauen und diese Mitarbeiter aktiv in das Projekt zu integrieren. Auch hier können externe Partner sinnvoll sein, da sie vollkommen unvoreingenommen an die Sache herangehen und die Situation aus einem anderen Blickwinkel betrachten.

Bei der Bahn mögen viele Prozesse typisch für ein Transportunternehmen sein. Wer bei der Bahn jedoch Begriffe aus der Luftfahrt oder aus dem Speditionswesen verwendet oder gar Laienbegriffe wie Zug statt Triebfahrzeug verwendet, der hat schon verloren. Branchenspezifisch fließen in das BPM-System also die Begriffe ein, während sich z.B. die kaufmännischen Prozesse überall ähneln, auch wenn sie vielleicht schneller oder langsamer ablaufen. Manche Prozesse sind in einer Branche vielleicht auch wichtiger und damit detaillierter als in anderen – und dementsprechender sicherer, zuverlässiger und performanter müssen auch die IT-Systeme sein, die diese Prozesse unterstützen.

Gibt es Besonderheiten, die speziell AS/400-Anwender beachten sollten?
Lange:
Wer ein BPM-Projekt in Angriff nimmt, sollte nicht zuerst auf seine Infrastruktur schauen, sondern sich wie gesagt zunächst über seine Ziele klar werden. Die Auswahl einer BPM-Suite sollte daher nicht allein davon abhängig gemacht werden, welche Hardware oder Betriebssysteme im Einsatz sind. Für AS/400-Anwender ist es sicherlich ein Riesenvorteil, wenn auch die BPM-Suite nativ auf der Plattform läuft, also die geforderte Funk­tionalität und auch die notwendigen Werkzeuge aus einem Guss sind. Ich denke, IBM hat hier eine sehr gute Lösung geschaffen, die man immer in die Produktauswahl nehmen sollte. Das muss aber nicht immer passen.

Wie lässt sich die nötige Akzeptanz in den Fachabteilungen schaffen?
Lange:
Indem sie von Anfang an involviert sind. Für jeden Bereich sollte ein Verantwortlicher bestimmt werden, der beim Zusammentragen der notwendigen Informationen behilflich sein kann und als Schnittstelle zu den anderen Projektbeteiligten fungiert. Oft lassen sich hierfür Mitarbeiter finden, die bereits erste Vorschläge für Prozessverbesserungen haben – immerhin leben sie ihren Prozess jeden Tag. In jedem Fachbereich lassen sich innovative und kommunikative Personen finden, die dafür in Betracht kommen. Solche Mitarbeiter treiben das BPM-Projekt voran, geben selbst das beste Beispiel und sorgen so für die Akzeptanz der Kollegen.

www.convotis.com

 

 

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