Digitale Workflows für Offergeld

Um Wettbewerbsvorteile entlang der Logistik-Wertschöpfungskette zu schaffen, spielt neben Prozesswissen und Logistik-Knowhow die Digitalisierung eine entscheidende Rolle. Natürlich geht es dabei ganz praktisch um den Einsatz modernster Hard- und Software und deren Anbindung an Warenwirtschafts- und ERP-Systeme oder im direkten Kennzahlen-Reporting in Kundensystemen, aber auch um die Effizienzsteigerung durch automatisierte IT-Prozesse.

Beispielsweise nutzt Offergeld seit vielen Jahren das Archiv- und Dokumentenmanagementsystem Infoshare von Kendox. Im Rahmen der weiteren Digitalisierung wurde dieses System nun um das Modul P2P – kurz für Purchase to Pay – erweitert, um digitale Workflows auch für die Eingangsrechnungsbearbeitung nutzen zu können. Das Ergebnis: beträchtliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung und kurze Reaktionszeiten in der Finanzbuchhaltung.

„Combined Logistics Services“

Hintergrund: Mit rund 1.900 Mitarbeitern an zwölf Standorten in Deutschland und anderen europäischen Ländern bietet die Offergeld-Gruppe sogenannte „Combined Logistics Services“. Gemeint ist ein breites und modulares Dienstleistungsportfolio mit steigendem Vernetzungsgrad bis hin zur vollständigen Übernahme der Betriebsverantwortung für alle logistischen Prozesse – von der Rohstoff-Anlieferung in die Fertigung über das Management der Intra-Logistik bis hin zur Lagerbewirtschaftung und Auslieferung fertiger Produkte an Handels- oder Endkunden. In der Zentralverwaltung fallen dabei jährlich bis zu 40.000 Rechnungen zur Bearbeitung an.

Vor der Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung erfolgte die Bearbeitung von Rechnungen und Buchungsbelegen rein papierbasiert. Alle Belege und Gutschriften wurden ‚klassisch‘ mittels Papier- und Kontierungsbeleg freigegeben, bearbeitet und gebucht. Die Übermittlung der Belege mittels interner Transporte oder per Post aus den Firmenstandorten in die zentrale Finanzbuchhaltung nach Würselen dauerte relativ lange.

Im Rahmen der Digitalisierung wurde deshalb die Modernisierung der Prozesse hin zu einer weitgehend papierlosen Abwicklung geplant, um eine größtmögliche Transparenz im Bearbeitungsprozess schaffen und die Durchlaufzeiten reduzieren. Weitere Ziele waren Kosteneinsparungen bei Bearbeitung, Zustellung und Druck. Zudem wollte man die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzverordnungen sicherstellen.

Gemeinsam mit Kendox definierte das Offergeld-Team die Rollen und Verantwortlichkeiten der gruppenweit beteiligten Abteilungen und Unternehmensbereiche für den Bearbeitungsprozess. Basierend auf den Anforderungen entwickelte das Projektteam zunächst eine Testumgebung. Um für einen reibungslosen Ablauf des späteren, automatisierten Rechnungsbearbeitungs-Workflows zu sorgen, galt es zahlreiche Schnittstellen zu IT-Systemen zu berücksichtigen bzw. zu schaffen.

Rechnungen, die noch postalisch in Papierform eingehen, müssen zunächst digitalisiert werden. Beim Abholen der Rechnungsbelege, die per E-Mail eingehen, gab es entsprechende Schnittstellen zu Microsoft Exchange Online und SQL-Server zu beachten. Ein Hauptaugenmerk wurde auf die Schnittstelle zur Übergabe der Belege an die Finanzbuchhaltungssoftware gelegt. Hier arbeitet Offergeld mit einer Software auf Basis von IBM i aus dem Hause Fimans; so wird die buchhaltungsseitige Weiterverarbeitung unterstützt. Für die Anwender gibt es neben dem mobilen Web-Client von Infoshare auch eine Browser-Oberfläche, mit der sie von ihren Windows-Rechnern aus mit der Anwendung arbeiten können.

Standardisierter Workflow erleichtert die Belegprüfung

Zu den verschiedenen Stufen des Eingangsrechnungsbearbeitungs-Workflows gehört neben der Belegübernahme via E-Mail oder Scan die OCR-Erkennung mittels elektronischer Auslesung und Zuordnung der eingehenden Belege. Im Anschluss an die Belegidentifizierung erfolgt dann die Weiterleitung an den jeweiligen Standort.

Nach entsprechender Zuweisung an die verantwortlichen Fachbereiche erfolgt in der ersten Freigabe-Stufe der Abgleich der Daten aus der Belegübernahme sowie die rechnerische und sachliche Prüfung der Belege. Über eine Aufgabenliste oder per E-Mail werden die zuständigen Mitarbeiter über anstehende Aufgaben benachrichtigt. Beim Öffnen ihrer Aufgabe werden sie durch spezifische Bearbeitungsoptionen, Freigaberegeln und Rollenzuweisungen unterstützt. Zusätzliche Prüfmuster ermöglichen die Identifizierung möglicher Fehlerbilder sowie die Erkennung von Dubletten.

Nach der Belegfreigabe gelangen die Belege betragsabhängig gesteuert in eine weitere Freigabestufe, wo sie abschließend von der jeweiligen Geschäftsführung freigegeben und in Richtung zentraler Finanzbuchhaltung übergeben werden. Am Ende des Workflows erfolgt die Abschlusskontrolle und Kontierung durch die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung mit einer abschließend automatisierten Übergabe an die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware. Auch hier wird auf entsprechende systemische Prüfmuster zurückgegriffen. Standardisierte Teilprozesse, wie z.B. Belegverfolgung und Zahlungsrückmeldung, unterstützen zudem eine nachträgliche Prüfung bezahlter Rechnungen und der Workflow-Historie.

Effizienzgewinn bei Inter-Company-Rechnungen

Bedingt durch einen hohen Anteil an Inter-Company-Rechnungen für Reparaturen erhielt die Schnittstellenanbindung zur eingesetzten Kfz-Software (Sauer) Priorität. Wegen des firmeneigenen Fuhrparks gibt es einen relativ hohen Anteil an Inter-Company-Rechnungen, z.B. nach Reparaturen, die in den gruppeneigenen Werkstätten abgewickelt werden. Die Implementierung einer zusätzlichen Schnittstelle ermöglicht es, dass diese Belege im OCR-Verfahren einen besonderen Stellenwert erhalten, sämtliche Informationen direkt in den Workflow übergeben zu können. „Dadurch haben wir an dieser Stelle manuelles Handling gespart und ‚sauberere‘ Prozesse“, betont Christoph Planker, Projektleiter Qualitäts- und Prozessmanagement bei Offergeld Logistik.

Das Projekt startete im Mai 2021. Die Implementierung ist bewusst so erfolgt, dass alle Mandanten nacheinander „an Bord“ geholt werden konnten. Der erste Pilotstandort ging mit zwei Mandanten im Februar 2022 live. Danach wurden alle weiteren Standorte in Deutschland sukzessive aufgeschaltet; insgesamt 38 Mandanten kamen so nach und nach hinzu.

Auf die Belegerkennung kommt es an

„Durch die sukzessive Vorgehensweise konnten wir sicherstellen, dass die Belegerkennung so gut wie möglich arbeitet und hatten ausreichend Spielraum für den Optimierungsprozess“, sagt der von Kendox gestellte Projektleiter Andreas Siegesmund. „Die Belegerkennung optimal auszurichten, um manuelle Nachbearbeitungen zu minimieren, ist eine Kernherausforderung in jedem Projekt. Hier die notwendige Zeit zu investieren, war dem Kunden wichtig. Zudem wollte er möglichst früh im Projekt erkennen, wie die Abläufe funktionieren und wie viel Arbeit künftig auf die Buchhaltung zukommt. Spezifische Einzelfälle bei der Erkennung bestimmter Belegarten konnten im Rahmen des Fine-Tunings gemeinsam ‚aufgelöst‘ werden.“

Gemeinsam seien auch Alternativen ausgearbeitet worden, wenn das gewünschte Setup an manchen Stellen nicht übernommen werden konnte, so Planker. Hier sei das Team von Kendox „sehr kreativ“ gewesen und stand „uns mit Rat und Tat zur Seite“. Dank der digitalen Verarbeitung der Eingangsrechnungen mit ihren vielfältigen Such- und Benachrichtigungs-Möglichkeiten haben alle User jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstatus und können wichtige Fristen und Termine wahren. „Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung war für uns ein wichtiger Hebel“, erklärt Christoph Planker. „Wir haben vom Eingang der Rechnung bis zum letzten Bearbeitungsschritt und dem Abschluss maximale Transparenz bei Einhaltung aller erforderlichen Richtlinien. Ein Beleg aus Berlin ist heute innerhalb weniger Sekunden in Würselen zur Bearbeitung.“

Da die Standorte weit verteilt sind, gehört Transparenz laut Planken „ganz klar zu den Kernpunkten“ für Offergeld. „Jeder kann zu jeder Zeit sehen, welche Belege im Umlauf sind und wo sie sich befinden. Alles ist entsprechend dokumentiert – und es gibt keine ‚schwarzen Löcher‘ mehr“, ergänzt der Qualitäts- und Prozessmanager. „Sobald der Beleg eintrifft, wissen wir wo er ist, wo man gegebenenfalls nachfassen muss, etc. Wir haben an dieser Stelle heute eine ganz andere Prozess-Sicherheit und eine neue Qualität erreicht.“ Geplant sei bereits die nächste Ausbaustufe der Digitalisierung, in der auch die internationalen Standorte an den digitalen Rechnungs-Workflow angebunden werden.

Bildquelle: Offergeld Logistik, Pexels / Lé Minh