Die passende Lösung finden

Bisher ging man davon aus, dass die Pflicht zur Einführung eines Systems zur vollständigen Arbeitszeiterfassung und damit auch das weitestgehende Ende der Vertrauensarbeitszeit vom deutschen Gesetzgeber abhängt. Mit dem Urteil des BAG (Az.: 1 ABR 22/21) ist jetzt allerdings entschieden, diese Pflicht besteht bereits.

Das Urteil stärkt die Rechtsposition von Betriebsräten und Arbeitnehmern bei der Arbeitszeiterfassung. Zudem ist es als Grundsatzurteil zu betrachten. Das heißt: Es wurde verbindlich festgestellt, dass Arbeitszeiten von allen Arbeitgebern erfasst werden müssen. Es ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber nun zusätzlich die bereits angekündigten Gesetzgebungsverfahren bezüglich der Arbeitszeiterfassung in die Wege leitet; beispielsweise sind einige Gesetze nachzubessern und Detail-Regelungen zu schaffen.

Die erste Frage ist: Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? Das Arbeitsschutzgesetz gilt für alle Betriebe in Deutschland unabhängig von ihrer Größe. Somit sind entsprechend dem BAG-Urteil künftig alle Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen. 

Dann fragt sich: Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? In der Pressemeldung des Bundesarbeitsgerichts zur Einführung elektronischer Zeiterfassung heißt es: „Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“ Das heißt: Die Erfassung von Arbeitszeit gilt damit ab sofort. 

Das hat auch Konsequenzen für die Vertrauensarbeitszeit. Schon bisher galt: Vertrauensarbeitszeit bedeutet keine Veränderung der individuell geschuldeten Arbeitszeit. Dem Mitarbeiter war nur freigestellt, wann er diese erbringt. Mit dem BAG-Urteil muss nun verpflichtend die gesamte Arbeitszeit inklusive Pausenzeiten erfasst werden.

Bleibt die Frage: Wie soll die Arbeitszeit erfasst werden? Eine Antwort auf diese Frage gibt das BAG bislang nicht. Bereits im EUGH-Urteil von 2019 hieß es, dass die Arbeitgeber verpflichtet werden müssen, eine objektive, verlässliche und für alle Beteiligten zugängliche Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Erfolgt die Zeiterfassung per Software digital, liegen die Vorteile auf der Hand. Eine digitale Zeiterfassung

• ist einfach in der Handhabung für die Mitarbeiter.
• erspart Zeit sowohl in der Erfassung als auch bei der Prüfung durch Vorgesetzte
• ermöglicht eine automatische Übermittlung der Zeiten an die Lohnabrechnung
• bietet jederzeit volle Transparenz für Belegschaft, Personalabteilung und Geschäftsführung.

Bei der Auswahl der passenden Software ist nicht nur darauf zu achten, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen zum Thema Arbeitszeiterfassung erfüllt werden und die Integration mit der vorhandenen IT-Landschaft unkompliziert möglich ist. Darüber hinaus wünschenswert ist ein frei konfigurierbares Tool zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten, Bereitschaftszeiten, Fehlzeiten und Überstunden, das alle notwendigen Dokumentationen aufgrund rechtlicher Anforderungen, wie beispielsweise GoBD oder MiLoG, abbilden kann. 

Welcher Erfassungsweg gewählt wird, sollte das Unternehmen frei entscheiden können . Die klassische Stechuhr hat sich verdient gemacht, aber besonders bei flexiblen Aufgaben- und Einsatzbereichen ist die mobile Erfassung heute nicht mehr wegzudenken. Deswegen sollte die Software über die stationäre Erfassung hinaus auch Browseranwendungen und Mobile Apps anbieten.

Über die Erfassung von Arbeitszeiten hinaus verfügt eine gute Lösung über eine Vielzahl weiterer Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten. Dazu gehören bei unserer Software GDI Zeit Profi frei definierbare Zeitarten, eine vollständige Urlaubsverwaltung mit entsprechendem Antragswesen, Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, automatische Schichterkennung, variable Sollzeiten, Verwaltung von Gleitzeitkonten, Ermittlung von Zuschlägen, Sonderfunktionen für Mini-Jobber und vieles mehr.

Als schnelle Einstiegs- und Kennenlern-Möglichkeit mit Basisfunktionen bietet GDI Software darüber hinaus auch eine reine Cloud-Lösung zur mobilen Zeiterfassung per Smartphone/Tablet oder Browser-App 30 Tage lang unverbindlich und kostenlos zum Test an: GDI Zeit Compact. 

Bildquelle: GDI mbH