Sanktionslistenprüfung beim IBM-i-Anwender

Dachser: Von Listen entlastet

Durch die vollständige Integration der Software S-Check der Tia Innovations GmbH in die weltweiten Abfertigungsprozesse kann der langjährige IBM-i-Anwender Dachser sehr schnell und mit einer klar definierten Delegationslogik auf Verdachtsfälle reagieren und das eigene Vorgehen rechtssicher dokumentieren.

  • Jan Bender, Dachser

    Jan Bender leitet beim Logistikdienstleister Dachser den Fachbereich „Foreign Trade Compliance“ im Bereich „Global Network Services“.

  • Im Dachser-Rechenzentrum stehen viele Power-Server mit IBM i, auf denen Eigenentwicklungen und Standardsoftware wie SAP oder S-Check laufen.

  • Das Familienunternehmen bietet Transportlogistik, Warehousing und kundenindividuelle Services in den Bereich Air & Sea Logistics sowie Road Logistics.

Die Strafen sind drastisch: Geldbußen in Höhe von bis zu 500.000 Euro oder gar Freiheitsentzug von maximal 15 Jahren drohen denjenigen, die gegen die Antiterrorismusverordnungen der EU, USA, China oder anderen Nationen verstoßen. Mit sanktionierten Personen, Organisationen und Vereinigungen dürfen demnach keine Geschäftskontakte unterhalten werden, was auch das Befördern und Einlagern von Waren beinhaltet.

Vor diesem Hintergrund müssen Versender und Spediteure, aber auch Vertriebsmitarbeiter und Personalabteilung ihre Geschäftsadressen permanent prüfen, was angesichts zahlreicher Listen und täglicher Updates nur noch maschinell erledigt werden kann. Für diesen Zweck hat die Tia Innovations – eine Tochterfirma der MHP Solution Group - die Software S-Check entwickelt, die sich in komplexe IT-Landschaften – und auch die Welt der AS/400 und ihrer Nachfolger – einfach einfügen lässt.

Make-or-Buy-Entscheidung

Diese Flexibilität und Anpassungsfähigkeit war für den Logistikdienstleister Dachser ein wichtiger Grund, sich bereits im Jahr 2014 für diese Software zu entscheiden. Damals musste eine selbst programmierte Lösung zur Adressenprüfung ersetzt werden, die an ihre technischen Grenzen gestoßen war.

„Für uns war es eine Make-or-Buy-Entscheidung, die klar zugunsten der TIA ausfiel“ erinnert sich Jan Bender, der bei Dachser den Fachbereich „Foreign Trade Compliance“ im Bereich „Global Network Services“ leitet.

Bei der früheren Software handelte es sich um eine separate Insellösung, die in der Unternehmenszentrale von einem festdefinierten Team bedient wurde. Zu ihren Aufgaben gehörte vor allem das morgendliche Prüfen der Trefferlisten, die sich aus der nächtlichen Prüfung der weltweiten Adressen in sechsstelliger Zahl ergeben hatten. Bei Bedarf – und soweit noch möglich – wurden die betroffenen Sendungen gestoppt.

Rechtssicher protokolliert

Um die Reaktionszeit bei auffälligen Adressen zu verkürzen, sollte der Prüfprozess in die weltweiten Abfertigungsprozesse integriert werden. „Der Programmieraufwand für das Anpassen unserer eigenen Lösung wäre deutlich höher gewesen als eine Investition in S-Check“, erklärt Bender, der im Vorfeld der Entscheidung mehrere Lösungen analysiert hatte. Die Software habe sich „sehr gut an unsere Anforderungen anpassen“ lassen.

Bei Dachser wurde die Software in die dortigen Transportmanagementsysteme (TMS) und Lagermanagementsysteme (LMS) integriert. Diese Software wird auf Basis der IBM-Systems Power i inhouse in Eigenregie entwickelt. Entstanden sind u.a. die maßgeschneiderten Anwendungen „Domino“ (deckt alle Speditionsabläufe ab), die Lagermanagement-Software „Mikado“ (unterstützt alle Prozesse in den Lagern) und das TMS „Othello“ (integriert sämtliche Luft- und Seefrachtsendungen in ein einheitliches System).

S-Check prüft im Hintergrund die aktuell im TMS bzw. WMS verwendeten und neu angelegten Adressen. Außerdem wird der gesamte Adressenbestand einmal wöchentlich durchleuchtet, um etwaige Übereinstimmungen frühzeitig zu erkennen. Um die bestmögliche Sicherheit zu bieten, checkt die Software gegen bis zu 18 Sanktionslisten, darunter die Specially Designated Nationals List, die EU-Common Foreign & Security Policy oder die US Statutorily Debarred Parties List. Zusätzlich protokolliert die Standardsoftware sämtliche Compliance-Prüfvorgänge sowie alle weiteren Bearbeitungsschritte und entspricht damit den hohen Anforderungen der Behörden.

Ausgeklügelte Delegationslogik

Eine hohe Trefferqualität minimiert dabei das unnötige Bearbeiten von Ähnlichkeitstreffern. Dennoch schlägt die Lösung bei manchen Adressen Alarm. Bei jedem Verdacht wird der zugeordnete Abfertigungsmitarbeiter unverzüglich informiert. Dieser kann den Fall direkt in Othello bearbeiten und die Adresse sperren, freigeben oder delegieren. Dabei können sich die Mitarbeiter ganz auf den Sachverhalt konzentrieren und müssen ihre gewohnte Softwareumgebung nicht verlassen. Durch die Integration der IT-Lösungen tritt die zugekaufte Software für die Sachbearbeiter gar nicht in Erscheinung.

Währenddessen regelt die ausgeklügelte Delegationslogik, unter welchen Umständen das weitere Vorgehen an die nächsthöhere Instanz übergeben und dort entschieden werden muss. Das von Dachser angewandte Drei-Stufen-Modell unterscheidet hier den Abfertiger, den lokalen „Denied-Party-Screening“ oder kurz DPS-Officer sowie die in der Zentrale in Kempten verantwortlichen DPS-Officer. Ob eine Entscheidung an die zweite oder dritte Stufe delegiert wird, bemisst sich am Grad der Übereinstimmung zwischen der Sendungs- und der Sanktionslistenadresse.

Sonderfälle berücksichtigt

Bei einer Übereinstimmung von mehr als 80 Prozent muss die Adresse in der Regel geprüft werden. Bei mehr als 90 Prozent wird die Abfertigung in einzelnen TMS sogar automatisiert gesperrt und kann nur durch ein generiertes Passwort freigegeben werden. Es gibt aber auch Sonderfälle, in denen für den betreffenden Transport eine Ausnahmegenehmigung vorliegt.

Bei einigen anderen Treffern ist die Übereinstimmung weitaus geringer und bezieht sich zum Beispiel auf einzelne Begriffe in der Firmenbezeichnung oder phonetische Ähnlichkeiten, die an einen Namen auf einer Sanktionsliste erinnern. „Solche Treffer werden vom Abfertiger meist eigenständig abgearbeitet“, erklärt Bender. „Sie können bei Bedarf dennoch an die nächsthöhere Instanz delegiert werden.“

Bildquelle: Dachser

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