Eine runde Lösung für Huber Packaging

Digitalisierte Finanzbuchhaltung

Huber Packaging automatisiert die Rechnungseingangsbearbeitung

Zum Jahreswechsel 2012/13 hin digitalisierte die Finanzbuchhaltung der Huber Packaging Group ihre Prozesse im Rechnungseingang – einschließlich des frühen Scannens. Ausschlaggebend war die Vielzahl der zu bearbeitenden Lieferantenrechnungen. Die automatische Rechnungsprüfung verkürzt jetzt die Durchlaufzeit der Belege, senkt die Fehlerrate und bringt Skontoerlöse.

Die automatisierte Rechnungsprüfung der Lieferantenrechnungen war bei dem langjährigen AS/400-Anwender Huber schon seit der Implementierung von SAP (ECC 6.0) eine Option, um die Prozesse der Rechnungsprüfung zu optimieren, zumal nur wenige Finanzbuchhalter eine Flut an Lieferantenrechnung bearbeiten.

Nach der Stabilisierung der neu eingeführten SAP-Prozesse entschloss man sich im ersten Quartal 2012, eine entsprechende Lösung einzusetzen. Denn damals wurden die Dokumente noch in der Abteilung Finanzen in SAP gebucht, mit Barcodes versehen und abschließend eingescannt. So konnten alle digitalisierten Eingangsrechnungen den entsprechenden Vorgängen in SAP zugeordnet und entsprechend archiviert werden.

Dieser Ablauf sollte effizienter werden, indem schon zu Beginn des Prozesses die Belege eingescannt und somit im weiteren Verlauf digital verarbeitet werden. Rechnungsdokumente werden dabei nicht nur elektronisch archiviert, sondern auch während des Prüfungsprozesses per Workflow digital durch das Unternehmen geführt.

Ziele waren mehr Transparenz und eine höhere Ablaufsicherheit, die eine periodengerechte Verbuchung ermöglicht. Dass damit auch eine bessere Skontoausnutzung verbunden ist, setzte man hier voraus. Die effektive Gestaltung der bestehenden Workflows war ein weiterer Grund; so konnte auch sichergestellt werden, dass die Prozesse nach dem 4-Augen-Prinzip ablaufen.
Grundlage im Entscheidungsprozess bei der Software-Auswahl war laut IT-Leiter Alfred Engel eine interne Analyse und Bedarfsermittlung im Rechnungseingang, die auch als konkrete Anforderungsaufstellung bei der Suche nach dem passenden Anbieter diente. Die CTO Balzuweit GmbH mit ihrer Lösung Clarc xControl Invoice for SAP kam dem Anforderungsprofil am nächsten. Außerdem waren die Anwender bei Huber und die CTO-Berater aufgrund vorausgegangener Projekte bereits ein eingespieltes Team.

Der Projektablauf

Zu Beginn des Projekts erarbeitete das Projektteam in einem Analyseworkshop unter Führung von Frank Herbrechter (Leiter Finanzen bei Huber Packaging) gemeinsam mit zwei Beratern der CTO die Systemanforderungen und -voraussetzungen (Hard- und Software) sowie ein einheitliches Reporting innerhalb des Projektes.
Gemeinsam analysierte das Team auch die unternehmensspezifischen Regeln in der Rechnungsbearbeitung, etwa die Unterschriftenregelung, Betragsgrenzen und zugehörige Freigabeberechtigungen. Ein konkreter Ressourcenplan stellte sicher, dass – vor allem in der Testphase – genügend Mitarbeiter zur Verfügung standen. Die vorhandene Personalstruktur wurde – abhängig von der Qualifikation – in die drei zukünftigen Etappen aufgeteilt:

  1. direktes Scannen der eingehenden Rechnungen
  2. Sichtprüfung der – per OCR-ausgelesenen – Rechnungsdaten am Validierungsarbeitsplatz sowie der Abgleich mit den Daten aus SAP
  3. Start des Freigabeworkflows bzw. Verbuchung der Rechnungen in der Finanzbuchhaltung

Die Testphase

Für die Testphase selbst nahm sich das Projektteam ausreichend Zeit. In dieser Zeit bearbeitete das Team von Huber mit der neuen, automatischen Rechnungsprüfung das Tagesgeschäft, während CTO parallel die Testanwendung betreute und die Software an aufkommende Anforderungen des Kunden anpasste.

Das Go live war – wie geplant – nach sieben Monaten Projektzeit zum Jahreswechsel 2012/2013: Die Lösung war an die individuellen Prozesse angepasst. Mit dem Echtstart wurde das System von einem Testarbeitsplatz auf drei produktive Validierungsarbeitsplätze erweitert. Umgesetzt wurde die automatische Rechnungsprüfung am Standort Öhringen, wo die zentrale Fibu angesiedelt ist. Mit der Anwenderschulung durch die CTO waren die Huber-Mitarbeiter mit der neuen Anwendung vertraut gemacht und konnten sofort in ihr tätig sein.

Gewünscht war auch, dass alle Eingangsrechnungen zentral eingehen, um dort für die nächsten Prozessschritte eingescannt zu werden. Hierfür mussten alle Lieferanten informiert werden, dass Rechnungen ab diesem Zeitpunkt nur noch an den zentralen Rechnungseingangsservice in Öhringen geschickt werden dürfen.

Besondere Anpassungen

Je nach Freigabestufe oder Betragshöhe sind Eingangsrechnungen zusätzlich vom Management freizugegeben. Da hier primär mit mobilen Endgeräten gearbeitet wird, war ein ausschließlicher Anwenderzugriff für den Prozess der Rechnungseingänge in SAP nicht zielführend. Deshalb entschied sich das Projektteam für ein Web­portal als zentrale Anwenderoberfläche. Von dieser browserbasierten Lösung aus können eingehende Dokumente SAP-unabhängig bearbeitet werden und per Freigabeklick nach SAP über­geben werden.

Bei einigen eingehenden Rechnungen und Belegen liegt ein spezieller Aufbau des Dokumenteninhalts vor, der vom OCR automatisch erkannt werden sollte. Dafür optimierte CTO Balzuweit die OCR-Anwendung: Sie definierte die entsprechenden Felder und trainierte das System dahingehend an; dieses Antrainieren können die Anwender nach der Mitarbeiterschulung leicht selbst übernehmen.

Anbindungen an weitere Standorte

Ein leistungsfähiger Scanner war bereits vorhanden und konnte in den automatischen Workflow der Rechnungsbearbeitung integriert werden. Clarc xControl Invoice for SAP arbeitet auf einem neuen, virtualisierten Server, der an den bestehenden Archivserver angebunden wurde. Das sichert eine starke Serverleistung und reduziert den Aufwand für regelmäßige Software-Updates.

Etwa 100 Mitarbeiter sind heute in unterschiedlicher Form im Freigabeworkflow involviert. An fünf Scan­arbeitsplätzen werden die eingehenden Dokumente verarbeitet, während drei Mitarbeiter die eingescannten Eingangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung validieren und an den weiteren Freigabeworkflow übergeben. Mit einer aktuellen Statusübersicht zu den einzelnen Rechnungen und der automatisierten Vertreterregelung bleibt zudem „nichts liegen“.

Mittelfristig soll der automatische Workflow zur digitalen Rechnungsbearbeitung nicht nur das Werk Öhringen, sondern alle Standorte einbinden –
in Deutschland und außerhalb.

 

Über Huber Packaging

Gegründet 1871 von Karl Huber, produziert der Weltmarktführer für Partyfässer aus Weißblech mit Sitz in Öhringen/Baden-Württemberg auch Weißblechverpackungen für Farben und Lacke, chemische Produkte und Lebensmittel. In der eigenen Druckerei werden die Bleche für verschiedenste Verpackungen in Fotoqualität bedruckt. Die rund 600 Mitarbeiter an drei Standorten in Deutschland, Österreich und Ungarn erarbeiteten 2013 rund 142 Mio. Euro Umsatz.

www.huber-packaging.com

Bildquelle: Wavebreak Media

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