Des Pudels Kern bei allen Lösungsansätzen: der Datenimport

Die IT-seitige Umsetzung der E-Bilanz

Die elektronische Bilanz (E-Bilanz) ist für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2012 beginnen, verpflichtend abzugeben. Die steuerbilanziellen Daten müssen daher in Zukunft auf elektronischem Wege an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Trotz aller Proteste aus der Wirtschaft stellt die Einführung der E-Bilanz einen logischen Schritt dar, der den Systembruch (Einreichung des Jahresabschlusses in Papierform) in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung beheben wird. Eine zentrale Frage, die sich jedes Unternehmen stellen muss, behandelt die IT-seitige Umsetzung der Anforderungen der E-Bilanz.

Unser Autor Carsten Gerger ist Senior Consultant der Lucanet AG

Während für die Übermittlung der E-Bilanz zwingend der Elster Rich-Client (ERiC) vorgeschrieben ist, stellt die Finanzverwaltung zur Erstellung der E-Bilanz im XBRL-Format keine Software zur Verfügung. Somit gibt es grundsätzlich zwei Alternativen zur Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz: Zum einen kann die Übermittlung aus dem Finanzbuchhaltungssystem erfolgen, zum anderen kann eine nachgelagerte Speziallösung verwendet werden. Welcher Weg für die E-Bilanz am sinnvollsten ist, hängt für jedes Unternehmen von zwei Fragestellungen ab:

  • Welche Funktionen bietet meine Finanzbuchhaltungssoftware für die E-Bilanz?
  • Wie kann eine effiziente Überleitung zur Steuerbilanz bzw. E-Bilanz erfolgen?

Für die Erstellung der E-Bilanz innerhalb des Buchhaltungssystems muss diese Software erweitert werden, in der Regel im Rahmen eines Updates. Hierbei unterscheiden sich die Vorgehensweisen der Hersteller teilweise deutlich. Manche, wie z.B. Microsoft, halten sich mit einer vollständig integrierten E-Bilanz-Lösung für Dynamics Nav bzw. AX weiterhin bedeckt. Während z.B. Datev, Diamant Software oder auch Oxaion ihren Kunden integrierte Lösungen anbieten, geht SAP einen anderen Weg. Zentrale Änderungen werden dafür zunächst im SAP ERP vorgenommen. Über diese Erweiterungen können z.B. das Konten-Mapping und die Erfassung der Stammdaten innerhalb der Software abgebildet werden. Für den tatsächlichen Versand der E-Bilanz muss jedoch eine zusätzliche Komponente installiert werden: Entweder „SAP Business Objects Disclosure Management“ oder „SAP ERP Client Add-on für E-Bilanz“.

Wenn die E-Bilanz aus der originären Fibu-Software erstellt werden soll, dann ist im weiteren die Frage der Überleitung zur Steuerbilanz zu klären. Zum einen muss dann im Regelfall die Buchung der steuerlichen Wertansätze in einem separaten Hauptbuch (Tax Ledger) innerhalb der Fibu erfolgen. Dies hätte einen höheren Administrationsaufwand zur Folge, da das separate Hauptbuch angelegt und somit administriert werden muss.
Je nach IT-seitiger Umsetzung kann dies zu einem großen Anstieg des Datenvolumens führen. Zum anderen muss sichergestellt werden, dass das Tax Ledger auch rückwirkend – eventuell Jahre später nach einer Betriebsprüfung – geändert werden kann, und daher die Perioden jahrelang nicht abgeschlossen werden können.

Die Alternative hierzu ist der Einsatz einer Speziallösung, in der die steuerlichen Anpassungseffekte für die E-Bilanz unabhängig vom Vorsystem erfasst werden können. Diese Möglichkeit kann zusätzlich für spezielle E-Bilanz-Anpassungseffekte genutzt werden, wie z.B. die Aufteilung der Umsatzerlöse nach Umsatzsteuerarten.

Von Vorteil ist eine unabhängige E-Bilanz-Software auch, falls in einem Konzernverbund diverse Buchhaltungssysteme im Einsatz sind. Denn anstatt in allen Systemen unterschiedliche E-Bilanz-Lösungen einzurichten, können die Aktivitäten in dieser nachgelagerten Software zusammengefasst werden, was zu einem geringeren Umstellungsaufwand führt. Zu prüfen ist hierbei immer, inwieweit die neue Software in die bestehende IT-Landschaft integrierbar ist.

Bei Speziallösungen für die E-Bilanz lautet eine der zentralen Fragen, wie der Datenimport aus dem Vorsystem generiert werden kann. Auch hier stehen den Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Um die Mindestanforderungen der E-Bilanz zu erfüllen, wird in der Regel ein Excel-basierter Import ausreichen. 

Erst wenn weitere Berichtsbestandteile (wie z.B. der Anlagespiegel, für den Bewegungsdaten benötigt werden) mit übermittelt werden sollen, stellt die automatische Schnittstelle eine sinnvolle Alternative dar. Analoges gilt für eine hohe Anzahl von zu übermittelnden E-Bilanzen pro Geschäftsjahr. In diesen Fällen steigt der manuelle Aufwand beim Excel-Import stark an, demzufolge spart ein automatisierter Import Zeit und Kosten. Hierfür bieten Softwarelösungen wie z.B. Lucanet E-Bilanz neben dem Excel-Import standardisierte automatische Schnittstellen zu zahlreichen Vorsystemen an; auf der AS/400 gehören dazu z.B. Ametras, DCW, MAS90, M3/Movex, Oxaion, SAP, SoftM oder Schilling. 

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