Eine Lösung für alle Datensilos - auch auf AS/400-Systemen

Das DSGVO-Dashboard von Omikron

Am 25. Mai trat die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der EU in Kraft. Viele, zumeist große, Unternehmen haben sich frühzeitig gewappnet und Maßnahmen ergriffen, um den Datenschutz ihrer Kunden zu gewährleisten. Aber längst nicht alle Firmen waren – und sind zum Teil noch immer nicht – in der Lage, die zentralen Anforderungen der Verordnung zu erfüllen.

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  • DSGVO-Dashboard von Omikron

    Der Kontakt einer Anfrage mit DSGVO-Hintergrund (1) wird über das DSGVO-Dashboard (2) in allen angeschlossenen Systemen (3) gefunden, als Fall protokolliert und bis zur vollständigen Bearbeitung vorgehalten.

Diesen Nachzüglern will Omikron mit dem neuen DSGVO-Dashboard helfen, das in nahezu jede IT-Umgebung integriert werden kann und auch mit älteren (Groß-)Rechnersystemen wie Nixdorf 8870, AS/400 oder Siemens BS2000 kompatibel ist. Denn oft scheitert die Umsetzung der Anforderungen der DS-GVO schlicht daran, dass die Unternehmen es technisch nicht hinbekommen, die Kontaktdaten ihrer Einzelkunden, die sich – oft auch in leicht abweichender Schreibweise: Matthias Mayer vs. Mathias Meier – in mehreren Datensilos zugleich „verbergen“, zusammenzuführen und eindeutig zu identifizieren. Die Software kann auch auf unterschiedlichste Mailing-Dateien zugreifen und sorgt so in jedem Fall für eine lückenlose Dokumentation.

Denn um beispielsweise das „Recht auf Löschung“ (Artikel 17 DSGVO) erfüllen zu können, ist in der Regel ein großer manueller Aufwand erforderlich, da jedes System (ERP, CRM, Online-Shop, Ticket-System, Newsletter-Software – um nur diese zu nennen) einzeln durchsucht werden muss. Erschwerend kommt hinzu, dass man insbesondere bei mehrfach angelegten Kunden mit den besagten unterschiedlichen Schreibweisen nie hundertprozentig sicher sein kann, dass tatsächlich alle Datensätze Silo-übergreifend gefunden wurden. Schon eine einzige nicht identifizierte Dublette kann nach der neuen Verordnung teure Konsequenzen nach sich ziehen.

Die Datenschutzbeauftragten müssen außerdem sicherstellen, dass jede einzelne DSGVO-Anfrage in allen Systemen bearbeitet wird und keines vergessen wird. Jedes System hat in der Regel einen gesonderten Verantwortlichen. Hier den Überblick zu bewahren, ist eine echte Herausforderung.

So hilft das DSGVO-Dashboard

Dabei Hilfestellung leisten will Omikron, ein über 150 Mitarbeiter starker Pforzheimer Software-Anbieter in den Bereichen Datenqualität und eCommerce. Das neue DSGVO-Dashboard ist eine Weboberfläche, die Daten aus beliebig vielen unterschiedlichen Quellsystemen (CRM, ERP, Online-Shop usw.) fehlertolerant durchsucht und in einer einheitlichen Datensicht zusammenbringt. So erhalten Unternehmen einen rundum vollständigen Blick auf alle personenbezogenen Daten und den Status der einzelnen DSGVO-Fälle wie etwa „Löschung“ oder „Auskunft“. Im Einzelnen erledigt das Tool folgende Aufgaben:

  • Systemübergreifende Suche nach betroffenen Personen bzw. Kunden: Zusammengehörige Adressen werden gruppiert und mit den liefernden Systemen dargestellt. Die fehlertolerante Suche findet dabei auch Datensätze mit abweichender Schreibweise und hilft so, Dubletten aufzuspüren und Personen bzw. Kunden zu bündeln.
  • Anlage des Falles: Unternehmen bzw. deren Datenschutz-Beauftragte können zwischen unterschiedlichen Anforderungen der DSGVO auswählen und die gefundenen Kontakte der einzelnen Systeme zu einem Fall zusammenlegen. Die selektierten Personen können anschließend durch die Systemverantwortlichen effektiv abgearbeitet werden.
  • Überwachung, Dokumentation und Erledigung der DSGVO-Fälle: Alle Fälle können nachverfolgt und gezielt geschlossen werden. Ein Fallreport ermöglicht den einfachen Nachweis sowohl für den Systemverantwortlichen als auch für die betroffene Person. Der anschließende Bestätigungsprozess, zum Beispiel per E-Mail, wird so stark vereinfacht.
  • Einfache Erstellung von Tätigkeitslisten: Über alle offenen Fälle hinweg können systemabhängige Tätigkeitslisten erstellt werden, die beispielsweise anzeigen, welche Personen noch aus dem System gelöscht werden müssen.

Als weitere Vorteile nennt Pressesprecher Dr. Burkhard Schäfer: Das Auskunftsrecht kann mit dem Dashboard per 1-Klick-Suchabfrage komplett erfüllt werden. Die zeitraubende manuelle Recherche in jedem einzelnen Datensilo entfällt – dank einheitlicher „360°-Suche“ über alle Systeme hinweg. Jeder Fall bleibt bis zur abschließenden Bearbeitung im letzten System offen. Bei „Löschung“ prüft das Dashboard automatisch (zum Beispiel über Nacht), ob der Datensatz tatsächlich entfernt wurde. Erst dann ist der Fall final abgeschlossen.

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