Der Weg zum digitalen Büro ist erst zur Hälfte geschafft

Der neue „Digital Office“-Index des Bitkom

Aktenordner und Papierstapel wandern auf Festplatten oder in die Cloud – der Arbeitsplatz wird zum „Digital Office“. Vier von zehn Unternehmen aller Branchen (40 Prozent) haben bereits eine eigene Strategie für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Das zeigt der Digital Office Index – eine repräsentative Befragung von 1.108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern, die der Digitalverband Bitkom erstmals auf der Cebit vorgestellt hat.

Thema des neuen Index ist die Digitalisierung im Unternehmen. Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreichte der „Digital Office“-Index aktuell einen Wert von 50. „Mit einem Index von 50 haben wir zwar schon den halben Weg geschafft, aber damit dürfen wir uns nicht zufrieden geben“, kommentierte Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom, bei der Premiere das Ergebnis. „Langfristig muss unser Ziel die 100 sein.“

Am weitesten digitalisiert sind demnach die Großunternehmen. Sie erreichen einen Indexwert von 58. Bei den Mittelständlern liegt der Wert mit 53 leicht über dem Durchschnitt. Kleine Unternehmen erreichen 49 Punkte. Bereits vier von zehn deutschen Unternehmen haben eine Strategie für die Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse – und gehen das Thema aktiv an.

Besonders große Firmen (mehr als 500 Mitarbeiter) erkennen, wie wichtig eine Strategie ist: Hier wollen sieben von zehn ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Aber auch bei den Mittelständlern (100-499 Mitarbeiter) hat schon jeder zweite eine Digitalstrategie für solche Prozesse (52 Prozent). Bei den kleinen Unternehmen sind es erst 36 Prozent.

Produktion und Personal die Vorreiter

Was Biffar „ein wenig nachdenklich“ stimmt: Längst nicht alle Unternehmen sehen sich auch personell gewappnet, um ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Es geht dabei nicht nur um die IT-Experten vom Software-Entwickler bis zum Administrator, sondern auch um Digitalkompetenzen jenseits der klassischen IT – denn die Digitalisierung betrifft alle Geschäftsbereiche, von der Buchhaltung bis zur Produktion. Konkret sagen nur 58 Prozent der Befragten, dass die erforderlichen Mitarbeiter vorhanden sind, um die Digitalisierung voranzutreiben. Dabei sieht Biffar die personellen Voraussetzungen in größeren Unternehmen eher gegeben als in den kleinen.

In den einzelnen Geschäftsbereichen ist die Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist die Produktion und Projektabwicklung, die in 74 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert ist (mindestens zu 50 Prozent). Die Abteilungen Personal und Buchhaltung sind jeweils in 66 Prozent der Firmen stark digitalisiert. Im Ranking folgen dahinter Marketing (62 Prozent), Einkauf (54 Prozent), Logistik (53 Prozent) sowie Forschung und Entwicklung (30 Prozent).

Auch andere Faktoren hemmen den Fortschritt der Digitalisierung. Sechs von zehn Befragten (60 Prozent) sagen, der Investitionsbedarf sei zu hoch. Gleichzeitig will fast jeder zweite (46 Prozent) im laufenden Jahr mehr in die Digitalisierung investieren. Den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten fürchten 41 Prozent der Unternehmen, die Angst vor Datenverlust haben 40 Prozent. 37 Prozent halten den wirtschaftlichen Nutzen für unklar. Weiteres Hemmnis ist der Widerstand innerhalb des eigenen Unternehmens (28 Prozent). Für 27 Prozent der Befragten sind rechtliche und regulatorische Bestimmungen Bremsklötze für die weitere Digitalisierung.

Die elektronische Rechnung noch selten

Als konkrete Beispiele für digitale Büro- und Verwaltungsprozesse nennt Biffar die elektronische Rechnung sowie die Digitalisierung der Papierakten. Bereits sieben von zehn Unternehmen (69 Prozent) hätten ihre Papierakten zumindest teilweise digitalisiert. Rechnungen erstelle heute etwa jedes sechste Unternehmen (18 Prozent) überwiegend elektronisch.

„Die bisherigen Ergebnisse verdeutlichen: Die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft geht voran“, sagte Biffar – auch weil die durch kostspielige Digitalisierung langfristig viel Geld und Zeit spare. Der Mangel an qualifiziertem Personal lasse sich mit Hilfe externer Dienstleister beheben, die Unternehmen bei der Digitalisierung begleiten und mit Know-how unterstützen könnten. Den dritten großen „Digitalisierungs-Hemmer“ – die Angst vor Datenverlust – müssten die Anbieter aus dem Weg räumen, indem sie potenzielle Kunden umfangreich darüber aufklären, dass eine hohe Datensicherheit gewährleistet ist.

www.bitkom.org/ecm

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