E-Invoicing geht mit EU-Verordnung in neue Runde

Compliance noch ein Problem

Wenn im Herbst die neue EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnung in Kraft tritt, müssen einige Unternehmen nachbessern – auch in Deutschland. Das zeigt eine internationale Erhebung. Auch eine Studie zu E-Invoicing bei Deutschlands Top-700-Unternehmen von Comarch und Fraunhofer kommt zu ähnlichen Ergebnissen.

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Deutschland gehört zu den Ländern, in denen Firmen beim Invoicing am häufigsten mit Compliance-Problemen kämpfen. Das belegt sowohl eine internationale Erhebung als auch eine Studie zu E-Invoicing bei Deutschlands Top-700-Unternehmen von Comarch und Fraunhofer, welche im Mai im Porsche Museum in Stuttgart im Detail vorgestellt wird.

Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung

Hintergrund: Ab 27. November 2018 gilt die „Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ auch in Deutschland für Bundesministerien und Verfassungsorgane. Ein Jahr später werden alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes die elektronische Rechnung von ihren Geschäftspartnern verlangen. Die erwarteten Einsparungen werden auf vier bis neun Milliarden Euro pro Jahr beziffert.

Davon betroffen sind alle Unternehmen, die bereits jetzt mit dem Bund Rechnungen austauschen oder sich an zukünftigen Ausschreibungen beteiligen wollen. Damit erhält die Digitalisierung des Rechnungswesens EU-weit einen neuen Schub.

Angesichts dieser länderübergreifenden Entwicklung haben Comarch und Sharedserviceslink in einer Studie internationale Unternehmen nach den Ländern und Regionen gefragt, wo sie mit den größten Herausforderungen für das Rechnungswesen kämpfen. Neben den USA und China werden hier vor allem EU-Länder genannt, darunter auch Deutschland an vorderer Stelle. Alle teilnehmenden Unternehmen waren in der Regel sehr groß, rund 80 Prozent der Befragten gaben ein jährliches Volumen von über 100.000 Rechnungen an.

Herausforderungen und Chancen digitaler Rechnungsworkflows

Ziel der Studie war es, die größten Herausforderungen in den Bereichen Fakturierung, Inhalt, Archivierung und Schutz sensibler Daten zu ermitteln. 58 Prozent der Unternehmen waren in Europa, 31 Prozent in Nordamerika und der Rest in Afrika, Asien und Lateinamerika angesiedelt. Die Vielzahl geografischer Standorte, Branchen und die Menge der bearbeiteten Rechnungen zeigen länderübergreifend die Herausforderungen und Chancen digitaler Rechnungsworkflows. Befragt wurden P2P- und Finanzfachleute, die in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen, Lebensmittelindustrie, Mode und Verkehr tätig sind.

Nach den vordringlichen Herausforderungen für die Rechnungsprozesse befragt, sehen die Finanzfachleute die Einhaltung von Steuer- und Umsatzsteuervorschriften bei 63 Prozent an erster Stelle, gefolgt von Problemen mit der Integrität von Rechnungsinhalten (54 Prozent). Schließlich kann die Nichteinhaltung dieser Formalitäten im schlimmsten Fall zusätzliche Kosten und ein erhöhtes Haftungsrisiko für das Unternehmen zur Folge haben. Jedes fünfte Unternehmen kämpft darum, Archivierungsregeln einzuhalten (22 Prozent) und sensible Daten zu schützen (21 Prozent). Im Falle von Sicherheitsverletzung, Datenverlust oder unzureichender Archivierung wichtiger Daten eines Unternehmens kann dies nicht nur Geldstrafen, sondern sogar einen ernsthaften Reputations- und Vertrauensverlusten nach sich ziehen.

Die Compliance verbessern

Folglich suchen 96 Prozent der Befragten nach Möglichkeiten, die Compliance in ihren Organisationen zu verbessern. Die meisten Unternehmen sehen die Lösung ihrer Probleme darin, aktuelle Prozesse und Richtlinien zu verbessern (72 Prozent) und die manuelle Rechnungsverarbeitung zu reduzieren (70 Prozent). Diese beiden Probleme haben einen großen Einfluss auf den Workflow in einem Unternehmen. Wenn Mitarbeiter alle Rechnungen manuell verwalten müssen, besteht eine viel höhere Wahrscheinlichkeit, dass menschliche Fehler auftreten. Zudem setzen die Firmen auf die Entwicklung der Qualität von Stammdaten (64 Prozent) und Investitionen in Rechnungsautomatisierungstechnologien (63 Prozent). Statt auf die Suche nach neuen Lösungen konzentrieren sich 44 Prozent der Befragten darauf, sicherzustellen, dass die aktuell von ihnen eingesetzte Technologie alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.

80 Prozent der befragten Unternehmen bezifferten ihr Rechnungsvolumen zwischen 100.000 und über einer Million Rechnungen pro Jahr. Dennoch erhalten die meisten dieser Organisationen den Großteil ihrer Rechnungen im Papierformat / gescannt (77 Prozent, mittleres und hohes Volumen zusammen gezählt) oder als manuell eingegebene E-Mail / PDF (68 Prozent, mittleres und hohes Volumen zusammen gezählt). Berücksichtigt man die Anzahl der Rechnungen, bedeutet dies nicht nur eine massive Arbeitsbelastung für die verantwortlichen Mitarbeiter, sondern erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich. Weiterhin empfangen die Unternehmen Rechnungen via E-Invoicing-Netzwerk, Papier und EDI.

Gepflogenheiten in Deutschland

Interessante Einsichten bietet auch ein Vergleich dieser internationalen Zahlen mit den Gepflogenheiten bei Unternehmen aus Deutschland. Comarch hat zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation eine Marktstudie unter Deutschlands 700 größten Unternehmen durchgeführt. Die Studie „Papierloses Büro und E-Invoicing in Deutschlands Top-700-Unternehmen: Status Quo, Pain Points und Erfolgsfaktoren“ wird im Mai 2018 erstmals veröffentlicht.

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