Digital Office – Inbegriff für die moderne Zusammenarbeit

Im „Digital Office“ laufen die Büro- und Verwaltungsprozesse mit Software automatisiert, ortsunabhängig und frei von Medien­brüchen. Soweit die Theorie. Doch wie sieht die Praxis des digitalen Büros in deutschen Unternehmen und Behörden aus? Und was hat sich im Vergleich zu 2016 und 2018 getan?

Das hat der Branchenverband Bitkom im „Digital Office Index 2020“ ermittelt. Diese Studie erhielt vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie besondere Relevanz, denn das „Digital Office“ ist in diesen Tagen ein Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in Organisationen in der schwierigen Zeit geworden. Der Erhebungszeitraum im Mai und Juni 2020 offenbart darüber hinaus einen besonderen Einblick in das Reaktionsverhalten von Organisationen in dieser speziellen Zeit.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

In der bereits dritten Erhebungswelle des Digital Office Index nach 2016 und 2018 wurden mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen mit mehr als 20 Mitarbeitern befragt. Die Befragung sei damit repräsentativ für die Gesamtwirtschaft, betont der Verband. Darüber hinaus liefere die Studie durch ein „Spotlight“ erstmals Erkenntnisse über das Digital Office in der öffentlichen Verwaltung.

Eine weitere Umfrage im Frühjahr 2020 ergab: Speziell in der IT-Branche wird unter dem Eindruck der Coronakrise flexibles Arbeiten zum Standard. Neun von zehn Unternehmen (89 Prozent) der Digitalwirtschaft empfahlen ihren Mitarbeitern, im Homeoffice zu arbeiten; zwei Drittel (64 Prozent) hatten das sogar angeordnet.

Demnach ist es nach Einschätzung der befragten IT-Unternehmen für durchschnittlich 86 Prozent ihrer Mitarbeiter möglich, ihre Tätigkeit im Homeoffice auszuüben. Für den firmeninternen Austausch greift man dann auf digitale Technologien zurück. 95 Prozent der Unternehmen ersetzen Präsenztreffen durch Videokonferenzen. „Digitale Technologien sind der Garant dafür, das Wirtschaftsleben in Zeiten von Ausgangssperren, Kontakt­verboten und Produktionsstopps am Laufen zu halten. Die Corona-Krise ist eine Aufforderung an Politik und Wirtschaft, die Arbeitswelt schnellstmöglich, umfassend und dauerhaft zu digitalisieren“, sagte Bitkom-Präsident Achim Berg.

Vor diesem Hintergrund befragten wir Gerhard Ehrne, Elisabeth Schwendinger und Kurt Krinner, die drei Gründer und Namensgeber der eks Informatik GmbH, zu den verbleibenden Tücken der Technik, zu bewährten „Best Practices“ und etwaigen Besonderheiten in der Midrange-Welt. Hier kennen sich die Experten bestens aus, denn sie haben ihr Unternehmen im österreichischen Götzis bereits 2004 gegründet – und sich seither auf die Themenbereiche Dokumenten-, Enterprise-Content- und Workflow-Management sowie Aktenverwaltung spezialisiert.

Projekte im Bereich „Digitale Transformation“ des Unternehmens und Projekte zur Verbesserung von Dokumenten- und Output-Management gehen oftmals Hand in Hand. Worauf ist zu achten, dass diese Projekte sich nicht stören, sondern im Gegenteil unterstützen und befeuern?
Kurt Krinner: Projekte scheitern nur selten an technischen Dingen. Der Nutzen des Projekts muss allen Beteiligten klar sein. Also auch den Usern, die mit digitalen Prozessen zukünftig arbeiten müssen. Wenn diese nicht die Notwendigkeit und den Mehrwert verstehen, führt dies zu einer ablehnenden Haltung und wenig Akzeptanz. Unser Tipp ist es deshalb, möglichst früh im Planungsprozess Keyuser mit einzu­beziehen und neben den Abläufen auch die wirtschaftlichen Vorteile zu schulen.

Aktuell werden im Dokumenten- und Output-Management Themen wie Homeoffice und Mobile Work adressiert. Auf welche Weise können hier die Mitarbeiter mit möglichst geringem Aufwand möglichst gut unterstützt werden, so dass sie ihre Arbeit möglichst einfach, effizient und sicher erledigen können?
Elisabeth Schwendinger: Dokumente sind das organisatorische Grundgerüst eines jeden Unternehmens. Nichts geht ohne ­Rechnungen, ­Lieferscheine, Verträge, Lohnnachweise, Material­zeugnisse…
Gerhard Ehrne: Leider sind diese Dokumente in vielen Unternehmen nicht digital, sondern noch in Papierform vorhanden. Speziell im Home­office und im Bereich des mobilen Arbeitens ist das ein Problem. Ohne Zugriffs­möglichkeit auf diese Dokumente steht die Arbeit administrativ oft still. Somit ist die Grundlage für Homeoffice und Mobile Work ein gut geführtes digitales Dokumentenmanagement.

Welche Voraussetzungen muss der IT-Chef auf der technischen Seite schaffen, damit Implementierung und Betrieb eines Dokumentenmanagement-Systems reibungsfrei möglich sind?
Krinner: Die technischen Anforderungen sind keine Herausforderung mehr. Egal ob auf der IBM i oder Windows, wir haben die passende DMS-Lösung. Auch Anbindungen an bereits vorhandene ERP-, FiBu- oder HR-Systeme sind kein Problem.

Gibt es dabei Besonderheiten, wenn das Unternehmen als zentralen Server die Plattform IBM i nutzt? Und bringt IBM i ureigene Stärken mit, die es zu nutzen gilt, und vielleicht auch ureigene Schwächen, die der IT-Chef besser ausbügeln sollte?
Ehrne: Dokument bleibt Dokument – egal in welchem Format und auf welcher Plattform. Aus der Sicht des Users ist es unerheblich wo, wie und in welchem Format die Dokumente vorgehalten werden. Wichtig ist einzig und allein, dass man Dokumente suchen und schnell ­finden kann – und dass sowohl die Neugestaltung von Prozessen als auch die Anbindung weiterer IT-Systeme einfach möglich ist. Mit unserer Produktfamilie Living Documents – kurz LDOX – stellen wir all das sicher, und zwar in der IBM i- und auch in der Windows-Welt.

Die fünf großen Bausteine eines DMS sind Erfassung (Capture), Nutzung und Verwaltung (Manage), Bereitstellung und Ausgabe (Deliver), Speicherung und Lebenszyklus-Management (Store) und Langzeitarchivierung (Preserve). Wie würden Sie deren Status Quo im Mittelstand beschreiben? Wo sehen Sie Nachholbedarf – und warum?
Schwendinger: Den größten Nachholbedarf sehen wir im Bereich „Capture“ und „Deliver“. Früher war es primär wichtig, Dokumente einmal revisionssicher abzulegen und wiederauffindbar zu machen.
Heute reicht das nicht mehr aus. Informationen sollen wenn möglich automatisiert aus Dokumenten extrahiert und in weiteren Prozessen zur Verfügung gestellt werden. Das ist möglich, indem bestehende DMS- und ECM-Anwendungen, wie etwa auf Basis von Comarch ECM iS, einfach mit unseren LDOX-Komponenten nachgerüstet werden.

Zentrale Komponente eines DMS ist natürlich der „Manage“-Baustein, der für fünf wichtige Anwendungsszenarien genutzt wird: Dokumenten-Management, Collaboration, Web-Content-Management, Records-Management & Workflow & Business-Process-Management. Welche dieser Anwendungen sollten bei der Digitalisierung priorisiert werden – und warum?
Krinner: Das DMS steht wie schon richtig bemerkt im Mittelpunkt. Aktuell ist eine der wichtigsten Anwendungsszenarien – neben der Kernfunktion Dokumentenarchivierung – das Einsatzgebiet digitaler Workflows. Dokumente digital durchs Unternehmen zu reichen, diese zu bearbeiten und Aktionen auszulösen ist speziell in Zeiten von Homeoffice die einzige Möglichkeit um Arbeitsabläufe und Genehmigungs­prozesse sinnvoll und ohne Informa­tionsverluste abzubilden.
Ehrne: In Dokumenten-Workflows ist jederzeit bekannt, wo sich Dokumente in welchem Bearbeitungsprozess (Prüfung, Freigabe, …) befinden – und bei welchem Mitarbeiter. So ist jederzeit eine transparente Analyse und Überwachung möglich.

Stichwort Collaboration und LDOX.Domino: Was hat sich seit dem Eigentümerwechsel – der indische Konzern HCL statt IBM – rund um diese Collaboration-Plattform geändert? Wie beurteilen Sie die Perspektiven?
Krinner: Von der technischen Seite her betrachtet hat sich seit dem Eigentümerwechsel von Domino/Notes von IBM zu HCL einiges bewegt. Man merkt, dass der neue Eigentümer bemüht ist, Entwicklungsdefizite aus der Vergangenheit behutsam aber zügig in den bereits verfügbaren bzw. angekündigten Versionen zu beseitigen. Das hilft den Fachabteilungen bei ihrem Job.
Luft nach oben gibt es noch in dem Bereich, den Entscheidern bei den Kunden die Sicherheit zu vermitteln, dass sie mit Domino/Notes auf das richtige Pferd zu setzen. Da wird HCL noch nachlegen müssen, um die Abwanderungstendenzen in Richtung anderer Colaboration-Plattformen zu drehen.

Anwendungen mit plakativen Namen wie „Digitale Akte“, Vorgangsbearbeitung, Collaboration, „Revisionssichere Archi­vierung“, Rechnungseingangsverarbeitung oder schlicht Dokumenten-Management dominieren Werbeaussagen der Hersteller. Was ist von entsprechend vorkonfigurierten Lösungen mit vorgefertigten Templates und mitgelieferten „Best Practices“ zu halten?
Schwendinger: Bei unseren Produkten haben die Kunden die Möglichkeit, zwischen Standard-Templates und Basiskonfigurationen zu wählen. Meistens ist es aber so, dass dann doch jedes Unternehmen die Software eher an bestehende Offline-Prozesse, Abläufe und Vorgaben anpasst als umgekehrt.
Ehrne: Das macht auch Sinn. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen, die sich aus den ­spezifischen unveränderbaren Vorgaben zusammensetzen. Wir haben unsere Produkte so aufgebaut, dass Templates und Basiskonfigurationen mit nur wenig Aufwand an Kundenwünsche angepasst werden können. So profitieren Kunden von Standarisierung im individuellen Charakter.

Wie gehen Sie bei Projekten zur DMS-Einführung vor? Welche Vorgehensweisen haben sich in der Praxis besonders bewährt?
Krinner: Bestens bewährt hat sich, dass im ersten Schritt eine Ist-Analyse vorgenommen wird. Im zweiten Schritt folgt eine sorgfältige Prüfung und die Optimierung des bisherigen Dokumentenmanagements.
Daran schließt sich im dritten Schritt die Implementierung LDOX-Standardmodule an. Abgeschlossen wird die DMS-Einführung im vierten Schritt durch versionssichere Erweiterungen des Standards, um mittels der vorhandenen LDOX-Schnittstellen und -Templates das Standard-DMS an die Kundenwünsche anzupassen.
Schwendinger: Wichtig ist die möglichst frühe Einbeziehung der Mitarbeiter in das Projekt, um u.a. auch das vorhandene Erfahrungs­potential zu nutzen und für die nötige Akzeptanz zu sorgen.

Elektronische Archivierung ist eigentlich ein alter Hut, auch wenn das Thema jetzt in aller Munde ist. Wie oft helfen Sie aktuell bei der Modernisierung oder Migration eines vorhandenen DMS? Und was sind die häufigsten Argumente für die Ablösung eines bewährten DMS?
Ehrne: Auslöser der Ablösung eines DMS ist in der Regel ein Plattformwechsel der gesamten Systemlandschaft, zum Beispiel der Wechsel von IBM i auf Windows oder die Einführung eines neuen ERP-Systems. Da wir mit unseren Lösungen sowohl systemunabhängig unterwegs sind als auch an alle gängigen ERP-Anwendungen andocken können, spielt das für uns weniger eine Rolle.
Krinner: Wir unterstützen viele Unternehmen bei der Migration ihrer Dokumente von IBM-i-basierten DMS wie dem Comarch ECM iS in die Windows-Welt.
Über die Lebensdauer der Dokumente von 10, 20 oder 30 Jahren ist eine Erneuerung des Archivsystems – Hardware und/oder Software – oft unumgänglich.

Worauf ist zu achten, damit diese Migration möglichst reibungslos klappt? Wie kann man schon bei der Installation eines neuen DMS dafür sorgen, dass es am Ende unkompliziert und mit möglichst wenig Aufwand abgelöst werden kann?
Ehrne: Es ist darauf zu achten, dass ein zukünftiges DMS möglichst „offen“ ist, und dass die Möglichkeit besteht, die Dokumente schnell und sicher zu exportieren. Sind proprietäre Datenformate im zu migrierenden DMS ent­halten, sollte man vorab mit dem Lösungspartner klären, ob er das technische Know-how hat, diese Datenformate zu konvertieren bzw. ob er überhaupt die Möglichkeit hat, mit einer für ihn „fremden“ Plattform, z.B. IBM i, zu arbeiten.
Schwendinger: Ein wichtiger Punkt dabei ist auch die Protokollierung auf Dokumentebene, um die ordnungsgemäße und vollständige Übertragung der Dokumente nachweisen zu können.

Gerade bei großen Dokumentenmengen und langjährig gewachsenen Archiven kann aber auch „Continuos Migration“ ein Thema sein, um am Ende den „Big Bang“ zu vermeiden. Was ist von diesem Konzept zu halten?
Schwendinger: Hier haben wir speziell bei unseren großen Kunden viel Erfahrung gesammelt – und können daher mit dem LDOX.Archive Exporter auch eine Zwei-Phasen-Lösung zur Verfügung stellen. Zuerst und laufend werden nur die Metadaten vom alten in das neue DMS übernommen; das geht schnell, so dass auch viele Millionen von Dokumenten in kurzer Zeit im neuen DMS zur Verfügung gestellt werden können. Die abschließende Migration der Dokumentdaten in das neue DMS kann dann ressourcenschonend während des laufenden Betriebes durchgeführt werden. So muss dann zum Stichtag nur noch ein kleines Delta der Dokumente in das neue DMS übernommen werden.

Was ändert sich bei der Migration des Dokumentenarchivs, wenn der Weg in die Cloud führt? Und worauf ist bei solchen Migrationen besonders zu achten?
Ehrne: Das ist für uns kein Unterschied. Mit LDOX haben wir die notwendigen Technologien, um auch Cloud-Anwendungen zu versorgen.

Stimmt der Eindruck oder trügt er: Wir verlieren in der Cloud an Transparenz und Kontrolle beim Dokumenten-Management? Falls ja: Wie lässt sich da gegensteuern?
Krinner: Dem Verlust an Transparenz würde ich nicht zustimmen. Hier muss vorab gemeinsam mit dem Cloud-Anbieter geprüft werden, welche Zugriffs- und Überwachungsmöglichkeiten es gibt. Beim Thema Kontrolle würde ich teilweise zustimmen, da ich die Verantwortung über meine Daten dem Cloud-Anbieter überlasse. Aber das ist ja auch gewollt so, wenn ich mich für die Cloud entscheide, da ich mich mit den technischen Aspekten der Datenspeicherung, Sicherheit und z.B. Backup-Strategien nicht mehr beschäftigen will.

Blicken wir in die Zukunft: Kann KI das Dokumenten-Management beflügeln, beispielsweise durch ein intelligenteres Suchen und Filtern der Dokumente oder die intelligentere Erfassung analoger Dokumente?
Schwendinger: Die Zukunft ist bereits näher als man denkt. Aus unserer Sicht ist der Einsatz von KI vor allem bei der Erfassung und Indexierung von Dokumenten nützlich, also ganz am Anfang des Prozesses. Zukünftig werden Dokumente eingescannt, automatisch kategorisiert, indexiert, verschlagwortet und den entsprechenden Arbeitsabläufen automatisch zugeführt. Dort werden diese nach Möglichkeit ebenfalls automatisch geprüft, z.B. eine Rechnung mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Teilweise lässt sich das auch schon heute abbilden. Der initiale Prozess der automatischen Erfassung und Interpretation ist aber aktuell noch die große Herausforderung für die KI.

Hat „Robotic Process Automation“ (RPA) das Zeug zum neuen Trend, wenn KI in praktisch alle DMS-Bereiche direkt eingreift, von Aufbereitung über die Aufbewahrung und Suche bis zur Bereitstellung von Dokumenten?
Krinner: RPA könnte durchaus ein interessantes Anwendungsgebiet werden. Wir verfolgen hier die Entwicklung genau, um einen praktischen Nutzen für unsere Kunden zu erkennen. Sobald das der Fall ist, werden wir entsprechende Lösungen anbieten.

Vielen Dank für das Interview!

Bildquelle: Katharina Loacker