Lieferantenmanagement im Praxiseinsatz bewährt

Digitalisierung im Einkauf der Rhenag

Wie man den strategischen Einkauf ganz pragmatisch, mit spürbar besseren und einfacheren Abläufen für Einkäufer und Lieferanten digitalisiert, hat Markus Simmeth, Geschäftsführer der Simmeth System GmbH gemeinsam mit Jörg Koch, Leiter Konzern-/Gruppeneinkauf der Rhenag Rheinische Energie AG, in einem ehrgeizigen Software-Projekt unter Beweis gestellt.

  • Die Rhenag engagiert sich auch bei der Elektromobilität – hier die Stromtankstelle in der Siegburger Bachstraße 3.

  • Das Einkaufsteam der Rhenag kann auf effiziente Software-Unterstützung zählen.

Die Rhenag Rheinische Energie AG beliefert in ihrem Versorgungsgebiet den Endverbraucher direkt mit Strom, Gas und Wasser, hält aber auch Beteiligungen an anderen Versorgungsunternehmen und ist Service-Dienstleister für Stadtwerke und Energieversorgungsunternehmen. Eine außerordentliche Rolle spielen im Konzern der Gruppeneinkauf und die Materialwirtschaft; darüber wickelt die Rhenag nicht nur das interne Beschaffungsvolumen ab, sondern bietet den Mitgliedsunternehmen des Rhenag-Einkaufsverbundes auch Produkte, Materialien und Dienstleistungen zu besonders günstigen Konditionen und darüber hinaus auch Beratungsleistungen „von Einkaufspraktikern für Einkaufspraktiker“ an.

Zentrales Einkaufsinformationssystem „Rhenag EIS“

Bereits seit 2011 nutzt der langjährige IBM-i-Anwender Rhenag dabei den SC-Manager von Simmeth System als zentrales Einkaufsinformationssystem. Das damit realisierte „Rhenag EIS“ bietet als zentrales Lieferantenmanagementsystem einen Überblick über alle relevanten Daten und Dokumente im Einkauf, steuert mit einem Portal die Qualifikationsprozesse, garantiert für die regelmäßige Bewertung der Lieferanten sowie der Baustellenprojekte.

Darüber hinaus beinhaltet der SC-Manager, der in beliebigen Supply-Chain Szenarien eingesetzt werden e kann, auch ein Einkaufsberichtswesen, das als Informationszentrale des Einkaufs alle im Einkaufscontrolling notwendigen Kennzahlen vollautomatisch errechnet und in Reports selbständig verteilt. Außerdem lassen sich damit früher komplexe Abläufe für beide Seiten, die Einkäufer und die Lieferanten, einfach, übersichtlich und kostengünstig gestalten kann.

Aus dem Bauchgefühl schlagkräftige Argumente machen

Firmengründer Markus Simmeth vergleicht die Unternehmensführung genr mit dem Steuern eines Schiffes: Je besser der Kapitän Schiff und Route kennt, desto sicherer erreicht er sein Ziel. Seit 2002 entwickelt und integriert er mit der Simmeth System GmbH Unternehmens-Software, die den „Kapitän“ stets informiert. Er ist mit seiner Mannschaft vom süddeutschen Burghausen aus bundesweit und international tätig - für spezialisierte Mittelständler und namhafte Global Player.

Mit seinen Software-Tools wandelt er das wertvolle „Bauchgefühl“ des Managers in argumentierbare Fakten, denn der „SC-Manager“ informiert direkt und umfassend über die operativen Vorgänge Ihres Unternehmens und ermöglicht es so, tägliche Entscheidungen auf fundierter Basis schnell und sicher zu treffen.

Die Software hilft, Prozesse zu überwachen und stellt notwendige Informationen über interaktive Oberflächen so dar, dass Anwender schnell und einfach verstehen was passiert. Den Einkauf unterstützt das Modul für das Lieferantenmanagement (Supplier Relationship Management, SRM) über den kompletten Lebenszyklus der Lieferantenbeziehung von der Erstregistrierung über die Lieferantenbewertung bis zur Lieferantenentwicklung. Es zeigt auf, wer „best of breed“ ist – und warum. Es hilft, die richtigen Lieferanten auszuwählen und identifiziert Risiken.

Das Einkaufscontrolling wird mit Einkaufskennzahlen, Ausgabenanalysen (Spend Analytics) und Abweichungsmeldungen im Beschaffungsprozess unterstützt. Entlang der gesamten Wertschöpfungskette ermittelt der SC-Manager auch KPIs, wie zum Beispiel zu Beständen, Lieferzeiten, Produktivität oder Engpässe, sowohl auf globaler Ebene als auch auf Kostenstellenbasis. Alarmsignale warnen frühzeitig vor Risiken und erlauben sofortige Ursachenanalyse und Gegensteuerung.

Präqualifikation transparenter gestaltet

Als weiteres Modul wurde im Jahr 2017 das Lieferantenportal in Betrieb genommen. Die Zielsetzung dieses Projektteils formuliert Jörg Koch so: „Wir möchten mit unseren Lieferanten auf direktem Weg, ohne Zeitverzug und Umwege zielgerichtet kommunizieren.“

Im ersten Schritt wird das Lieferantenportal für die Präqualifizierung von Lieferanten eingesetzt. Das bisherige Präqualifikationsverfahren sollte dadurch direkter, einfacher und transparenter gestaltet werden. Im nächsten Schritt wird das Portal auch für den Informationsaustausch und die regelmäßige Kommunikation mit Bestandslieferanten genutzt.

Wiederverwendbarer Standard geschaffen

Aus fachlicher, inhaltlicher Sicht wurde das bestehende Präqualifikationsverfahren für Lieferanten kommunaler Dienstleister in einem Gemeinschaftsprojekt mit dem überregionalem Strom-, Gas- und Wasserversorger EWV/Regionetz überarbeitet und optimiert. Ganz im Sinne des Rhenag-Einkaufsverbundes versuchte man an dieser Stelle, einen wiederverwendbaren Standard für alle kommunalen Dienstleister zu schaffen.

Der Ablauf ist nun für beide Seiten, dem Einkauf und dem Lieferanten, denkbar einfach. Nach Setzen eines Hakens im Portal durch den verantwortlichen Einkäufer erhält der Lieferant automatisch ein Email mit seinen Zugangsdaten zum Portal. Dort wird er strukturiert und übersichtlich Schritt für Schritt durch die für die Präqualifikation notwendigen Fragen geführt. Dies sind zum Beispiel allgemeine Angaben zum Unternehmen, Bank und Zahlungskonditionen bis hin zu Unternehmenszertifizierungen, Zeugnisse und Spezialausbildungen.

Die entsprechenden Dokumente kann der Lieferant direkt hochladen. Hat der Lieferant die Fragebögen ausgefüllt, wird der verantwortliche Einkäufer automatisch per Email informiert und kann die Antworten und Dokumente überprüfen. Eine integrierte Prüfliste erleichtert über farbliche Markierungen (grün/rot) den Prüfprozess. Hat ein Lieferant die Präqualifikation erfolgreich bestanden, erscheint er im Lieferantenstamm als „grüner“ Lieferant und kann als Bestandslieferant übernommen werden.

Erleichterung im Tagesgeschäft

„Für uns als operativ verantwortliche Einkäufer ist das Lieferantenportal ein Tool, das sofortige Erleichterung im Tagesgeschäft bedeutet. Durch die integrierten Workflows und Automatismen werden Fehler auf beiden Seiten, also bei den Lieferanten und bei uns im Einkauf, vermieden.“, erläutert Anna Houben, Projektleiterin des Einkaufs bei der Rhenag.

Das Lieferantenportal ist ein Modul des SC-Managers von Simmeth System. Den Mitgliedern des Rhenag-Einkaufsverbundes werden diese Module laut Einkaufsleiter Jörg Koch „als vorkonfigurierte und flexible Branchenlösung“ zur Verfügung gestellt: „Energieversorger des Einkaufsverbundes können so auf ihre Belange genau zugeschnittene Fachmodule nicht nur kostengünstig erwerben, sondern auch mit der Sicherheit, dass diese fachlich die richtige Lösung für sie sind und technisch funktionieren.“

Bildquelle: Rhenag Rheinische Energie AG

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