Der Abschied von Excel

Eine zentrale Aufgabe des Personalmanagements ist die Erhebung und Weitergabe von Kennzahlen und Werten, die aus diversen Quellen wie SAP oder anderen Systemen bezogen werden. Die einzelnen Berichtsempfänger - von Geschäftsführung über Fachbereiche bis zum Betriebsrat oder externen Behörden - haben unterschiedliche Erkenntnisbedürfnisse und entsprechend vielfältige Anforderungen. 

Die erhobenen Zahlen werden für die Steuerung und Planung benötigt, es werden Maßnahmen aus ihnen abgeleitet oder Projekte entwickelt. Die Weitergabe von Daten erfolgt in der Regel über die gängigen Office-Produkte. Der manuelle Aufwand für Erhebung, Konsolidierung und Weitergabe ist erheblich und bindet Ressourcen. Die Datenaktualität ist entsprechend schwach und Personalabteilungen stoßen oft an ihre Grenzen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

„Das kann man besser machen“, formuliert Sascha Fette, Referent für HR-Controlling und Kostenplanung bei den WSW. Das Ziel, „das Personalmanagement effizienter aufzustellen und mehr Zeit für Analysen und Maßnahmen zu haben“. Denn um das notwendige Zahlenmaterial für die Optimierung des Personaleinsatzes an Unternehmensleitung und Abteilungen zu sammeln und aufzubereiten, kam bisher noch Excel, Powerpoint und Word zum Einsatz.

Einheitliches Berichtswesen 

„Wir haben unsere Anforderungen für ein einheitliches Berichtswesen definiert. Wir wollen nicht nur berichten, sondern auch visualisieren“, skizziert Fette die Ausgangssituation des Projektes. „Wir brauchen eine einheitliche Datenbasis – verlässlich, sicher und präzise zu einem gegebenen Zeitpunkt: Personalstammdaten, Abrechnungsdaten, Abwesenheiten, Daten aus der Personalplanung.“ Ausgangspunkt für das HR-Projekt der WSW waren SAP-Daten und Daten aus einer selbsterstellten digitalen Personal-Planungsanwendung, die nun in HR-Analytics als integrierte Lösung für Reporting, Planung und Analyse im Personalbereich einfließen. 

Im Kern der Software HR-Analytics steht der HR Data Mart. In ihm werden Daten aus beliebigen Quellsystemen automatisiert aufbereitet, verarbeitet und fürs Reporting bereitgestellt. Die Daten aus z.B. Abrechnungssystemen, HRM-Systemen oder Recruiting-Systemen werden in einem analyseorientierten Datenraum zusammengeführt und gemeinsam auswertbar gemacht. Automatisierte Prozesse gewährleisten, dass diese Datenkonsolidierung nicht bei jedem Reporting oder jeder Ad-Hoc-Anfrage erneut durchgeführt werden muss und dass die aktuellen Daten immer qualitätsgesichert verfügbar sind.

Personaldaten werden oftmals in sehr heterogenen Systemen vorgehalten. Sie auf der Ebene des HR-Data-Mart zu einer verwertbaren und kombinierbaren Qualität zusammenzuführen macht oft auch Anpassungen nötig, die jedes dieser Projekte besonders macht. Für die WSW mussten z.B. Daten aus einem individuellen Personalplanungssystem extrahiert und integriert werden.

Datenbasis der Personalarbeit  

Die Datenbasis der Personalarbeit bei den WSW, im Wesentlichen die HCM-Stammdaten aus dem SAP-System und die Daten aus der hauseigenen digitalen Personalplanung, mussten durch entsprechende technische Schnittstellen verfügbar gemacht werden. Eine besondere Neuerung für die Wuppertaler war die Visualisierung der Daten in den HR-Dashboards durch Microsofts Frontend Power BI.

Wurden früher Berichte auf Excel-Basis monatlich oder quartalsweise erstellt, können nun jederzeit auch Ad-hoc-Anfragen zügig beantwortet werden. Per Klick oder Filter können Zahlen für Wochen-, Monats- oder Jahresübersichten geliefert und einander gegenübergestellt werden. Soll der Fokus z.B. bei Abwesenheitszahlen auf einzelne Unternehmensbereiche oder auch -abteilungen gelegt werden, ist das ohne Aufwand möglich. Altersverteilung, Betriebszugehörigkeit oder Geschlecht können als Unterscheidungsmerkmal in die Analysen einfließen. 

Umstellung auf S/4 Hana

Das laufende SAP-System der Stadt Wuppertal, seit Einführung der doppischen Buchführung im Jahr 2007 im Einsatz, soll bis Anfang 2026 durch den Nachfolger S/4 Hana abgelöst werden. Dazu hat ein Vorprojekt in enger Zusammenarbeit mit einem Dienstleister bereits 2018 die Vorgehensweise, Herausforderungen und Risiken eines Umstellungsprojektes beleuchtet.

Ein entscheidendes Ergebnis: Die Wahl des Greenfield-Ansatzes bei der S/4-Einführung. Das bedeutet, dass ein neues „leeres“ System aufgebaut wird, in dem sämtliche Einstellungen, Einrichtungen und Konfigurationen neu vorgenommen werden. Hierbei handelt es sich zwar im Vergleich zu einer reinen Migration um die anspruchsvollere Variante, allerdings liegt ein Schwerpunkt auf einer umfänglichen Prozessoptimierung und -erneuerung, die auf diesem Wege erzielt werden kann, ohne in die bestehende Prozesslandschaft der Altsysteme eingreifen zu müssen.

Außerdem ist laut Mario Korzen, Teamleiter SAP-CC und Betriebsmanagement im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung der Stadt Wuppertal, der Greenfield-Ansatz besonders geeignet, um die derzeit eingerichteten Buchungskreise der verschiedenen Konzernunternehmen in eigene Mandanten zu überführen. Hierfür ist eine vom bestehenden System grundlegend abweichende Systemeinstellung hinsichtlich der Datenstruktur notwendig, die nur durch einen parallelen Neuaufbau die notwendige Verfahrenssicherheit gewährleistet. Das Umstellungsprojekt ist Anfang 2022 gestartet. Da ein Projektziel die Planung des Doppelhaushaltes 2026/2027 in dem neuen System ist, muss eine erste Produktivsetzung der hierfür relevanten Module Anfang 2025 erfolgen. 

Über die WSW 

Die Wuppertaler Stadtwerke (WSW) arbeiten für die Versorgung ihrer Stadt (350.000 Einwohner) mit Strom, Gas und Fernwärme, produzieren Trinkwasser und kümmern sich um die Entwässerung. Sie betreiben den öffentlichen Personennahverkehr (z.B. die Schwebebahn) und transportieren ca. 90 Mio. Menschen im Jahr. Mit über 3.000 Beschäftigten zählen die WSW zu den größten Arbeitgebern Wuppertals.

Bildquelle: Wuppertaler Stadtwerke (WSW)