21.06.2023 DMS-Einführung als Motor der Digitalisierung

Die Vorbereitung ist das A und O

Von: Hermann Schäfer

Der Motor der deutschen Wirtschaft, die mittelständischen Unternehmen, müssen bei der rasant voranschreitenden Digitalisierung mit den großen Konzernen mithalten, denn die stellt viele bewährte Strategien und Geschäftsmodelle infrage. Es gibt aber durchaus praxisbewährte Methoden für den gelungenen Einstieg des Mittelstandes in die Digitalisierung.

Unser Autor Hermann Schäfer ist Vice President Partner Sales EMEA bei Docuware, Germering.

Für bereits etablierte Mittelständler ändern sich aktuell die Regeln des Wettbewerbs grundlegend und sehr schnell. Sie müssen agiler, schneller und innovativer werden, um Schritt zu halten. Dass digitale Technologien dabei entscheidend sind, hat auch die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland erkannt. Laut einer Studie des Branchenverbandes Bitkom bestätigen 52 Prozent der Befragten, dass Unternehmen, die frühzeitig in die Digitalisierung investiert haben, heute von einem Wettbewerbsvorteil profitieren.

Allerdings zeigt die Studie auch, dass vielen Unternehmen die digitale Transformation schwerfällt. So räumen 34 Prozent ein, Probleme bei der Bewältigung der Digitalisierung zu haben. Dabei ist der Einstieg mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) mittlerweile sehr gut zu meistern. Es kommt lediglich auf die richtige Strategie, Vorbereitung und die schrittweise Einführung an.

Hand in Hand mit dem Software-Partner

Mittelständische Unternehmen scheuen die Einführung eines neuen Systems häufig aufgrund der verbundenen Kosten und der erforderlichen IT-Ressourcen. An dieser Stelle kommen Digitalisierungspartner ins Spiel, die das Unternehmen entsprechend der Bedürfnisse beraten und während des gesamten Bereitstellungsprozesses unterstützen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5-6/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Auswahl des richtigen Partners ist dabei mittlerweile nicht mehr allein von der Funktionalität und dem Angebot seiner Lösungen abhängig. Kunden erwarten ein hohes Maß an Support – sowohl während der Planungs- und Implementierungsphase als auch danach. Sie schätzen die Sicherheit, den persönlichen Austausch und das Know-how, das ihnen der Digitalisierungspartner bietet. Auf diese Weise wird die Implementierungszeit massiv verkürzt und Herausforderungen lassen sich einfacher bewältigen.

Die Voraussetzungen schaffen

Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung ist, die Führungsriege des Unternehmens von dem Vorhaben zu überzeugen. Die Projektbeteiligten sollten motiviert sein, die Digitalisierungsagenda voranzutreiben. Die wichtigsten Endbenutzer sind ebenfalls von Beginn an in den Prozess miteinzubeziehen, da sie meist mehr in die täglich anfallenden Aufgaben involviert sind.

Im nächsten Schritt gilt es, vor dem Einsatz einer neuen Software alle Prozesse zu analysieren sowie die wichtigsten Meilensteine, Engpässe und Frustfaktoren vorab herauszufiltern. Fragen wie

• Was löst den Prozess aus – ein Telefonat, eine E-Mail, ein Papierformular oder Meeting vor Ort?

• Wie werden Daten erfasst und wo werden sie gespeichert?

• Wer ist alles an dem Projekt beteiligt?

helfen dabei, Prozesse genau zu verstehen.

Entwicklung einer individuell abgestimmten Lösung

Sobald sich das Team einen guten Überblick über die Geschäftsprozesse verschafft hat, unterstützt der Digitalisierungspartner dabei, eine geeignete Software auszuwählen. In der Konzeptionsphase wird festgelegt, welche Software-Komponenten und Funktionen notwendig sind und ob eine Cloud- oder On-Premises-Lösung implementiert werden soll. Die Entscheidung ist dabei von der IT-Infrastruktur des Unternehmens, den möglichen Kosten für die Aufrüstung der Hardware sowie vom Umfang und Know-how des IT-Teams abhängig.

Es ist empfehlenswert, mit einer Abteilung oder einem bestimmten Prozess zu starten. Hier eignen sich Bereiche mit einer hohen Dokumentenanzahl, wie beispielsweise die Buchhaltungs- oder Personalabteilung.

Aufklärung ist der Schlüssel

Steht die Konzeption der Lösung, sollten alle Kolleginnen und Kollegen darüber informiert werden. Wichtig ist hierbei, zu berücksichtigen, dass es womöglich Mitarbeitende geben wird, die zunächst zögern und sich nicht von vertrauten, papiergebundenen Prozessen verabschieden möchten. Eine transparente und schlüssige Kommunikation – beispielsweise per Video – klärt die Belegschaft auf, erläutert die Vorteile der neuen Lösung und gibt einen ersten Überblick. Eine ausführliche Einführungsschulung und weitere Fortbildungen sind ebenfalls essenziell, damit die Software effizient angewendet und alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Sobald der Einstieg in die Digitalisierung mit einem DMS gelungen ist, können weitere Prozesse digitalisiert werden. Mithilfe von „Integration Platform as a Service“ bzw. iPaaS-Plattformen lassen sich auch im Nachhinein sämtliche Programme ganz unkompliziert mit dem DMS verbinden, um so für ganzheitlich digitale Workflows im Unternehmen zu sorgen.