Digitalisierte HR-Prozesse outsourcen!

Neueinstellungen beispielsweise bedeuten für die HR-Abteilung eine Menge an Arbeit und etliches, an das gedacht werden will – etwa die Organisation der „Bewerbungs-Journey“ und des „Onboardings“, die Dokumentation aller wichtigen Facts an einem zentralen Ort, das Planen von Urlaub und Weiterbildung, aber auch die Abwicklung wichtiger Routineaufgaben, wie etwa der monatlichen Lohnabrechnung. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Personalmanagement wird ganz nebenbei komplexer und herausfordernder, je mehr Menschen bedient werden müssen. Gottseidank gibt es in der digitalen Ära von heute auch für das Personal­management längst brauchbare Software-Unterstützung. Dazu befragten wir Udo Meyer, Direktor Outsourcing beim Alsdorfer HR-Spezialisten Veda. Sein Credo: „Alle Bausteine einer HR-Plattform, die State of the Art ist, sind integriert mit auf den Kunden abgestimmten Services und können so an die konkreten Prozesse angepasst werden.“ Das sorge dafür, dass HR-Outsourcing nicht nur im Augenblick funktioniert, sondern auch bei sich verändernden Rahmenbedingungen.

Solch eine moderne HR-Plattform bietet Funktionen beispielsweise für Recruiting und Onboarding, Qualifikation, Mitarbeiterschulung und Talent-Management, aber auch für Routineaufgaben wie Lohnabrechnung, Personal-Organisation und -Controlling, Digitale Personalakte oder Zeiterfassung. In Zeiten der Pandemie sind diese Funktionen gefragter denn je, so dass die HR-Softwareanbieter zuversichtlich nach vorn schauen.

Das bestätigt auch das Wirtschafts­institut Wolfgang Witte aus Senden. Dessen aktuelle Konjunkturbefragung ergab, dass eine große Mehrheit von rund 93 Prozent der befragten HR-­Unternehmen die aktuelle Geschäftslage als gut bis sehr gut einschätzt – eine schlechte Situation sieht niemand der Befragten. Ausnahmslos alle Befragten gehen mit Blick auf das kommende Halbjahr von einer wenigstens gleichbleibenden Lage aus, fast drei von fünf HR-Anbietern (57,1 Prozent) erwarten sogar bessere Zahlen. In dieser Branche regiert also weiterhin eine ausgeprägte Zuversicht. Vor diesem Hintergrund sprachen wir mit Udo Meyer.

„HR ist Vertrauenssache!“

Herr Meyer, Veda verspricht ja, die HR-Zukunft mit Cloud-Lösungen und -Services zu gestalten. Was genau ist der Unterschied zu den Klassikern HR-Outsourcing bzw. Application-Service-Providing?

Udo Meyer: Klassisch sprechen wir von HR-Outsourcing, wenn der ausgelagerte Prozess in einer „Blackbox“ beim Outsourcing-Nehmer läuft. Beim Application-Service-Providing nutzt der Kunde eine HR-Standardanwendung über das Internet. Beides funktioniert und bringt dem Kunden Nutzen, wenn die Lösungen richtig aufgesetzt sind, ist aber nicht mehr State of the Art.

Heute reden wir bei „HR Solutions & Service“ von maximaler Unterstützung der Prozesse und Menschen in den Unternehmungen unserer Kunden. Im Fokus steht also die Frage: „Wie können die verschiedensten Bereiche im Unternehmen, die Führungskräfte, die Belegschaft und Bewerberinnen und Bewerber in ihren Prozessen unterstützt werden?“

Die Bausteine einer HR-Plattform, die State of the Art ist, sind integriert mit auf den Kunden abgestimmten Services und können so an die konkreten Prozesse angepasst werden. Wir reden hier von Standards, welche jedoch so flexibel sind, dass sie sich an Veränderungen einfach adaptieren können. Hier ein wenig Service mehr, dort ein zusätzliches Standardmodul oder eine Unterstützung im Vertretungsfall: Das sorgt dafür, dass diese maximale Unterstützung nicht nur im Augenblick funktioniert, sondern auch bei sich verändernden Rahmenbedingungen.

Was gewinnen die Kunden mit der Cloud gegenüber dem Software-Betrieb On-Premises im eigenen Rechenzentrum?

Meyer: Freiheit, Komfort, Transparenz und Sicherheit! Die Freiheit von Hardware-Voraussetzungen und Release-Zyklen. Den Komfort einer HR-Lösung, die immer und von jedem Device aus verfügbar ist. Die Transparenz und Kalkulierbarkeit der Kosten. Und last not least die Sicherheit einer Private-Cloud-Architektur in unserem Rechenzentrum.

Lautet beim Outsourcing die Devise immer: Alles oder nichts? Oder ist auch teilweises bzw. schrittweises Outsourcing eine Option?

Meyer: Da sprechen Sie einen ganz wichtigen Punkt an. Es geht nicht darum, möglichst viel oder sogar alles einem Dienstleister zu übertragen, sondern darum, das Richtige auszulagern. Die Lösungsbestandteile und Services müssen daher flexibel kombinierbar sein – je nach Situation des Kunden. Diese müssen sich auch mit der Zeit immer wieder flexibel anpassen oder temporär ausbauen lassen, etwa wenn der Kunde Unterstützung im Rahmen einer Urlaubsvertretung benötigt. 

Ein hybrides Modell aus On-Premises- und Cloud-Lösungen sowie Outsourcing-Services kann durchaus Sinn machen – und kann ein wichtiger und richtiger Schritt für die Transformation von HR und IT sein. 

HR-Daten sind in der Regel sehr sensibel. Wie kann der Kunde sicher sein, dass keine Daten in falsche Hände geraten – Stichwort Datenschutzgrundverordnung?

Meyer: HR ist Vertrauenssache! Aber natürlich setzen wir nicht nur auf das Vertrauen unserer Kunden, sondern lassen uns unter anderem regelmäßig nach Art. 28 der DSGVO für die Dienstleistung „Verarbeitung von Personaldaten und Bereitstellung von HR-Software im Rechenzentrum“ zertifizieren. Auch ein Zertifikat wie „Software hosted in Germany“ gibt unseren Kunden die Sicherheit, dass die Daten und Software in Deutschland gehostet werden, also deutschem Recht unterliegen und Deutschland nicht verlassen.

Können Sie bitte kurz die IT-Infrastruktur skizzieren, auf die Ihre Kunden vertrauen?

Meyer: Kern unserer IT-Infrastruktur sind unsere IBM-i-Power-Systeme. Diese Systeme sind für zahlreiche IT-Spezialisten das Synonym für eine leistungsstarke Architektur, herausragende Sicherheit und Hochverfügbarkeit. In diesem Bereich gehen wir für unsere Kunden kein Risiko ein!

Bieten Sie auch Managed-Services über den reinen IT-Betrieb hinaus? Falls ja: welche?

Meyer: Unsere Managed-Services für HR, Veda Care genannt, sind das fluide Bindeglied zwischen der Nutzung unserer HR-Cloud-Solutions und beispielsweise unserem Payroll-Service. Egal, ob der Kunde Unterstützung bei der Einführung neuer Zeitmodelle wünscht, einen neuen Report braucht, unser Angebot an Webinaren nutzen möchte oder wegen eines Krankheitsfalls Unterstützung in der Entgeltabrechnung benötigt; dies sind nur einige Beispiele für unsere Serviceangebote. Wir sind der festen Überzeugung: Eine enge, aber flexible Verzahnung von HR-Lösungen und -Services bringt Unternehmungen echten Nutzen!

Können Sie bitte am Beispiel des Payroll-Service kurz erklären, wie genau das Zusammenspiel ihres Teams mit dem Team des Kunden geregelt ist?

Meyer: Das Zusammenspiel unserer Kunden mit dem Payroll-Service hat mehrere Ebenen.

Zum einen gibt es die Ebene des Austauschs von Informationen und Daten. Die neue Adresse oder Bankverbindung eines Mitarbeitenden erfolgt direkt über Veda Horizon im Self-Service an die Payroll-Software, ebenso die Auszahlung genehmigter Überstunden für die nächste Entgeltabrechnung. Die monatliche Verbuchung der Entgeltabrechnung an das Finanzwesen oder die Übermittlung der Sepa-Zahlungsdatei erfolgt direkt an den berechtigten Ansprechpartner des Kunden via Veda Transmit. Diese Schritte sind weitestgehend standardisiert und automatisiert, denn so erfolgt der Service effizient, effektiv und in der erforderlichen Qualität.

Die andere Ebene ist die persönliche Zusammenarbeit zwischen den Ansprechpartnern des -Kunden und unserem Payroll-Service-Team. Die feste und dauerhafte Zusammenarbeit bestimmter Personen ist ein ganz großer Erfolgsfaktor für beide Seiten. Tiefe Kenntnisse der jeweiligen Kunden und deren Prozesse schaffen Vertrauen, routinierte Standardprozesse und ein offenes Ohr für die Besonderheiten einer Abrechnung oder neue Anforderungen beim Kunden.

Viele der Entgeltabrechnerinnen und -abrechner bei uns arbeiten seit vielen Jahren mit ihren Kunden zusammen, da findet auch der Plausch zum nächsten Urlaub beim gemeinsamen „Jour Fixe“ seinen Platz. Auch dies ist uns wichtig, denn trotz zunehmender Digitalisierung arbeiten bei uns immer noch Menschen mit Menschen. Und dies jeden Tag! 

Stichwort Fachkräftemangel: Wie sorgen Sie dafür, dass Veda die Fachkräfte nicht ausgehen?

Meyer: Die Entgeltabrechnung ist eines unserer Kerngeschäftsfelder – von der Konzeption neuer Funktionen über Entwicklung, Test, Trainings und Consulting bis hin zur Durchführung der Entgeltabrechnung für unsere Kunden.

In der Entgeltabrechnung arbeiten bei uns keine Einzelkämpfer – sie haben ein riesiges Team hinter sich. Das ist nicht nur ein Faktor dafür, dass die Arbeit bei uns immer interessant bleibt, neue Chancen bietet und Spaß macht, sondern hilft uns auch bei der Aus- und Weiterbildung. Immerhin gibt es etliche Team-Mitglieder, die bereits seit über 20 Jahren dabei sind.

Viele ehemalige Auszubildende halten uns seit Jahren die Treue. Ins Team kommen auch berufserfahrene Kolleginnen und Kollegen vom Markt oder „frische“ Absolventen von Unis. Dies ergänzen wir jedes Jahr um eine Vielzahl von Auszubildenden, welche in den drei Jahren ihrer Ausbildung in allen Bereichen mitarbeiten können, damit ihnen ein richtig toller Start in unserem Unternehmen gelingt. Natürlich wird auch uns immer mal wieder jemand abgeworben. Aber wir haben auch eine Reihe von Mitarbeitenden, die zwischendurch mal Erfahrungen im Markt gesammelt haben und gerne wieder zu uns zurückgekehrt sind. 

Veda ist ja nicht nur Provider der HR-Cloud und des Payroll-Service, sondern auch Hersteller der eingesetzten Software. Ist das noch zeitgemäß im Zeitalter zunehmend der Spezialisierung? 

Meyer: Genau diese Spezialisierung ist für uns der Grund, warum wir HR ganzheitlich denken und auch so handeln. Unsere Payroll-Specialists sitzen in der Entwicklung ganz früh mit am Tisch, wenn neue Lösungsbausteine konzipiert werden. Gleichzeitig haben unsere Entwickler immer Praktiker aus den Prozessen greifbar, wenn sie theoretische Anforderungen praxisgerecht umsetzen möchten. 

Diese ganz enge Verzahnung über die gesamte Prozesskette ermöglicht es uns immer wieder, Lösungen neu zu denken und optimal umzusetzen. Unsere Kunden profitieren davon, da unsere Lösungen nie zur Einbahnstrasse werden, sondern immer mit den aktuellen Entwicklungen und Trends Schritt halten.

Wie wird unsere aktuelle Arbeitssituation die Post-Covid-Ära beeinflussen? 

Meyer: Bereits seit einigen Jahren ist der Trend zu einer immer digitaleren Welt stärker geworden. Dies betrifft sowohl unser Privatleben als auch die gesamte Arbeitswelt.

Können Sie sich noch an die Zeit erinnern, als Sie einen Urlaubszettel per Hand ausgefüllt haben, nachdem Sie den Urlaubsplan der Abteilung an der Wand des Pausenraums gecheckt haben? Anschließend wurde der Urlaubszettel damals von Ihrer Vertretung abgezeichnet, dann ging der Zettel zum Vorgesetzten, welcher diesen ebenfalls nochmals geprüft und gegengezeichnet hat. Nachdem die Hauspost den Urlaubszettel in die Personalabteilung gebracht hatte, wurde dieser dort bestenfalls in eine Software übertragen. Wenn Sie den Urlaub zu ein später verschieben mussten, vervielfachte sich der Aufwand. Erzählen Sie dies heute mal Berufsteinsteigern? Bestenfalls werden Sie nur ausgelacht …

Und heute? Einen Urlaub beantragen Sie bequem auf dem Sofa via Smartphone, auf dem Sie auch den gesamten Urlaub Ihres Teams im Blick haben. Die Genehmigung des Urlaubs ist nur noch ein „Klick“ entfernt – und der Rest läuft ebenfalls automatisch. All dies ist, hoffentlich, bereits für uns alle zur Gewohnheit geworden.

Die Pandemie hat uns deutlich aufgezeigt, wo wir dringend weiteren Bedarf zur Digitalisierung haben. Viele von uns arbeiten regelmäßig aus dem Homeoffice – und Laptop, Tablet und Smartphone sind längst normale Arbeitsmittel. Aber auch in Produktionsbetrieben finden Schichtübergaben und ähnliches derzeit – allein schon aus Sicherheitsgründen – digital statt. Dies wird so digital bleiben, das geht nicht mehr weg!

Digitalisierung ist ein Schlagwort. Was genau meinen Sie damit? 

Meyer: Nicht gemeint ist, dass wir Papier scannen oder per E-Mail agieren, sondern dass die Prozesse schneller, besser und intelligenter werden müssen. Wie heißt es doch so schön: „Wer einen schlechten Prozess digitalisiert, hat anschließend einen schlechten digitalen Prozess.“

Kommen wir nochmals zu dem bereits angesprochenen Prozess der Adressänderung, den Mitarbeitende direkt in die HR-Systeme einsteuern können. Natürlich ist es in vielen Fällen nicht damit getan, dass einfach einige Adressfelder geändert werden müssen. 

Wenn Mitarbeitende einen Firmenwagen, ein Jobticket haben oder in das benachbarte Ausland ziehen, müssen eine Reihe weiterer Prozessschritte ausgelöst werden. Auch muss die Information häufig noch an andere Systeme, wie ein Dienstreiseportal oder ähnliches, weitergeleitet werden. Echten Nutzen bringen digitale Systeme nur dann, wenn sie intelligent gestaltet werden.

All dies bestimmt derzeit ein (Arbeits-)Umfeld, das die heutige und künftige Belegschaft auch erwartet. Dies wird künftig noch viel stärker erwartet als aktuell, denn dieser Trend wird sich weiter verstärken.

Was heißt das für die Büroarbeit? 

Meyer: Die Arbeit aus dem Homeoffice wird in vielen Berufen auch zukünftig Alltag bleiben, dafür wird allein schon unsere Belegschaft sorgen. Das Zusammenkommen im Büro muss künftig einem Sinn folgen: Welche Aufgaben erledige ich am besten hochkonzentriert im Homoffice? Für welche Aufgaben benötige ich meine Kollegen, um am Whiteboard gemeinsam kreativ zu sein und bei einem Kaffee Ideen „herbeizuspinnen“?

Büroarbeit wird immer mehr zum „Social Event“ werden und an Bedeutung verlieren. Diese „Social Events“ werden aber auch zukünftig das Vehikel sein, um solche kreativen Prozesse auch an einem digitalen Whiteboard gemeinsam erfolgreich zu machen.

Wunsch und Erfordernis digitaler Zusammenarbeit werden „nach Corona“ nicht einfach verschwinden, sondern bleiben und sich verstärken. Allein schon der Fachkräftemangel wird es notwendig machen, dass wir unsere Mitarbeitenden im ganzen Land und auch weltweit vernetzen und führen. Hierbei wird digitalisierte HR einen ganz wichtigen Beitrag leisten, damit dies gelingt und wir uns als Führungskräfte auf individuelles Coaching und Führung konzentrieren können.

An welchen Anzeichen kann man erkennen, dass die eingesetzte HR-Software den Anforderungen mittel- bis langfristig nicht mehr gerecht wird, demzufolge also modernisiert werden muss?

Meyer: Dafür gibt es einige auffällige Anzeichen: Liefert Ihr HR-Partner nur regelmäßige Updates oder entwickelt er die Software aktiv weiter? Unterstützt Sie Ihr HR-Partner bei der Umsetzung einer modernen IT- und Prozessstrategie? Wird Ihre HR-Software von Ihnen nur bedient oder interagiert sie mit Ihnen? Haben Sie immer und überall Zugriff auf die wichtigsten Prozesse von jedem Endgerät aus? Müssen Mitarbeitende vor der Benutzung der wichtigsten Funktionen aufwändig geschult werden oder ist diese intuitiv nutzbar?

Sie haben schon häufiger von Bewerbungen im Kontext Ihrer HR Cloud und Services gesprochen. Wie werden diese in die Prozesse einbezogen?

Meyer: Eine Bewerbung erfolgt heute digital über das HR-Portal. Alle Bewerberinnen und Bewerber sind stets über den Stand ihres Bewerbungsprozesses informiert. Bei Einstellung erhalten sie einen elektronisch zu unterzeichnenden Arbeitsvertrag, im Pre-Boarding einen elektronischen Personalbogen sowie alle Informationen dazu, wer sich an den ersten Arbeitstagen um sie kümmert und wie die ersten Schritte aussehen. Im On-Boarding wird dann die Einarbeitung des neuen Kollegen organisiert und transparent.

Im HR-System wird der Bewerber zum Mitarbeiter, so dass auch Zeitwirtschaft und Payroll „Bescheid“ wissen. Die vom neuen Kollegen ins HR-Portal eingepflegten Daten – Steuer-ID, Bankverbindung usw. – werden natürlich direkt für die Payroll berücksichtigt.

Dies ist nur ein kleiner Überblick, wie Unternehmen heute bereits im Bewerbungsprozess und den ersten Arbeitstagen ihre Attraktivität spiegeln können. In Zeiten des Fachkräftemangels ist dies für viele Unternehmen keine Kür mehr, sondern absolut Pflicht.

Welche Gründe führen außerdem dazu, dass ein Unternehmen neue HR-Software braucht?

Meyer: Kein Unternehmen benötigt Software als Selbstzweck! Die Menschen in Unternehmen benötigen und wünschen Unterstützung in ihren Prozessen, um effizient und effektiv arbeiten zu können. Beispielsweise benötigten wir eigentlich nicht zwingend eine Rechtschreibprüfung im Textverarbeitungsprogramm. Allerdings wollen wir doch alle ein korrektes Schreiben erstellen. Dabei hilft eine intelligente Autokorrektur, die aus dem Kontext heraus dieses Ziel unterstützt. Nicht mehr und nicht weniger. Diesen Unterschied bemerken wir sofort – bei der Benutzung und im Ergebnis!

Genauso ist es bei HR-Software. Hier ist kein Feature-Overflow gefragt, der viele User überfordert und vor allem Komplexität vermittelt. Gefragt ist viel mehr eine gezielte Unterstützung von Führungskräften, HR-Team und der gesamten Belegschaft, die im besten Fall die „Last“ zur „Lust“ macht – einfach und innovativ. Ob dem so ist, merkt man sofort, sobald man ein Tablet mit einem modernen HR-Portal in die Hand bekommt. 

Herr Meyer, vielen Dank für das Interview!