Bessere IT-Unterstützung für den Außendienst bei Rhönsprudel

Die Arbeitsumgebung optimiert

In Zusammenarbeit mit dem IT-Systemhaus Aluxo und dem Dortmunder CRM-Anbieter Merkarion schafft die Rhönsprudel-Gruppe eine effizientere Arbeitsumgebung für den Vertriebsaußendienst und reduziert zugleich den Aufwand für Beschaffung, Einrichtung und Support der verwendeten Außendienst-Hardware.

Bildquelle: Rhönsprudel-Gruppe

Die Vertriebsmannschaft der Rhönsprudel-Gruppe arbeitet seit Jahren mit dem CRM-System Profit System aus Dortmund. Bisher geschah das bei dem traditionsreichen Familienunternehmen mit über 600 Mitarbeitern an den drei Standorten Ebersburg-Weyhers, Bad Liebenwerda und Berlin auf unterschiedlichsten Endgeräten, die über die IT-Abteilung eigens beschafft und mit hohem personellem Aufwand eingerichtet und gewartet wurden.

Folglich sorgte ein Hardwareausfall für hohen Aufwand im Innendienst, um die Ausfallzeiten im Außendienst so gering wie möglich zu halten, da neben der Einrichtung der Windows- und Office-Umgebung auch das ProfitSystem-Installationspaket samt Offline-Datenbank und SSL-Zertifikaten erzeugt und transferiert werden musste. Zudem erwiesen sich die eingesetzten Notebooks bei der Arbeit am POS als unhandlich, sodass der Mehrwert der mobilen CRM-Lösung nicht effektiv genutzt werden konnte.

Ganzheitliche Lösung gefragt

Im Zuge der geplanten Erneuerung der Außendienst-Hardware suchte man daher nach einer ganzheitlichen Lösung. Diese sollte neben einem geeigneten Endgerät für die Arbeit am POS auch den Aufwand für Einrichtung, Austausch und Erstbestückung mit der individuellen Profit-System-Umgebung reduzieren.

Die Aluxo IT GmbH aus Heidelberg bot mit seinem Surface-as-a-Service Angebot das passaende Paket. Dieses beinhaltet hochwertige Hardware von Microsoft inklusive Vor-Ort-Austausch rund um die Uhr zu einem festen monatlichen Preis pro Arbeitsplatz. In der Zusammenarbeit mit Rhönsprudel wurden alle ausgewählten Geräte mit Windows-Autopilot vollautomatisiert vorkonfiguriert und direkt von Aluxo an die einzelnen Außendienstmitarbeiter geliefert.

Eigens für dieses Projekt entwickelte das Team von Merkarion einen Automatisierungs-Prozess, der es erlaubte auf allen Clients eine CRM-Basisinstallation über Windows Autopilot einzurichten. Um diese Installation für den jeweiligen Außendienstmitarbeiter zu personalisieren, wurde nun im Backoffice eine sogenannte „Erstbestückung“ erzeugt, welche neben der Offline-Datenbank auch die nötigen SSL-Zertifikate für den Datenaustausch beinhaltete.

Personalisierung der CRM-Umgebung

Sobald das Paket bereitstand, erhielt der Außendienst automatisch eine Mail mit seinem Installations-Key. Das vorinstallierte CRM-System rief damit die nötigen Daten ab und führte die Personalisierung der CRM-Umgebung durch. Ein weiteres Eingreifen durch das Backoffice oder den Anwender war nicht mehr erforderlich.

„Durch diese Automatisierung entfällt nun die manuelle Einrichtung durch das Backoffice vollständig. Dies ist eine große Verbesserung unserer Arbeitsprozesse und eine Entlastung für die IT und das Kunden-Service-Team“, so Gerrit ten Hoorn, Leiter Vertriebsinnendienst bei MineralBrunnen RhönSprudel. „Zudem verringert das Surface-as-a-Service-Modell von Aluxo dank Schutzbrief die Ausfallzeiten samt Wiederbeschaffungskosten bei Schäden oder Verlust. Im Außendienst genießen die Surface-Tablets zudem eine deutlich höhere Akzeptanz und kommen durch das handliche Format nun auch direkt am POS zum Einsatz.“

Bildquelle: Rhönsprudel-Gruppe

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