Im Gespräch mit Dieter Ackermann, Geschäftsführer des IBM-Partners DAConsulting GmbH

„Digitale Integration ist keine Zauberei!“

Die Zauberworte für die Automatisierung der „Purchase to Pay“-Prozesse im Supply-Chain-Management (SCM) lauten Digitalisierung und Integration. Im Interview mit DV-Dialog erläutert Dieter Ackermann, Geschäftsführer der DAConsulting GmbH, welche Rolle diese Zauberworte spielen und wie die damit gemeinten Ziele erreicht werden können.

  • Dieter Ackermann: „Bei uns beginnt die Automation ganz vorne in der Prozesskette – mit dem Modul für das Anfrage- und Angebotsmanagement!“

  • Bildquelle: Getty Images

Zur Digitalisierung und Integration der Geschäftsprozesse hat DAConsulting eine Anwendungsreihe entwickelt, die nicht nur die „Purchase to Pay“-Prozesse in Web- und Workflow-basierter Form vollständig und ­integriert abbildet; die Produkte werden unter der Überschrift „Business-Process-Automation“ (BPA) vermarktet.

Herr Ackermann, was genau verstehen Sie unter „Purchase to Pay“ im Supply-Chain-Management“?
Dieter Ackermann
: Über den Umfang der „Purchase to Pay“-Strecke im SCM kann es durchaus verschiedene Definitionen geben.

Bei „Pay“ ist es relativ einfach, damit ist die Zahlung in der Finanzbuchhaltung gemeint, welcher der Prüfungs- und Genehmigungsprozess für die Rechnungen vorausgeht. Wenn ich aber den Begriff „Purchase“ als Beschaffung definiere, bleibt offen wo der Prozess beginnt. In der Regel ist der Beschaffungsprozess eine Funktion der ERP-Systeme und beginnt mit der Bestellung. Diese kann veranlasst sein aus der automatischen Disposition der Produktionsplanungs-Systeme oder durch Einzelbestellungen für „non productive materials“ oder kurz NPMs, für Investitionsgüter oder für Dienstleistungen. Doch davor haben die Einkäufer viel zu tun.

Das heißt: Sie setzen bei der Automation der „Purchase to Pay“-Prozesse früher auf?
Ackermann
: In der Tat. Vor jeder Bestellung gibt es einen sehr wesentlichen Prozess, welcher mögliche Alternativen in Qualität, Preis und Konditionen eines Bedarfes beschafft, transparent macht und in der Entscheidung mündet, bei wem ich bestelle. Damit meine ich die Anfragen und Angebote, ein in der Regel manuell erheblich aufwändiger Prozess mit einem hohen Aufkommen an Dokumenten und Daten und deren Aufbereitung als Entscheidungs­grundlage.

Wie können Unternehmen diese komplette Strecke „Purchase to Pay“ im Supply Chain Management optimal abbilden?
Ackermann
: Die Zauberworte heißen Digitalisierung und Integration mit dem Ziel der Automation. Es macht wenig Sinn, für die Teilprozesse jeweils eigene Organisationsverfahren und dedizierte IT-Lösungen zu nutzen.

In dem Moment stoße ich sofort auf Redundanzen, Verfahrens-, System- und Medienbrüche sowie auf isolierte Daten. Im besten Falle gelingt es, mit Interfaces gewisse Durchgängigkeiten oder mit Excel-Sheets etwas Transparenz und Dokumentation zu erzielen, was aber keine wirkliche Integration ersetzen kann. Von Automation ganz zu schweigen.

Wie sollte die dazu nötige Digitalisierung und Integration konkret aussehen?
Ackermann
: Bei uns beginnt die Automation ganz vorne in der Prozesskette – mit dem Modul für das Anfrage- und Angebotsmanagement. Dieses Modul speist sich aus den Bezugsquellen und bietet via Web-Formular eine strukturierte Anfrage an potentielle Lieferanten zur Abgabe von Angeboten, wobei diese dann ihre Preise und Konditionen per Web-Formular ebenfalls digital kommunizieren.

Sowohl die Anfragen als auch die sich darauf beziehenden Daten der Angebote fließen in ein Informations- und Analyse-Tool ein, welches alle Informationen als transparente Entscheidungsgrundlage darstellt und dokumentiert. Die damit generierten Daten sind übrigens auch die Basis für Statistiken und Lieferantenbewertungen hinsichtlich Anfragen und Angebote.

Ihre Kunden müssen also ihre Geschäftspartner davon überzeugen, mit dem Web-Tool von DAConsulting ihre Angebote zu platzieren. Welchen Nutzen haben diese davon?
Ackermann
: Auch für sie vereinfacht sich der Prozess: Das Produzieren von schriftlichen Angeboten per Post, E-Mail oder Fax und deren umständliches Handling entfällt, und sie können eine strukturierte Form der Angebotserstellung nutzen. Zum Beispiel sind die Angebote für den weiteren Gebrauch reproduzierbar und leicht zu modifizieren. Auch die Auftragsbestätigung ist damit von dem Lieferanten zu erstellen und im Einkauf wesentlich einfacher zu prüfen. Eben Digitalisierung und Integration.

Es geht dabei im Wesentlichen um die Numerik der Angebote – also um Mengen, Preise und Termine. Schriftliche Ergänzungen, Prospekte etc. werden als PDF-Dokumente mitgeliefert und – ich darf hier auf unser integriertes DMS verweisen – zusammen mit den Angebotsdaten in einem definierten „Einkaufsordner“ abgelegt, auf den jeder Mitarbeiter – Autorisierung vorausgesetzt – Zugriff hat.

Wie geht es im Prozess weiter?
Ackermann
: Die Daten der präferierten Angebote können nun als Grundlage einer Bestellung genutzt werden bzw. gehen als Kontrakte in die ERP-­Systeme ein. In der Regel muss allerdings jeder Bedarf – ausgenommen der automatischen Dispositions- und Beschaffungsprozesse der ERP-Systeme – vor Erteilung einer Bestellung geprüft und genehmigt werden. Dies erfolgt zumeist in Form einer Bedarfsanforderung, im Allgemeinen BANF genannt.

Dieses Verfahren ist ebenfalls in unsere Anwendung integriert. In einem Web-basierten Workflow-Prozess wird der Bedarf von dem ‚Anforderer‘ in Inhalt und Kosten formuliert und an die Prüfungs- und Genehmigungsinstanzen adressiert, wobei der Workflow über die unterschiedlichsten Kriterien wie etwa Wert, Materialgruppen, Beschaffungstypen oder andere Kriterien gesteuert werden kann. Die Daten der präferierten Angebote können dabei automatisch in die BANF übernommen werden. Das ist realisierte digitale Integration. Eine Besonderheit dabei ist, dass die Bewertung der BANF bei Prüfung und Genehmigung einer Budgetierung auf Basis der Bedarfsanforderungen unterliegt, womit eine präventive Kostenkontrolle möglich ist.

Was meinen Sie damit?
Ackermann
: Eine genehmigte BANF löst eine Bestellung mit den nachfolgenden Rechnungen aus. Das heißt: Ein Budget-Controlling ist nur auf Basis der Ist-Werte, also der ein­gegangenen Rechnungen, möglich, was für ein Beschaffungs-Controlling viel zu spät ist. Wird aber auf Basis der beantragten Ausgaben – eben der BANF – ein Budget hinterlegt, kann sehr zeitnah entschieden werden, ob der Bedarf genehmigt oder – z.B. bei ­Budget-Überschreitung – abgelehnt wird. Das ist in der Tat eine präventive Kosten- bzw. Ausgabenvermeidung.

Wie funktioniert nun die Bestellung?
Ackermann
: Hier bietet unsere Anwendung ein eigenes Bestellmodul, in das alle Daten der genehmigten BANF eingehen. Alternativ können auch die Bestellmodule der Kunden ERP-Systems genutzt werden, wobei die BANF-Daten automatisch dorthin übergeben werden, wie es zum Beispiel unser Interface zu Infor XPPS/Xpert ermöglicht.

Und dann?
Ackermann
: Als nächster Schritt in der Prozesskette folgt die Bearbeitung der Eingangsrechnungen mit der Herausforderung, die notwendigen Informationen in einem OCR-basierten Data-Capturing-Prozess aus den eingehenden „analogen Papierdokumenten“ bzw. aus den als PDF via E-Mail-Anhang eingehenden Dokumenten zu extrahieren.

Die extrahierten Meta-Daten der Dokumente werden durch unser System auf Basis hinterlegter Stamm­daten verifiziert und dann um weitere ableitbare Informationen, wie zum Beispiel hinterlegte Kontierungen, ergänzt. Zielsetzung ist die Gewinnung von Daten, mit welchen eine Referenz zu den relevanten Bestellungen und Wareneingängen in den ERP-Systemen hergestellt werden kann.

Herr Ackermann, vielen Dank für das Interview!

Bildquelle: Getty Images, DAConsulting

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok